BẠN NÀO MUỐN TÔI CHIA SẼ 8 VẤN ĐỀ MUỐN TỰ HỌC KẾ TOÁN TẠI NHÀ THẬT CHI TIẾT THÌ COMMENT NÓI TÔI MUỐN NHÉ
Bài số 2 trong seri 8 bài của Tự học kế toán tại nhà mà tôi chia sẻ: Hiểu được Quy trình làm kế toán.
Từ Bài số 1 ‘’Kế toán là gì? Công việc cuối cùng 1 người làm kế toán là gì?
‘’ chúng ta đã biết công việc của 1 người làm kế toán là Báo cáo, theo đúng quy trình ngược mà tôi đã nói trong bài số 1: Báo cáo được lập dựa vào Sổ sách=> Sổ sách được ghi nhận số liệu dựa vào chứng từ thực tế đã xảy ra=> Chứng từ đã xảy ra là cả 1 quá trình nghiệp vụ tác nghiệp qua lại giữa các phòng ban trong công ty (Từ lúc lập chứng từ phát sinh nghiệp vụ--> Trình sếp ký duyệt--> Lập đề nghị mua hàng hoặc phiếu đề xuất…--> Từ đó chuyển qua phòng mua hàng-->Phòng mua hàng sẽ tiến hành dò giá và chọn nhà cung cấp--> Trình sếp ký duyệt--> Lập đơn hàng gửi nhà cung cấp--> Tiến hành ký hợp đồng--> Nhận hàng và bộ chứng từ của bên bán cung cấp--> về nhập kho--> Chuyển chứng từ phòng kế toán--> Phòng kế toán kiểm tra và thanh toán cho nhà cung cấp--> Kết thúc 1 nghiệp vụ-->Ta có 1 bộ chứng từ hoàn thành)
Khi đi làm thực tế thỉ quy trình làm kế toán được tuần tự làm như sau thì mới có được báo cáo : phải có nghiệp vụ kinh tế phát sinh trước từ các phòng bạn=> Từ đó mới có chứng từ thực tế đã xảy ra=> Từ chứng từ đã xảy ra đó mới tiến hành ghi sổ=> Từ sổ sách đó mới lập báo cáo
Ví dụ cụ thể vài nghiệp vụ xảy ra hàng ngày đối với bản thân của các bạn cho các bạn dễ hình dung thực tế nghiệp vụ đã xảy ra trước khi hình dung trong công ty
Chi tiền mua card điện thoại ; Chi tiền trả tiền cơm ; Chi tiền mua cái bếp…. đó là những nghiệp thực tế đã xảy ra rồi vì đã trả tiền rồi và chúng ta biết điều đó nhưng chúng ta không lấy chứng từ. Tuy nhiên, vào công ty thì nghiệp vụ đã xảy ra thì phải thể hiện trên CHỨNG TỪ. Do đó, các bạn khi đi làm thì bất cứ nghiệp vụ nào mà xảy ra trong công ty thì đều phải có chứng từ. Các bạn lưu ý chỗ này.
Để thấy rõ hơn về hoạt động từ đầu đến cuối của 1 người làm Kế toán để ra được báo cáo cuối cùng thì các bạn xem quy trình làm kế toán từ lúc nghiệp vụ phát sinh tại từng phòng ban trong công ty cho đến khi ra được Báo cáo cuối cùng (Nắm được quy trình làm kế toán này là biết làm kế toán)
Ghi chú 1 : Phân biệt 2 loại chứng từ (Chứng từ gốc và chứng từ kế toán hay còn gọi là chứng từ ghi sổ) để cho các bạn dễ hình dung trước khi đi vào giải thích chi tiết từng bước của Quy trình làm kế toán. Tạm thời các bạn thuộc như sau :
+Chứng từ gốc : Chứng từ phát sinh từ các phòng ban của Công ty hay bên ngoài tập hợp lại và chuyển đến phòng kế toán để kiểm tra ĐỀU GỌI LÀ CHỨNG TỪ GỐC.
