BẠN NÀO MUỐN TÔI CHIA SẼ 8 VẤN ĐỀ MUỐN TỰ HỌC KẾ TOÁN TẠI NHÀ THẬT CHI TIẾT THÌ COMMENT NÓI TÔI MUỐN NHÉ
Bài số 5 trong seri 8 bài của Tự học kế toán tại nhà mà tôi chia sẻ: Hiểu được tính chất ghi sổ nợ và có trong kế toán của các tài khoản. Tức là tính chất ghi nợ và ghi có của từng tài khoản từ loại 1 đến loại 9. Hiểu được khóa sổ kế toán là gì.
TÍNH CHẤT GHI SỔ NỢ CÓ TRONG KẾ TOÁN CỦA TỪNG LOẠI TÀI KHOẢN TỪ LOẠI 1 CHO ĐẾN LOẠI 9
CÂU HỎI : Làm sao biết cách ghi nợ có trong kế toán của từng tài khoản từ loại 1 cho đến loại 9.
TRẢ LỜI :Để biết được Tài khoản nào Ghi nợ và Tài khoản nào Ghi có thì các bạn cần phải làm tuần tự các bước sau:
▶▶Bước 1: Học thuộc danh mục hệ thống tài khoản theo Thông tư 200 (Bí quyết làm sao học thuộc danh mục hệ thống tài khoản này nhanh, các bạn sẽ học trong chương 3 nhé). Cụ thể danh mục hệ thống tài khoản theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 như sau:
=>Như vậy, trong danh mục hệ thống tài khoản gồm có 9 loại từ loại 1 đến loại 9. Mỗi một tài khoản là một sổ cái. Và khi đi làm thì cầm trên tay bộ chứng từ gốc và phân tích chắc chắn 100% là chứng từ gốc đó chỉ ảnh hưởng đến từ tài khoản loại 1 cho đến tài khoản loại 9 như trên bảng trên không chạy đâu cả. Vậy các bạn cố gắng học thuộc nếu muốn làm được kế toán.
Lưu ý lại: NHỮNG TÀI KHOẢN TẠM THỜI CHƯA ĐỤNG ĐẾN CỦA DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA. NÊN TẠM THỜI CÁC BẠN ĐANG HỌC KẾ TOÁN THÌ KHÔNG CẦN HỌC NHÉ. (VÌ ÍT ỨNG DỤNG TRONG THỰC TẾ CỦA DOANH NGHIÊP NHỎ VÀ VỪA).
121;128;136;151;157;158;161;171;212;243;335;336;337;343;347;352;353;356;357;412;414;417;418;419;441;461;466;611;631
=> Đây là những tài khoản rất ít sử dụng khi đi làm của doanh nghiệp nhỏ và vừa. Vì vậy, các bạn đang học kế toán thì tạm thời không cần học những tài khoản trên mà tập trung vào những tài khoản còn lại CỦA TT200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 trước nhé, Chúc các bạn học thuộc danh mục nhanh để ứng dụng trong quá trình học kế toán 1 cách nhanh chóng. Các bạn nên học thuộc tài khoản có 3 chữ số thôi (Vì 4 chữ số là tài khoản con của 3 chữ số, khoan hãy học tài khoản có 4 chữ số là các bạn sẽ bị rối. Nhưng khi ghi sổ phải ghi tài khoản con có 4 chữ số. Thì khi đi làm đâu có ai cấm các bạn không được xem bảng danh mục hệ thống thông tư 200 đâu
▶▶Bước 2: Phải thuộc tính chất của từng loại tài khoản từ loại 1 đến 9.Mỗi một tài khoản biểu thị cho một sổ cái. Sổ cái bao gồm các cột (Cột Số hiệu chứng từ; Cột ngày tháng năm chứng từ; Cột Diễn giải; Cột tài khoản đối ứng và Cột Số phát sinh Nợ; Số phát sinh có). Ví dụ mẫu về sổ cái cho các bạn rõ
=>Như vậy để đơn giản hóa trong quá trình giảng dạy và trình bày cho các bạn rõ, tôi quy ước là biểu thị cho mỗi sổ cái là một chữ T. Vậy với sổ cái 141 trên thì có thể biểu thị bằng chữ T (Mỗi lần viết chữ T là các bạn biết nó là biểu thị cho sổ cái tài khoản). Các bạn chỉ lấy từ cột TKĐƯ, cột Số phát sinh (Nợ, Có) thì các bạn sẽ hình dung ra được sổ cái của tài khoản 141 biểu thị bằng chữ T như sau:
NHƯ VẬY, TÍNH CHẤT CỦA TỪNG LOẠI SỐ CÁI HAY TỪNG TÀI KHOẢN (TỪ LOẠI 1 ĐẾN LOẠI 9) ĐƯỢC BIỂU THỊ BẰNG CHỮ T CÓ TÍNH CHẤT NHƯ SAU:
- Thứ nhất: Tính chất của tài khoản loại 1 (Tài sản ngắn hạn) và tài khoản loại 2 (Tài sản dài hạn)
+ Tài khoản Loại 1 là bắt đầu bằng con số 1 (Ví dụ 111;112…). Tài khoản Loại 2 là bắt đầu bằng con số 2 (Ví dụ 211;213;242…). Các bạn có thể xem Danh mục hệ thống tài khoản thông tư 200 bên trên để biết tài khoản loại 1 gồm những tài khoản nào và tài khoản loại 2 gồm những tài khoản nào.
+ Tài khoản loại 1 và tài khoản loại 2 là tài sản. Vậy tài sản là gì?. Tài sản là thuộc sở hữu của doanh nghiệp hoặc của cá nhân nào đó và ai sở hữu nó thì được quyền định đoạt nó. Doanh nghiệp nào càng sở hữu nhiều tài khoản loại 1 và tài khoản loại 2 thì doanh nghiệp đó càng giàu. Cũng như các bạn, bạn nào có nhiều tài sản thì bạn đó càng giàu. Nhưng trong doanh nghiệp thì doanh nghiệp phải làm cho tài sản vận hành tức là cho chuyển động để tạo ra nhiều tài sản hơn.
Ví dụ: Như công ty sẽ dùng tiền mua hàng hóa về bán để kiếm lời=> Vậy là phát sinh nghiệp vụ mua hàng hóa=> Kế toán phải có trách nhiệm theo dõi biến động của tài sản này bằng những tài khoản đã được quy định theo thông tư 200 như bên trên.
Vậy khi có sự biến động tăng, biến động giảm của tài khoản tài sản loại 1 và loại 2 (tức là sổ cái loại 1 và loại 2) thì kế toán ghi nhận biến động tăng và biến động giảm của tài khoản tài sản như thế nào. Sơ đồ chữ T (Biểu thị cho sổ cái của một tài khoản) dưới đây sẽ cho bạn biết cách theo dõi tăng và cách theo dõi giảm. Hình minh hoạ:
Lưu ý: chúng ta không nên hỏi vì sao tài sản loại 1,2 tăng ghi Nợ và giảm ghi Có. Đây là quy định và chúng ta phải học thuộc thôi, không còn cách nào khác. Tại sao đèn đỏ là chúng ta khi chạy xe dừng lại?Đến đây là các bạn hiểu rồi đúng không. Đó là nguyên lý rồi và chúng ta phải thuộc thôi. CPS (Cộng phát sinh) và SDCK (Số dư cuồi kỳ) là cuối mỗi tháng chúng ta thực hiện (Gọi là khóa sổ). Cộng phát sinh (CPS) là chúng ta cộng phát sinh bên nợ và cộng phát sinh bên có bằng 2 đường gạch ngang (Không cộng số dư đầu kỳ nhé). Sau khi có số dư đầu kỳ (SDĐK) được lấy từ số dư cuối kỳ trước chuyển sang cộng với số phát sinh trong kỳ thì chúng ta tính ra được số dư cuối kỳ (SDCK)
- Thứ hai: Tính chất của tài khoản loại 3 (Nợ phải trả) và tài khoản loại 4 (Vốn chủ sở hữu)
+ Tài khoản Loại 3 là bắt đầu bằng con số 3 (Ví dụ 331;341…). Tài khoản Loại 4 là bắt đầu bằng con số 4 (Ví dụ 411;412…). Các bạn có thể xem Danh mục hệ thống tài khoản thông tư 200 bên trên để biết tài khoản loại 3 gồm những tài khoản nào và tài khoản loại 4 gồm những tài khoản nào.
