SỔ SÁCH KẾ TOÁN LÀ GÌ? CÓ NHỮNG LOẠI SỔ SÁCH KẾ TOÁN NÀO? MỤC ĐÍCH CỦA TỪNG LOẠI SỔ.
Nhằm ôn lại kiến thức kế toán cơ bản cho những bạn đang học kế toán trung tâm, cho những bạn đang tìm hiểu kế toán. Chúng ta học gì cũng vậy, chúng ta phải nắm chắc cái gốc lễ thì những phần sau chúng ta sẽ học nhanh hơn. Nhiều khi làm kế toán trên phần mềm quen, nhưng đôi lúc không hiểu hết ý nghĩa của từng loại sổ. Nguyên tắc học kế toán là: học phần nào chắc phần đó nhé.
Hy vọng bài viết này giúp các bạn nắm rõ các vấn đề sau:
1. Sổ sách kế toán là gì? Có những loại sổ sách kế toán nào.
2. Mục đích của việc ghi Sổ Nhật Ký chung là để làm gì?Mục đích của việc ghi Sổ Nhật Ký đặc biệt là để làm gì?
3. Mục đích của việc ghi sổ cái tài khoản là để làm gì?
4. Mục đích của việc ghi sổ chi tiết là để làm gì?
Trả lời:
1. Sổ sách kế toán là gì? Có những loại sổ sách kế toán nào.
- Sổ sách kế toán là ghi loại toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã xảy ra trong công ty và ghi theo trình từ thời gian để thuận tiện cho việc đối chiếu và theo dõi. Ngoài ra còn có những loại sổ là để theo dõi chi tiết biến động của 1 loại đối tượng kế toán nào đó (Ví dụ Sổ theo dõi thu chi; Sổ theo dõi chi tiết công nợ phải thu của khách hàng A; Sổ theo dõi biến động tăng giảm của hàng tồn kho; Sổ chỉ chuyển theo dõi bán hàng chưa thu tiền; Sổ chuyên theo dõi mua hàng chưa trả tiền)
- Do đó có những loại sổ sách kế toán như sau: Sổ nhật ký chung; Sổ cái theo dõi biến động tăng giảm của 1 đối tượng kế toán; Sổ chi tiết theo dõi từng đối tượng; Sổ chi tiết theo dõi từng mặt hàng. Và cũng có vài trường hợp công ty thiết kế sổ nhật ký đặc biệt (Sổ nhật ký thu tiền; Sổ nhật ký chi tiền; Sổ nhật ký bán hàng chưa thu tiền; Sổ nhật ký mua hàng chưa trả tiền)
2. Mục đích của việc ghi Sổ Nhật Ký chung là để làm gì?.Mục đích của việc ghi Sổ Nhật Ký đặc biệt là để làm gì?
- Sổ nhật ký chung: là sổ ghi toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh của Công ty dựa vào Bộ chứng từ kế toán (Gồm chứng từ kế toán và chứng từ gốc). Và ghi theo trình tự thời gian. Sổ nhật ký chung này được mở 1 tháng 1 lần (1 năm có 12 quyển sổ nhật ký chung. Tuy nhiên, cũng có Công ty 1 năm mở sổ nhật ký chung 1 lần cũng không sao cả). Mục đích là để ghi lại toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh của Công ty trong 1 quyển sổ này thôi. Muốn biết trong tháng đó, Quý đó, Năm đó có bao nhiêu nghiệp vụ thì chỉ cần lấy sổ nhật ký chung là ra là biết.
MẪU SỔ NHẬT KÝ CHUNG CÁC BẠN THAM KHẢO
- Sổ nhật ký đặc biệt là gì? hay Sổ nhật ký đặc biệt bao gồm những gì – Mẫu sổ như thế nào?. Mẫu này hiện nay không còn sử dụng nữa vì toàn làm kế toán bằng phần mềm kế toán nên chủ yếu thấy sổ nhật ký chung thôi, còn sổ nhật ký đặc biệt này là nói ra cho các bạn biết thôi (Thời hồi xưa làm kế toán bằng tay thì có, chứ bây giờ thì không còn áp dụng khi làm kế toán máy nữa)
- Sổ Nhật Ký Đặc Biệt là số ghi chép RIÊNG các nghiệp vụ, thường áp dụng cho các công ty có SỐ LƯỢNG PHÁT SINH NHIỀU, gồm có: Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền, Nhật ký bán hàng, và nhật ký mua hàng. Ghi riêng ra những sổ này để tiện cho việc quản lý, tìm kiếm thông tin.