+Chứng từ kế toán (Hay còn lại là chứng từ ghi sổ) : Chứng từ ghi sổ khác với chứng từ gốc ở những điểm sau (Thứ nhất là chứng từ ghi sổ là do kế toán lập ra dựa trên chứng từ gốc ; Thứ hai là chứng từ ghi sổ nó có số ký hiệu chứng từ và có Chữ Nợ và Chữ Có trên đó). Nhắc lại về mẫu biểu chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ là do công ty tự thiết kế miễn sao đầy đủ những thông tin cần thiết về quản lý cũng như kiểm soát để sau này 2,3 năm sau nhìn vào bộ chứng từ mà hiểu từ đầu đến cuối của nghiệp vụ đó là được. Về mẫu chứng từ các bạn có thể tham khảo để thiết kế theo TT200 và có thể lên mạng google để tải về mẫu để tham khảo và thiết kế riêng cho công ty mình
Xem Bộ mẫu chứng từ gốc mua máy laptop
Xem mẫu chứng từ ghi sổ là Phiếu nhập kho lập được dựa vào bộ chứng từ gốc trên
Ghi chú 2: Sau khi chúng ta đã hiểu 2 loại chứng từ trên thì bây giờ chúng ta tiến hành Giải thích từng bước của Quy trình trên BẰNG MỘT VÍ DỤ TỪNG BƯỚC MÔ TẢ NHƯ TRÊN cho các bạn dễ hình dung TRƯỚC KHI CHÚNG TA THỰC HÀNH
- Ngày 01/01/2015, Nguyễn Đình Tuấn - Chuyên viên phòng nhân sự lập chứng từ đi công tác ra Chi nhánh Công ty ABC tại Hà Nội để làm công việc tuyển dụng nhân sự cho chi nhánh với thời gian là 2 ngày (từ ngày 2/1/2015 đến 3/1/2015). Mr Tuấn đã chuẩn bị bộ hồ sơ công tác THEO QUY CHẾ CÔNG TÁC CỦA CTY gồm:
o Giấy công tác
o Giấy đề nghị tạm ứng tiền với chi tiết tạm ứng tiền trong giấy đề nghị tạm ứng mà Mr Tuấn đã dựa vào Quy chế công tác mà công ty ban hành như sau:
Tiền ăn: 2 ngày *200.000=400.000 đồng.
Tiền khách sạn: 2 ngày*300.000=600.000 đồng.
Tiền đi lại taxi: 2 ngày *200.000=400.000 đồng.
Tiền khác (Dự trù thêm khi phát sinh, còn không có cũng không sao): 600.000 đồng.
Tổng cộng 2 triệu đồng.
- Sau khi làm xong bộ chứng từ trên (Giấy công tác và Giấy đề nghị tạm ứng)=> Mr Tuấn đem cho Trưởng phòng của Mr Tuấn ký và trình Giám đốc ký vào Giấy công tác. Đem Giấy đề nghị tạm ứng cho Trưởng phòng ký.
- Sau đó Mr Tuấn đem toàn bộ chứng từ (Gồm giấy công tác kèm theo giấy đề nghị tạm ứng) đến Kế toán thanh toán để tiến hành làm phiếu chi (kế toán lập 2 liên phiếu chi). Trước khi lập phiếu chi thì kế toán thanh toán phải kiểm tra bộ hồ sơ gốc (Gồm giấy công tác và Giấy đề nghị tạm ứng) đã phù hợp hay chưa về mặt số tiền cũng như chữ ký và cũng như mẫu chứng từ đi công tác đã tuân thủ đúng Quy chế Công tác phí đã ban hành của công ty hay chưa? Nếu phù hợp thì kế toán lập Chứng từ kế toán (hay còn gọi là chứng từ ghi sổ) là phiếu chi (tối thiểu 2 liên), ngược lại không phù hợp thì trả lại cho Mr Tuấn để làm lại. Sau khi lập phiếu chi xong thì kế toán kẹp phiếu chi cùng với bộ chứng từ gốc chuyển cho Kế toán trưởng và Giám đốc duyệt => Sau đó chuyển phiếu chi (kèm theo chứng từ gốc) cho thủ quỹ để chi tiền. Thủ quỹ chi tiền xong thì ký tên trên phiếu chi và giữ lại 1 liên phiếu chi để ghi Sổ quỹ và trả 1 liên phiếu chi và kèm theo bộ chứng từ gốc cho Kế toán để kế toán tiến hành ghi sổ và lưu chứng từ.
Giải thích từng bước của quy trình làm kế toán trên:
Bước 1: Nghiệp vụ kinh tế phát sinh này là PHÁT SINH TẠI PHÒNG NHÂN SỰ về đi công tác. Vậy để đi công tác thì phòng nhân sự mà cụ thể là Mr Tuấn sẽ LẬP CHỨNG TỪ GỐC theo như diễn biến của ví dụ là lập GIẤY CÔNG TÁC trước sau đó trình sếp ký và tiếp tục lập GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG TIỀN trình cho những người có liên quan ký, cụ thể xem mẫu như sau:
Lưu ý: Phân tích về tại sao phải có 2 chứng từ trên mà không phải có 1 chứng từ và vấn đề chữ ký trên chứng từ:
Trước khi phân tích: các bạn nhớ nguyên tắc này là sẽ phân tích được: mọi nghiệp vụ phát sinh từ đầu đến cuối phải để lại dấu vết trên chứng từ không được bỏ sót công đoạn nào. Các bạn hiểu được ý này là các bạn giải thích được.