+ Tài khoản Loại 3 (Nợ phải trả) và tài khoản Loại 4 (Vốn chủ sở hữu). Vậy tài khoản loại 3 và tài khoản loại 4 gọi chung là Nguồn vốn. Nguồn vốn tức là cái nguồn hình thành nên Tài sản (Tài khoản loại 1 và tài khoản loại 2). Vậy tài sản (loại 1 và loại 2) được hình thành từ 2 nguồn (Nguồn nợ phải trả loại 3 và Nguồn vồn chủ sở hữu loại 4).
=>Để trả lời câu hỏi vì sao tài khoản loại 3 và tài khoản loại 4 là nguồn hình thành nên tài sản loại 1 và loại 2, thì các bạn cần đặt câu hỏi: Tài sản (Loại 1 và loại 2 đó ở đâu mà có. Vì bất cứ tài sản nào cũng có nguồn hình thành nên tài sản?). Tôi ví dụ cho các bạn dễ hiểu về nguồn hình thành nên tài sản như sau:
Ví dụ Tại ngày 31/12/2015 bạn đang có trong tay bằng tiền mặt là 10.000.000. Điều này có nghĩa là Tổng tài sản của bạn tại ngày 31/12/2015 là 10 triệu đồng bằng tiền mặt. Và thế là bạn của bạn sẽ hỏi bạn 10 triệu này ở đâu bạn có vậy. Bạn sẽ trả lời theo 2 cách sau:
☛Cách 1: 10 triệu đồng này là của mình, do đi làm tích lũy được 1 năm trời. Tức là bạn đang nói nguồn hình thành nên 10 triệu đồng này là do bạn đi làm và tiết kiệm được và không phải trả cho ai cả. Vậy nguồn hình thành 10 triệu này là đi làm tích lũy được và không phải có nghĩa vụ trả cho ai đó. Nên trong kế toán họ nói là nguồn hình thành tài sản mà không phải trả cho ai thì đó gọi là Nguồn vốn chủ sở hữu. (Tài khoản loại 4). Vì vậy, Tổng tài sản phải bằng tổng nguồn vốn về mặt số tiền bằng 10 triệu đồng trong trường hợp này như sau.
☛Cách 2: 10 triệu đồng này là của mình có 4 triệu đồng đi làm tích lũy được 1 năm trời và không phải trả cho ai. Và 6 triệu đồng còn lại là do mình mượn của bạn mình và phải có nghĩa vụ phải trả lại cho bạn mình là 6 triệu. Vì vậy, tổng tài sản 10 triệu bằng tiền mặt trong trường hợp này được hình thành từ 2 nguồn là Vốn chủ sở hữu (Tài khoản loại 4) là 4 triệu đồng và nợ phải trả (Tài khoản loại 3) là 6 triệu đồng. Vì vậy, Tổng tài sản phải bằng tổng nguồn vốn về mặt số tiền bằng 10 triệu đồng trong trường hợp này như sau.
