BẠN NÀO MUỐN TÔI CHIA SẼ 8 VẤN ĐỀ MUỐN TỰ HỌC KẾ TOÁN TẠI NHÀ THẬT CHI TIẾT THÌ COMMENT NÓI TÔI MUỐN NHÉ
Bài số 4 trong seri 8 bài của tự học kế toán tại nhà mà tôi chia sẻ: Hiểu được chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ khác nhau như thế nào. Chứng từ nào có trước và chứng từ nào có sau
PHÂN BIỆT CHỨNG TỪ GỐC KHÁC VỚI CHỨNG TỪ GHI SỔ CHỖ NÀO.???
-Dành cho người chưa biết kế toán
-Dành cho người đang học kế toán online
• Chứng từ gốc là gì: Chứng từ gốc là do các phòng ban khác của công ty lập ra dựa trên nghiệp vụ kinh tế phát sinh xảy ra trong công ty. Nghiệp vụ phát sinh tại đâu thì tại đó phải lập chứng từ, chứng từ đó gọi là gốc (Và vấn đề lập chứng từ gốc này phải quy trình, mẫu biểu của Công ty để ra cũng như tuân thủ về mặt chứng từ của Luật thuế).
Ví dụ: Nghiệp vụ tạm ứng tiền cho Mr Tuấn đi công tác 2 ngày tại Hà Nội thì theo quy trình Mr Tuấn sẽ lập 2 chứng từ gốc là Giấy công tác trình sếp duyệt và Giấy đề nghị tạm ứng tiền có chữ ký của người lập và trưởng phòng. Toàn bộ mẫu này phải theo quy trình và quy chế công tác phí của Công ty ban hành.
Xem mẫu chứng từ gốc (Giấy công tác và giấy đề nghị tạm ứng)
Lưu ý: Phân tích về tại sao phải có 2 chứng từ trên mà không phải có 1 chứng từ và vấn đề chữ ký trên chứng từ để cho các bạn rõ hơn về mặt chứng từ gốc.
Trước khi phân tích: các bạn nhớ nguyên tắc này là sẽ phân tích được: mọi nghiệp vụ phát sinh từ đầu đến cuối phải để lại dấu vết trên chứng từ không được bỏ sót công đoạn nào. Các bạn hiểu được ý này là các bạn giải thích được.
• Tại sao phải có giấy công tác: Vì anh Tuấn này đi công tác thì đây là động tác phải xin =>Mà xin thì phải để lại dấu vết trên chứng từ và chứng từ chỗ này là giấy công tác. Về mặt chữ ký thì ai xin thì người đó lập và đưa ra trưởng phòng ký rồi sau đó mới trình giám đốc ký (Vậy có thể thiết kế 3 chữ ký trên GIẤY CÔNG TÁC đó cũng được, còn không thì 2 chữ ký như trên vì sao bởi vì bất cứ nhân viên thuộc phòng ban nào làm gì thì cũng phải xin phép ý kiến của trưởng phòng trước khi trình cho Giám đốc)
• Tại sao phải có giấy đề nghị tạm ứng: Bởi vì muốn lấy được tiền thì phải liệt kê ra cần bao nhiêu tiền chứ không có nói miệng cần 1 triệu hay 2 triệu. Mà nguyên tắc tôi đã nói ở trên là xin hay đề xuất cái gì phải thể hiện trên chứng từ. Vậy là để đi công tác thì phải đề xuất ứng tiền thì chứng từ để làm điều này là GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG. Về chữ ký trên chứng từ thì các bạn muốn ai tham gia vào kiểm soát ở khâu này thì yêu cầu người đó ký vào, nên về mặt chữ ký bao nhiêu người là do hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty ban hành (Có thể thiết kế 2 hoặc 3 hoặc 4 là tùy…). Cứ làm và sửa theo thời gian thôi, chứ không thể nào mà hoàn thiện chữ ký trên chứng từ ngay từ đầu công ty mới thành lập được
• Chứng từ ghi sổ là gì: là do kế toán lập dùng để ghi sổ và nó phải có chữ Nợ và chữ có trên chứng từ ghi sổ. Nhưng trước khi lập chứng từ ghi sổ thì kế toán phải kiểm tra bộ chứng từ gố chuyển sang là hợp pháp, hợp lý, hợp lệ và đầy đủ hay chưa theo quy định của công ty cũng như theo quy định của Luật thuế. Các bạn có thể xem bài viết cách kiểm tra bộ chứng từ gốc đầy đủ, hợp pháp, hợp lý hợp lệ (Bài số 3 trong seri 8 bài tự học kế toán tại nhà.)
Ví dụ: cùng với ví dụ trên thì kế toán sẽ kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ của giấy công tác và giấy đề nghị tạm ứng thì kế toán sẽ lập chứng từ ghi sổ là phiếu chi trong trường hợp này
Vậy với bộ chứng từ gốc trên, kế toán sẽ kiểm tra những gì và căn cứ vào đâu?
- Đối với Giấy công tác xem là đã ký và đóng dấu đầy đủ hay chưa, đúng mẫu biểu ban hành hay chưa (Chữ ký và đóng dấu của Giám đốc)=>Căn cứ là quy định mẫu biểu trong Quy chế công tác của Công ty ban hành
- Đối với Giấy đề nghị tạm ứng tiền xem là việc đi công tác tạm ứng số tiền từng mục có đúng với Quy chế công tác phí mà công ty ban hành ra hay chưa? Đúng mẫu biểu hay chưa. Thường đi công tác là tốn 3 khoản chi phí.