Về nguyên tắc tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải ghi vào SỔ NHẬT KÝ CHUNG. Tuy nhiên, trong trường hợp một hoặc một số đối tượng kế toán có số lượng phát sinh lớn, để đơn giản và GIẢM BỚT khối lượng KHI CHUYỂN TỪ SỔ NHẬT KÝ CHUNG VÀO SỔ CÁI phải ghi nhiều dòng (Thì đối với sổ NHẬT KÝ ĐẶC BIỆT thì chỉ cần dựa vào nó và chuyển ghi vào sổ cái đúng 1 dòng), bên cạnh đó là để PHÂN CÔNG LAO ĐỘNG cùng 1 lúc ghi nhiều sổ nhật ký (Người thì ghi NHẬT KÝ CHUNG, Người thì ghi NHẬT KÝ ĐẶC BIỆT THU TIỀN, Người thì ghi NHẬT KÝ ĐẶC BIỆT CHI TIỀN, Người thì ghi NHẬT KÝ ĐẶC BIỆT BÁN HÀNG CHƯA THU TIỀN, Người thì ghi NHẬT KÝ ĐẶC BIỆT MUA HÀNG CHƯA TRẢ TIỀN), doanh nghiệp có thể mở các Sổ nhật ký đặc biệt để ghi riêng các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán đó.
- Các sổ Nhật ký đặc biệt là MỘT PHẦN của sổ Nhật ký chung nên phương pháp ghi chép tương tự như sổ Nhật ký chung. Song để tránh sự trùng lặp các nghiệp vụ đã ghi vào sổ Nhật ký đặc biệt thì không ghi vào sổ Nhật ký chung. Trường hợp này, căn cứ để ghi Sổ Cái là sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt.
- Có các loại sổ nhật ký đặc biệt sau: Sổ nhật ký thu tiền; Sổ nhật ký chi tiền; Sổ nhật ký bán hàng; Sổ nhật ký mua hàng
• Sổ nhật ký đặc biệt bán hàng chưa thu tiền: ghi chép các nghiệp vụ bán chịu sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ. Các nghiệp vụ bán hàng mà thu tiền liền sẽ ghi vào Sổ nhật ký đặc biệt Thu tiền. Các nghiệp vụ bán chịu tài sản khác mà không phải là sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ (như tài sản cố định, phế liệu..) được ghi vào sổ nhật ký chung.
• Sổ nhật ký thu tiền:để ghi chép tất cả nghiệp vụ thu tiền của Công ty (tách riêng Sổ nhật ký đặc biệt thu tiền mặt và sổ nhật ký đặc biệt thu tiền gửi ngân hàng). Các nghiệp vụ thu tiền thông thường chủ yếu là thu tiền từ bán hàng bằng tiền ngay và thu tiền từ khách hàng trả nợ
• Sổ nhật ký mua hàng chưa trả tiền: Dùng để ghi toàn bộ nghiệp vụ mua mà chưa trà tiền cho nhà cung cấp (Mua TSCĐ, Mua hàng hóa, Mua nguyên vật liệu, Mua công cụ dụng cụ…)
• Sổ nhật ký chi tiền:Sổ nhật ký chi tiền dùng để ghi toàn bộ nghiệp vụ chi tiền của công ty (Có thể tách Sổ Nhật ký chi tiền mặt riêng và Sổ nhật ký chi tiền gửi ngân hàng riêng)
Chú ý: các nhật ký đặc biệt không bắt buộc phải lập, mà tùy tình hình quản lý của doanh nghiệp. Các Nhật ký đặc biệt lập nhằm để giảm lượng ghi chép các nghiệp vụ vào sổ cái, nếu nghiệp vụ phát sinh ít thì không cần lập sổ nhật ký đặc biệt. TRONG THỰC TẾ LÀM THÌ LÀM HOÀN TOÀN BẰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN, Nên vấn để sổ nhật ký đặc biệt này không được áp dụng. Hồi xưa làm các loại sổ này là chủ yếu làm kế toán thủ công làm bằng tay.
3. Mục đích của việc ghi sổ cái tài khoản là để làm gì?
- Sổ cái của một tài khoản: là sổ dùng để theo dõi biến động tăng giảm của một tài khoản trong 1 kỳ kế toán (Tháng, Quý, Năm) và dùng để theo số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ của tài khoản đó. Và sổ cái này thì mỗi 1 tháng chúng ta mở sổ 1 lần. Tuy nhiên có công ty 1 năm mở sổ 1 lần cũng đúng luôn. Nói đến đây các bạn đã hình dung ra được sổ cái là gì rồi đúng không. Tạm thời các bạn hiểu như trên. Các bạn sẽ được học tính chất ghi sổ của từng loại từ loại 1 đến loại 9 thì lúc đó các bạn quay lại định nghĩa sổ cái sẽ hay hơn.