• Tại sao phải có giấy công tác: Vì anh Tuấn này đi công tác thì đây là động tác phải xin =>Mà xin thì phải để lại dấu vết trên chứng từ và chứng từ chỗ này là giấy công tác. Về mặt chữ ký thì ai xin thì người đó lập và đưa ra trưởng phòng ký rồi sau đó mới trình giám đốc ký (Vậy có thể thiết kế 3 chữ ký trên GIẤY CÔNG TÁC đó cũng được, còn không thì 2 chữ ký như trên vì sao bởi vì bất cứ nhân viên thuộc phòng ban nào làm gì thì cũng phải xin phép ý kiến của trưởng phòng trước khi trình cho Giám đốc)
• Tại sao phải có giấy đề nghị tạm ứng: Bởi vì muốn lấy được tiền thì phải liệt kê ra cần bao nhiêu tiền chứ không có nói miệng cần 1 triệu hay 2 triệu. Mà nguyên tắc tôi đã nói ở trên là xin hay đề xuất cái gì phải thể hiện trên chứng từ. Vậy là để đi công tác thì phải đề xuất ứng tiền thì chứng từ để làm điều này là GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG. Về chữ ký trên chứng từ thì các bạn muốn ai tham gia vào kiểm soát ở khâu này thì yêu cầu người đó ký vào, nên về mặt chữ ký bao nhiêu người là do hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty ban hành (Có thể thiết kế 2 hoặc 3 hoặc 4 là tùy…). Cứ làm và sửa theo thời gian thôi, chứ không thể nào mà hoàn thiện chữ ký trên chứng từ ngay từ đầu công ty mới thành lập được
Bước 2: Sau đó, Mr Tuấn chuyển bộ chứng từ gốc đã ký đầy đủ (Giấy công tác và giấy đề nghị tạm ứng) đến phòng kế toán
Bước 3: Phòng kế toán tiếp nhận bộ chứng từ gốc trên tiến hành kiểm tra tính (Hợp pháp, hợp lý và hợp lệ) của chứng từ. Khi kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý hợp lệ của chứng từ thì phải có CĂN CỨ mà CĂN CỨ chính là những quy trình, quy định của công ty ban hành và những CĂN CỨ về thông tư của nhà nước ban hành (Ví dụ như liên quan đến hóa đơn chứng từ, liên quan đến chính sách bhxh…. Nhắc lại một lần nữa muốn kiểm tra hợp pháp, hợp lý và hợp lệ thì phải có CĂN CỨ (Căn cứ ở đây là theo quy định, quy trình, quy chế của CÔNG TY ban hành và những quy định của Nhà nước là những thông tư và công văn hướng dẫn của thuế, của BHXH…)
Vậy với bộ chứng từ gốc trên, kế toán sẽ kiểm tra những gì và căn cứ vào đâu?
- Đối với Giấy công tác xem là đã ký và đóng dấu đầy đủ hay chưa, đúng mẫu biểu ban hành hay chưa (Chữ ký và đóng dấu của Giám đốc)=>Căn cứ là quy định mẫu biểu trong Quy chế công tác của Công ty ban hành
- Đối với Giấy đề nghị tạm ứng tiền xem là việc đi công tác tạm ứng số tiền từng mục có đúng với Quy chế công tác phí mà công ty ban hành ra hay chưa? Đúng mẫu biểu hay chưa. Thường đi công tác là tốn 3 khoản chi phí.
+TIỀN ĂN (Ví dụ quy chế công tác 1 ngày là 200.000/người đối với nhân viên thì xem là tạm ứng có ghi đúng là 200.000 hay 300.000 hay 400.000)
+TIỀN Ở (Khách sạn) (Ví dụ quy chế công tác quy định là nhân viên đi công tác là ở khách sạn 300.000/người/ngày thì xem tạm ứng có đúng là 300.000 hay không hay là 400.000 hay là 500.000….)