+TIỀN ĂN (Ví dụ quy chế công tác 1 ngày là 200.000/người đối với nhân viên thì xem là tạm ứng có ghi đúng là 200.000 hay 300.000 hay 400.000)
+TIỀN Ở (Khách sạn) (Ví dụ quy chế công tác quy định là nhân viên đi công tác là ở khách sạn 300.000/người/ngày thì xem tạm ứng có đúng là 300.000 hay không hay là 400.000 hay là 500.000….)
+Tiền đi lại (thì số tiền này tương đối thôi, ước tính, vì dù sao cũng là tạm ứng chưa xài mà, sau này sẽ hoàn ứng tức là lúc này đã tiêu xài). Từ đó nhân ra số tiền để xem là việc tạm ứng có phù hợp chưa nếu có xê dịch 1 tí cũng không sao. Tuy nhiên, nếu mà nguyên tắc tạm ứng là 2 triệu đồng nhưng nếu đề xuất tạm ứng là 10 triệu thì lúc này mới có vấn đề và kế toán chắc chắn 100% phải chặn lại không cho tạm ứng vì số tiền chênh lệch quá cao (theo quy định 2.000.000 đồng mà đòi ứng 10 triệu đồng, chênh lệch 8 triệu trong khi công ty đang thiếu tiền, nếu chi thì kế toán phải yêu cầu người tạm ứng lên giải trình). Nên làm kế toán đôi lúc cũng linh động nhưng vẫn nằm trong tầm kiểm soát để xử lý công việc sao cho hiệu quả. Miễn sao kiểm soát được tài sản của Công ty là được
Lưu ý: chỗ kiểm tra bộ chứng từ gốc hợp pháp, hợp lý, hợp lệ. Anh chị muốn làm được vấn đề này thì 100% anh chị phải biết đường đi cách thức thực hiện của từng nghiệp vụ này (tức là phải am hiểu cách làm của từng nghiệp vụ trong công ty), phải nắm được tất cả những chính sách, quy trình, quy định của Công ty ban hành và những quy định của nhà nước chi phối nghiệp vụ này thì các bạn SẼ LÀM TỐT KHÂU KIỂM TRA. Một bộ chứng từ gốc đầy đủ (Xét ở khía cạnh đầy đủ trước=> Sau đó mới nói đến hợp pháp, hợp lý, hợp lệ hay không? là do sự kiểm tra của mỗi 1 người làm kế toán, miễn sao các bạn nhìn vào bộ chứng từ mà các bạn hiểu được hết được từ đầu đến cuối của nghiệp vụ đó thì XEM NHƯ BỘ CHỨNG TỪ GỐC ĐÓ ĐẦY ĐỦ). Lưu ý mỗi Công ty thì bộ chứng từ gốc sẽ khác nhau mặc dù cùng bản chất nghiệp vụ là giống nhau. Vì sao có sự khác nhau giữa bộ chứng từ gốc của các Công ty với nhau. Chính là do Quy trình, quy định của Công ty ban hành, mỗi Công ty không thể nào ban hành quy trình, quy định giống nhau được. Do đó, về mặt chứng từ gốc thì yếu tố đầy đủ của bộ chứng từ gốc đó là do sự cảm nhận của mỗi kế toán. Người nào làm kế toán chặt chẽ thì đảm bảo bộ chứng từ gốc sẽ chặt chẽ. Các bạn nên hiểu nguyên tắc này để củng cố bộ chứng từ khi xây dựng quy trình, quy định của Công ty mình: mọi vấn đề phải để lại dấu vết trên chứng từ để sau này còn nhìn lại chứng từ của quá khứ mà hiểu được nghiệp vụ đó xảy ra từ đâu và ai làm gì … (Tức là mọi vấn đề xin phép, đề xuất…đều phải thể hiện trên chứng từ)
Mẫu chứng từ ghi sổ phiếu chi có chữ nợ và chữ có trên đó để phân biệt với chứng từ gốc
Xem mẫu chứng từ ghi sổ có chữ nợ và chữ có và có ký hiệu chứng từ trên đó. Còn chứng từ gốc không có chữ nợ và chữ có. Do đó, cách phân biệt rõ nhất là xem chừng từ nào không có chữ nợ có thì đó là chứng từ gốc (Xem mẫu chứng từ ghi sổ PHIẾU NHẬP KHO NHÉ).
Như vậy là các bạn đã hiểu chứng từ ghi sổ là gì và chứng từ gốc là gì rồi đúng không. Hãy chia sẽ bài viết đến cộng đồng nhé.Chúc các bạn học tốt
Xem bài tự học kế toán tại nhà bài số 1 "Kế toán là gì, công việc cuối cùng người làm kế toán" tại đây
Xem bài tự học kế toán tại nhà bài số 2 "Quy trình làm kế toán" tại đây
Xem bài tự học kế toán tại nhà bài số 3 "Cách kiểm tra chứng từ gốc" tại đây
Xem bài tự học kế toán tại nhà bài số 5 "Tính chất ghi sổ nợ và có từ loại 1 đến loại 9" tại đây
Xem bài tự học kế toán tại nhà bài số 6 "Cách ghi sổ nhật ký chung, Sổ cái, Sổ chi tiết " tại đây
Xem bài tự học kế toán tại nhà bài số 7 "Định nghĩa các loại sổ nhật ký chung, sổ cái và sổ chi tiết" tại đây
Xem bài tự học kế toán tại nhà bài số 8 "Cách lưu chứng từ để dễ tìm" tại đây
LIÊN HỆ VỚI TÔI
Hotline hỗ trợ: 0914.540.423
Facebook (Hải Bùi): https://www.facebook.com/hai.bui.526
Group Facebook: tự học kế toán và thuế
Fanpage: https://www.facebook.com/tuhocketoanvathue/
Youtube: tự học kế toán
Email: buitanhai1610@gmail.com
Website bán sách tự học kế toán: www.sachketoan.org