☛Vậy khi có sự biến động tăng, biến động giảm của tài khoản loại 3 và loại 4 (Tức là sổ cái loại 3 và loại 4) thì kế toán ghi nhận như thế nào cho sổ cái loại 3 và loại 4, Sơ đồ chữ T dưới đây sẽ cho bạn biết (Sơ đồ chữ T biểu thị cho Sổ cái). Các bạn học thuộc tính chất ghi sổ của tài khoản loại 1 và loại 2. Các bạn sẽ nắm được tính chất của tài khoản loại 3 và loại 4 (Vì loại 3 và loại 4 cách ghi nhận ngược với loại 1 và loại 2)
- Thứ ba: Tính chất của tài khoản từ loại 5 cho đến loại 9
✪Tài khoản loại 5, và loại 7 gọi chung là Doanh thu và thu nhập của công ty. Loại 5;7 càng nhiều thì công ty sẽ có doanh thu nhiều và sẽ có tiền => Và loại 5 và loại 7 này phát sinh là khi công ty bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ cho khách hàng và chắc chắn là thu tiền về. Loại 5 bắt đầu bằng con số 5 (Ví dụ 511;515..); Loại 7 bắt đầu bằng con số 7 (Ví dụ 711)
+ Tài khoản loại 5 và loại 7 cùng tính chất như nhau khi ghi nhận vào sổ sách. Khi công ty bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ cho khách hàng tức là khi đó phát sinh tăng loại 5 và loại 7. Tức là công ty đưa hàng hóa và dịch vụ cho khách hàng để thu tiền về thì lúc này loại 5 và loại 7 tăng lên. Khi loại 5 và loại 7 tăng lên thì Ghi bên CÓ (Vậy là giống với loại 3 và loại 4). Bên NỢ loại 5 và loại 7 giảm xuống với lý do là cuối kỳ kế toán (Tháng, quý, năm) kết chuyển vào tài khoản loại 9 (Xác định kết quả kinh doanh) để xác định lãi hoặc lỗ của Công ty. Nhớ là loại 5 và loại 7 không có số dư cuối kỳ mà tổng phát sinh bên nợ phải bằng Tổng phát sinh bên Có. Hình minh hoạ tính chất của tài khoản loại 5 và loại 7 như sau:
✪Loại 6 và 8 gọi chung là chi phí của công ty. Chi phí tức là công ty chắc chắn 100% bỏ tiền ra để được lợi ích nào đó trong kỳ hiện tại và lợi ích này chỉ liên quan đến một tháng (Ví dụ chi phí tiền điện; chi phí thuê mặt bằng; chi phí thuê xe ba gác chở hàng của tháng phát sinh…). Loại 6;8 càng nhiều thì công ty sẽ có chi phí càng nhiều tức là công ty phải chi tiền ra càng nhiều. Loại 6 là bắt đầu bằng con số 6 (Ví dụ 627;641;642..). Loại 8 bắt đầu bằng con số 8 (Ví dụ 811).
+ Loại 6 và 8 cùng tính chất như nhau khi ghi nhận vào sổ sách. Khi phát sinh tăng loại 6 và loại 8 tức là khi công ty bỏ tiền ra để có một dịch vụ. Vậy khi Khi loại 6 và loại 8 tăng lên thì GHI BÊN NỢ (vậy là giống với loại 1 và loại 2). GHI BÊN CÓ loại 6 và loại 8 giảm xuống với lý do là cuối kỳ kế toán (Tháng, quý, năm) kết chuyển vào tài khoản loại 9 (Xác định kết quả kinh doanh) để xác định lãi hoặc lỗ của công ty. Cụ thể minh hoạ tính chất của tài khoản chi phí loại 6;8 như hình minh hoạ bên dưới.
- Vậy tính chất từ tài khoản loại 5 đến tài khoản loại 9 có mối quan hệ mật thiết với nhau. Với sơ đồ chữ T bên dưới sẽ giúp bạn hiểu được tính chất từ tài khoản loại 5 đến tài khoản loại 9 nó có mối quan hệ như thế nào. Mối quan hệ từ loại 5 cho đến loại 8 cuối kỳ kế toán (Tháng, Quý, Năm) kết chuyển vào tài khoản loại 9 (Tên là xác định kết quả kinh doanh) với mục định là để xác định công ty làm ăn lời hay lỗ để từ đó tính ra số thuế TNDN phải nộp cho nhà nước là bao nhiêu. Chỉ như vậy thôi, nên khi học thì chúng ta nên học thuộc sơ đồ mối quan hệ bên dưới.