Mẫu sổ cái tạm ứng và tiền mặt được ghi từ sổ nhật ký chung bên trên để các bạn tiện theo dõi
4. Mục đích của việc ghi sổ chi tiết là để làm gì?
- Sổ chi tiết của 1 tài khoản: là dùng để theo dõi chi tiết một đối tượng (Cá nhân hay pháp nhân) hoặc theo dõi chi tiết theo số lượng của từng mặt hàng. Và tính chất sổ chi tiết cũng giống sổ cái là theo dõi Biến động tăng, biến động giảm của đối tượng và mặt hàng đó. Và đồng thời cũng theo dõi số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ. Sổ chi tiết này cũng mở theo tháng. Và có những công ty mở sổ chi tiết theo năm cũng đúng luôn. Và cách ghi sổ chi tiết thì các bạn lấy nguyên si những gì ghi bên sổ cái (Gồm số hiệu; Ngày tháng năm, Diễn giải, Tài khoản đối ứng) các bạn sao chép toàn bộ bỏ qua sổ chi tiết hoặc các bạn có thể dựa vào Bộ chứng từ kế toán để ghi sổ chi tiết (hoặc có thể lấy chứng từ ghi sổ để ghi). Vậy sổ chi tiết khác sổ cái của một tài khoản là ở điểm sổ chi tiết là phải theo dõi chi tiết một cá nhân hay một pháp nhân nào đó hoặc một mặt hàng nào đó và chắc chắn 100% là sổ chi tiết phải có mã đối tượng hoặc mã mặt hàng để theo dõi. Trong khi sổ cái thì ghi chung mà không có theo dõi đối tượng nào cả
Dưới đây là mẫu số chi tiết theo 1 đối tượng và mẫu số chi tiết theo dõi mặt hàng cho các bạn xem
1.Mẫu sổ chi tiết theo dõi mặt hàng của tài khoản sổ cái 1561 để các bạn dễ hình dung
2.Mẫu sổ chi tiết theo dõi đối tượng của sổ cái tài khoản 331 để các bạn dễn hình dung
Lưu ý:
- Tổng tất cả các sổ chi tiết của 1 sổ cái cộng lại về mặt số tiền (Gồm phát sinh Tăng, Phát sinh giảm, Số dư đầu kỳ và Số dư cuối kỳ) phải bằng đúng số tiền bên sổ cái cúa 1 tài khoản đó.
- Ví dụ minh họa để các bạn có thể dễ dàng theo dõi về số tiền bên sổ cái bằng tổng số tiền của tất cả sổ chi tiết cộng lại của sổ cái đó nhé, cụ thể như sau:
Trong tháng 1/2015. Có 2 khoản tạm ứng
1. Tạm ứng cho MR Tuấn đi công tác Hà Nội 2 ngày là 2.000.000 đồng ngày 1/1/2015
2. Tạm ứng cho Mr Nguyễn Hà đi mua nguyên vật liệu với số tiền là 4.000.000 ngày 5/1/2015
Giải:
- Đầu tiên ghi vào Sổ cái tài khoản tạm ứng (Tài khoản 141) của 2 nghiệp vụ trên (Tôi bỏ qua ghi vào nhật ký chung vì đang nói về mối quan hệ giữa sổ cái và sổ chi tiết của 1 tài khoản).
- Sau đó, ghi vào sổ chi tiết tạm ứng của Mr Tuấn và Mr Hà
- Sau đó, lập Bảng tổng hợp về sổ chi tiết tạm ứng của Mr Tuấn và Mr Hà (Bảng này được lấy từ sổ chi tiết tạm ứng của từng đối tượng), cụ thể như sau:
===>Vậy các bạn so sánh số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số cuối kỳ trên Bảng tổng hợp tạm ứng so với , số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ của Sổ cái tài khoản tạm ứng 141 là đúng bằng 6.000.000 đồng. (BẢNG TỔNG HỢP TẠM ỨNG ĐƯỢC LẬP TỪ CÁC SỔ CHI TIẾT THEO TỪNG ĐỐI TƯỢNG ĐỂ CHO DỄ NHÌN)
=> Vậy với Ví dụ trên thì sổ cái của tài khoản 141 có liên quan đến đối tượng tạm ứng là Mr Tuấn=> Chắc chắn 100% chúng ta phải mở sổ chi tiết tạm ứng để theo dõi đối tượng là Mr Tuấn. Cụ thể sổ chi tiết tạm ứng của Mr Tuấn được viết như sau:
Bài giải sổ chi tiết tạm ứng Mr Tuấn (Các bạn tham khảo)
Hy vọng, bài viết này sẽ giúp bạn hiểu được sổ sách kế toán là gì. Và gồm những loại sổ nào, và cách phân biệt từng loại sổ.
LIÊN HỆ VỚI TÔI
Hotline hỗ trợ: 0914.540.423
Facebook (Hải Bùi): https://www.facebook.com/hai.bui.526
Group Facebook: tự học kế toán và thuế
Fanpage: https://www.facebook.com/tuhocketoanvathue/
Youtube: tự học kế toán
Email: buitanhai1610@gmail.com
Website bán sách tự học kế toán: www.sachketoan.org