+Tiền đi lại (thì số tiền này tương đối thôi, ước tính, vì dù sao cũng là tạm ứng chưa xài mà, sau này sẽ hoàn ứng tức là lúc này đã tiêu xài). Từ đó nhân ra số tiền để xem là việc tạm ứng có phù hợp chưa nếu có xê dịch 1 tí cũng không sao. Tuy nhiên, nếu mà nguyên tắc tạm ứng là 2 triệu đồng nhưng nếu đề xuất tạm ứng là 10 triệu thì lúc này mới có vấn đề và kế toán chắc chắn 100% phải chặn lại không cho tạm ứng vì số tiền chênh lệch quá cao (theo quy định 2.000.000 đồng mà đòi ứng 10 triệu đồng, chênh lệch 8 triệu trong khi công ty đang thiếu tiền, nếu chi thì kế toán phải yêu cầu người tạm ứng lên giải trình). Nên làm kế toán đôi lúc cũng linh động nhưng vẫn nằm trong tầm kiểm soát để xử lý công việc sao cho hiệu quả. Miễn sao kiểm soát được tài sản của Công ty là được
Lưu ý: chỗ kiểm tra bộ chứng từ gốc hợp pháp, hợp lý, hợp lệ. Anh chị muốn làm được vấn đề này thì 100% anh chị phải biết đường đi cách thức thực hiện của từng nghiệp vụ này (tức là phải am hiểu cách làm của từng nghiệp vụ trong công ty), phải nắm được tất cả những chính sách, quy trình, quy định của Công ty ban hành và những quy định của nhà nước chi phối nghiệp vụ này thì các bạn SẼ LÀM TỐT KHÂU KIỂM TRA. Một bộ chứng từ gốc đầy đủ (Xét ở khía cạnh đầy đủ trước=> Sau đó mới nói đến hợp pháp, hợp lý, hợp lệ hay không? là do sự kiểm tra của mỗi 1 người làm kế toán, miễn sao các bạn nhìn vào bộ chứng từ mà các bạn hiểu được hết được từ đầu đến cuối của nghiệp vụ đó thì XEM NHƯ BỘ CHỨNG TỪ GỐC ĐÓ ĐẦY ĐỦ). Lưu ý mỗi Công ty thì bộ chứng từ gốc sẽ khác nhau mặc dù cùng bản chất nghiệp vụ là giống nhau. Vì sao có sự khác nhau giữa bộ chứng từ gốc của các Công ty với nhau. Chính là do Quy trình, quy định của Công ty ban hành, mỗi Công ty không thể nào ban hành quy trình, quy định giống nhau được. Do đó, về mặt chứng từ gốc thì yếu tố đầy đủ của bộ chứng từ gốc đó là do sự cảm nhận của mỗi kế toán. Người nào làm kế toán chặt chẽ thì đảm bảo bộ chứng từ gốc sẽ chặt chẽ. Các bạn nên hiểu nguyên tắc này để củng cố bộ chứng từ khi xây dựng quy trình, quy định của Công ty mình: mọi vấn đề phải để lại dấu vết trên chứng từ để sau này còn nhìn lại chứng từ của quá khứ mà hiểu được nghiệp vụ đó xảy ra từ đâu và ai làm gì … (Tức là mọi vấn đề xin phép, đề xuất…đều phải thể hiện trên chứng từ)
Bước 4: Sau khi kiểm tra xong nếu chứng từ gốc thoả mãn hợp pháp, hợp lý, hợp lệ theo quy chế của Công ty cũng như quy định của nhà nước thì kế toán tiến hành lập chứng từ kế toán (hay còn gọi là chứng từ ghi sổ) để ghi sổ sách kế toán. Trong trường hợp này chứng từ ghi sổ gọi là PHIẾU CHI (Lập tối thiểu 2 liên, ai cần thì tăng số liên lên, trong trường hợp này là thủ quỹ và kế toán mỗi người 1 liên nên lập 2 liên)
Sau khi lập xong chứng từ ghi sổ là phiếu chi (nhớ lập tối thiểu 2 liên, 1 liên cho thủ quỹ và 1 liên cho kế toán) thì được ký theo thứ tự như hình bên trên. Các bạn lưu ý nhìn kỹ là CHỨNG TỪ KẾ TOÁN (HAY CÒN GỌI LÀ CHỨNG TỪ GHI SỔ) là có chữ Nợ và chữ Có trên chứng từ , còn chứng từ gốc là không có chữ Nợ và chữ Có trên chứng từ. Đây là cách phân biệt dễ nhất để các bạn nắm GIỮA CHỨNG TỪ GỐC VÀ CHỨNG TỪ GHI SỔ.