SAU KHI CÁC BẠN ĐÃ NẮM ĐƯỢC TÍNH CHẤT CỦA TỪNG TÀI KHOẢN TỪ LOẠI 1 ĐẾN LOẠI 9 => SAU ĐÂY TÔI TÓM LẠI CÁC Ý CỦA TÍNH CHẤT CỦA TỪNG TÀI KHOẢN (TỪ LOẠI 1 CHO ĐẾN LOẠI 9) ĐỂ CÁC BẠN NẮM RÕ HƠN
- Tài khoản loại 1;2;6;8: Phát sinh TĂNG ghi bên Nợ, Phát sinh GIẢM ghi bên Có;
- Tài khoản loại: 3;4;5;7: Ngược lại, phát sinh TĂNG ghi bên Có, phát sinh GIẢM ghi bên Nợ.
=> Chỉ có 2 dòng thôi nhưng nó sẽ giúp ích các bạn rất nhiều trong quá trình học, trước mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, để định khoản được ta chỉ cần xác định xem nghiệp vụ đó liên quan đến tài khoản nào, tài khoản đó thuộc loại nào, phát sinh tăng hay giảm từ đó ta sẽ biết cách ghi nợ và ghi có.
- Về số dư tài khoản:
+ Tài khoản loại 1;2 có số dư bên Nợ;
+ Tài khoản loại 3;4 có số dư bên Có;
+ Tài khoản loại 5;6;7;8;9 không có số dư, mà tổng phát sinh bên nợ phải bằng tổng phát sinh bên có (đây là những tài khoản doanh thu và chi phí có mối quan hệ mật thiết với tài khoản loại 9, Cuối kỳ kết chuyển từ tài khoản loại 5 đến tài khoản loại 8 vào tài khoản loại 9 để xác định kết quả kinh doanh).
▶▶Bước 3: Sau khi đã thuộc được danh mục hệ thống tài khoản theo thông tư 200 rồi. Biết được tính chất của từng loại tài khoản từ loại 1 cho đến loại 9 rồi, thì vấn đề còn lại là các bạn cầm trên tay bộ chứng từ và phân tích bộ chứng từ đó xem nghiệp vụ đó ảnh hưởng đến những tài khoản nào (chỉ ảnh hưởng từ loại 1 đến loại 9) từ đó tiến hành ghi NỢ VÀ GHI CÓ thôi.
Lưu ý: 1 nghiệp vụ kinh tế phát sinh xảy ra chỉ ảnh hưởng ít nhất 2 tài khoản. Trong đó phải có 1 tài khoản ghi nợ và 1 tài khoản ghi có. Nếu ảnh hưởng 3 tài khoản thì phải có 2 nợ 1 có hoặc 2 có 1 nợ và Tổng số tiền bên nợ phải bằng tổng số tiền bên có. Vấn đề làm sao cầm trên tay bộ chứng từ xác định được ảnh hưởng đến tài khoản nào trong danh mục hệ thống thông tư 200 thì các bạn sẽ được học trong phần bài viết làm sao để xác định được 1 nghiệp vụ kinh tế phát sinh xảy ra ảnh hưởng đến những tài khoản nào
Xem bài tự học kế toán tại nhà bài số 1 "Kế toán là gì, công việc cuối cùng người làm kế toán" tại đây
Xem bài tự học kế toán tại nhà bài số 2 "Quy trình làm kế toán" tại đây
Xem bài tự học kế toán tại nhà bài số 3 "Cách kiểm tra chứng từ gốc" tại đây
Xem bài tự học kế toán tại nhà bài số 4 "Phân biệt chứng từ gốc khác với chứng từ ghi sổ" tại đây
Xem bài tự học kế toán tại nhà bài số 6 "Cách ghi sổ nhật ký chung, Sổ cái, Sổ chi tiết " tại đây
Xem bài tự học kế toán tại nhà bài số 7 "Định nghĩa các loại sổ nhật ký chung, sổ cái và sổ chi tiết" tại đây
Xem bài tự học kế toán tại nhà bài số 8 "Cách lưu chứng từ để dễ tìm" tại đây
LIÊN HỆ VỚI TÔI
Hotline hỗ trợ: 0914.540.423
Facebook (Hải Bùi): https://www.facebook.com/hai.bui.526
Group Facebook: tự học kế toán và thuế
Fanpage: https://www.facebook.com/tuhocketoanvathue/
Youtube: tự học kế toán
Email: buitanhai1610@gmail.com
Website bán sách tự học kế toán: www.sachketoan.org