Vì sao có 5 chữ ký bên trên mà không phải là 3 hay 4. Nhắc lại nguyên tắc, các bạn muốn ai tham gia vào tại bước này thì người đó phải ký lên trên đó. Đầu tiên người lập là có là chắc chắn chính lá kế toán thanh toán; Sau đó thì bao giờ cũng có trưởng phòng của người đó duyệt (vì vai trò trưởng phòng là người quản lý phòng nên làm gì thì trưởng phòng phải biết chính là Kế toán trưởng; Sau đó thì Giám đốc công ty phải biết là tiền của mình đi ra làm việc gì thì Bắt buộc phải có Giám đốc; Sau đó thì phải có Thủ quỹ mới chi tiền nên Thủ quỹ phải tham gia và Cuối cùng là người nhận tiền thì nhận tiền phải ký lên. Vậy phiếu chi 5 chữ ký là quá đầy đủ)
Bước 5: Sắp xếp Bộ chứng từ (Gồm chứng từ ghi sổ và chứng từ gốc) theo thứ tự. Chứng từ kế toán lập (hay còn gọi là chứng từ ghi sổ) sắp trước, tiếp theo sau là chứng từ gốc được kẹp phía sau chứng từ ghi sổ và sắp theo trình tự thời gian. Cụ thể ở đây là Phiếu chi sắp trước tiếp theo sau là Giấy công tác và giấy đề nghị tạm ứng.
Bước 6: Sau đó, kế toán dựa vào chứng từ ghi sổ (mà cụ thể là Phiếu chi) để tiến hành ghi sổ kế toán theo thứ tự sau: Thứ nhất ghi Sổ nhật ký chung, thứ hai là Sổ cái, tiếp theo sau nữa là Sổ chi tiết (nếu sổ cái đó có liên quan đến đối tượng hoặc liên quan đến từng mặt hàng thì phải mở sổ chi tiết để theo dõi). Chúng ta sẽ tìm hiểu kỷ sổ nhật ký chung, sổ cái cũng như sổ chi tiết trong phần sau.
Bước 7: Tiếp theo, định kỳ thường là cuối tháng, kế toán dựa vào SỔ SÁCH tại bước 6 để tiến hành lập báo cáo theo yêu cầu của Ban Tổng Giám đốc cũng như theo yêu cầu của cơ quan chức năng (mà cụ thể là cơ quan thuế)
KẾT LUẬN: Như vậy, là các bạn đã nắm được quy trình làm kế toán từ 1 người chưa biết giờ đã biết rồi đúng không?, để dễ hình dung hơn, các bạn ứng dụng làm bài tập 1 của chuyên đề này các bạn sẽ rõ hơn. CÁC BẠN ĐỌC SÁCH LƯU Ý, ĐỌC SÁCH MÀ THẤY CHỖ NÀO CÓ CHỮ “CÁC BẠN THỰC HÀNH” thì các bạn tiến hành làm nhé, luôn có bài giải để cho các bạn đối chiếu. làm thường xuyên để tập thói quen nhé, rồi các bạn sẽ biết làm kế toán. Trăm hay không bằng tay quen.
Xem tự học kế toán tại nhà bài số 1 "Kế toán là gì, công việc cuối cùng của người làm kế toán" tại đây
Xem bài tự học kế toán tại nhà bài số 3" Cách kiểm tra chứng từ gốc" tại đây
Xem tự học kế toán tại nhà bài số 4 "Phân biệt chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ" tại đây
Xem tự học kế toán tại nhà bài số 5 "Tính chất ghi nợ và có từ tài khoản loại 1 đến loại 9" tại đây
Xem bài tự học kế tóa tại nhà bài số 6 " Cách ghi sổ nhật ký chung, Sổ cái và Sổn chi tiết" tại đây
Xem bài tự học kế toán tại nhà bài số 7 "Định nghĩa các loại sổ nhật ký chung, sổ cái và sổ chi tiết" tại đây
Xem bài tự học kế toán tại nhà bài số 8 "Cách lưu chứng từ để dễ tìm" tại đây
LIÊN HỆ VỚI TÔI
Hotline hỗ trợ: 0914.540.423
Facebook (Hải Bùi): https://www.facebook.com/hai.bui.526
Group Facebook: tự học kế toán và thuế
Fanpage: https://www.facebook.com/tuhocketoanvathue/
Youtube: tự học kế toán
Email: buitanhai1610@gmail.com
Website bán sách tự học kế toán: www.sachketoan.org
