BẠN NÀO MUỐN TÔI CHIA SẼ 8 VẤN ĐỀ MUỐN TỰ HỌC KẾ TOÁN TẠI NHÀ THẬT CHI TIẾT THÌ COMMENT NÓI TÔI MUỐN NHÉ
BẠN NÀO MUỐN TÔI CHIA SẼ 8 VẤN ĐỀ MUỐN TỰ HỌC KẾ TOÁN TẠI NHÀ THẬT CHI TIẾT THÌ COMMENT NÓI TÔI MUỐN NHÉ
Bài số 8 trong seri 8 bài của Tự học kế toán tại nhà mà tôi chia sẻ: Hiểu được cách sắp xếp chứng từ, chứng từ nào sắp trước, chứng từ nào sắp sau và cách lưu chứng từ để dễ tìm
- Qua 7 bài học thì các bạn biết được kế toán là gì. Công việc cuối cùng của người làm kế toán là gì. Biết được cách kiểm tra chứng từ gốc. Phân biệt được giữa chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ, biết cách sắp xếp chứng từ, chứng từ nào sắp trước và chứng từ nào sắp sau. Biết được 1 nghiệp vụ kinh tế phát sinh xảy ra ảnh hưởng ít nhất 2 tài khoản trong đó có 1 nợ và 1 có, tổng số tiền bên nợ bằng tổng số tiền bên có. Biết được trình tự ghi sổ cũng như định nghĩa từng sổ. Vậy là đã xong. Nhưng sau khi ghi sổ xong thì các bạn phải lưu chứng từ
- Nguyên tắc lưu chứng từ: Lưu làm sao miễn sao mà tìm được là được, không có quy định về cách lưu chứng từ. Lưu sao dễ tìm là được.
- Nguyên tắc cách lưu chứng từ mà tôi đang làm:
Nghiệp vụ phát sinh tại thời điểm nào thì lưu toàn bộ chứng từ phát sinh của nghiệp vụ đó vào 1 chỗ (tức có 1 chứng từ ghi sổ và kèm theo toàn bộ chứng từ gốc). Tức là chúng ta mở file để lưu chứng từ theo tên của chứng từ ghi sổ (Ví dụ file tên Phiếu chi, File tên Phiếu thu, File Tên Phiếu kế toán phải thu, File tên Phiếu kế toán phải trả, File Phiếu nhập kho, File Phiếu xuất kho, File kế toán khác… Mỗi 1 tháng là 1 file, 12 tháng là 12 file). Đó là cách tôi đang làm. Nhớ nguyên tắc này, làm sao làm tại thời điểm hiện tại 2018, nhìn lại chứng từ của 2015 hiểu được toàn bộ nội dung của nghiệp vụ là ok
- Dưới đây là cách lưu chứng từ của 1 số bạn chia sẽ trên mạng. Các bạn tham khảo nhé
Lưu chứng từ kế toán là 1 khâu cực kỳ quan trọng, bởi vì nếu không làm tốt khâu này thì sau này vấn đề tìm kiếm đối chiếu số liệu giữa sổ và chứng từ rất khó, bên cạnh đó còn phải tìm chứng từ để phục vụ cho cơ quan thuế và phục vụ cho đoàn kiểm toán nữa. Vậy vấn đề lưu chứng từ là mỗi đơn vị có cách lưu khác nhau, không có đơn vị nào lưu giống đơn vị nào cả. Dưới đây là một cách lưu chứng từ để các bạn tham khảo và áp dụng khi đi làm.
✿✿CÁCH LƯU CHỨNG TỪ KẾ TOÁN:
- 12 file Phiếu thu: kẹp với liên 3 của hóa đơn GTGT đầu ra và biên bản bàn giao hàng hóa, kèm theo các chứng từ liên quan khác (Phiếu đề nghị hoàn ứng, Biên bản gópvốn)
- 12 file Phiếu chi: kẹp với hóa đơn mua vào (nhớ là kẹp hóa đơn photo), Biên bản bàn giao, giấy nộp tiền vào TK ngân hàng, đề nghị tạm ứng, Giấy đề nghị thanh toán,CMND và các chứng từ liên quan khác
- File ngân hàng riêng cho từng ngân hàng: Sổ phụ ngân hàng của từng ngân hàng để trước , sau đó là các Giấy báo nợ và báo có của ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc bảng photo (ví dụ hóa đơn mua tài chính đầu vào) hoặc bảng gốc để giải thích cho từng nghiệp vụ ngân hàng
-12 file Phiếu nhập kho (hàng hóa hoặc thành phẩm ): kẹp với hóa đơn mua vào là hàng hóa (nhớ là kẹp hóa đơn photo), kèm theo biên bản bàn giao hàng hóa, hợp đồng kinh tế (nếu phát sinh 1 lần nếu có hoặc đơn đặt hàng, bảng báo giá…)
- 12 file Phiếu xuất kho (hàng hóa hoặc thành phẩm): kẹp với hóa đơn bán ra liên 2, nhớ là kèm theo biên bản bàn giao hàng hóa
-12 file nhập kho nguyên vật liệu: Kẹp phiếu nhập kho nguyên vật liệu chung với hóa đơn tài chính mua vào, biên bản bàn giao và hợp đồng kinh tế nếu phát sinh 1 lần hoặc đơn đặt hàng
-Nếu Cty có xuất nhập khẩu thì lưu 12 file là Tờ khai hải quan nhập hàng có đánh REF đến chứng từ khác có liên quan (ví dụ như phiếu nhập kho hoặc hợp đồng…) và 12 file bộ hồ sơ hải quan xuất khẩu có đánh REF đến chứng từ khác có liên quan (ví dụ như hợp đồng, phiếu xuất kho, biên bản bàn giao..) để thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu sau này.
-1 File lưu thẻ tài sản cố định kèm theo các chứng từ gốc (tức là chứng từ ký sống) hình thành nên tài sản đó. Nhớ là mỗi tài sản là 1 thẻ tài sản cố định.
-File bảng lương (12 bảng lương): kèm theo bảng lương là bảng chấm công. Phiếu tính tiền lương của từng người có chữ ký. Đồng thời file tính tiền thưởng (kèm theo các quyết định khen thưởng…)
- File Bảng phân bổ chi phí trả trước thiết kế làm sao có cột số chứng từ để thuận tiện cho việc tra cứu chứng từ sau này (Gồm 12 bảng cho 12 tháng hoặc làm 1 bảng phân bổ gồm 12 cột từ tháng 1 đến tháng 12)
- File bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định (Gồm 12 bảng cho 12 tháng hoặc làm 1 bảng phân bổ gồm 12 cột từ tháng 1 đến tháng 12)
- Phiếu kế toán khác.
-1 File lưu bảng gốc hóa đơn mua vào và bán ra trùng với tờ khai thuế GTGT hàng tháng hoặc hàng quý để thuận tiện cho việc phục vụ thanh tra, kiểm tra thuế sau này
Lưu ý: cách sắp chứng từ là CHỨNG TỪ NÀO KẾ TOÁN LẬP (tức là chứng từ dùng để ghi sổ sắp trước, sau đó là kẹp các chứng từ gốc) được sắp trước , tiếp theo là các chứng từ gốc để giải thích
✿✿LƯU HỒ SƠ TIỀN LƯƠNG:
Các bạn cần lưu riêng 1 file hồ sơ lương để phục vụ cho công việc sau này đối chiếu cũng như
- Hồ sơ của người lao động (Bằng cấp, đôn xin việc, sơ yếu lý lịch…)
- Hợp đồng lao động
- Các quyết định bổ nhiệm, quyết định tăng lương...
- Bảng chấm công
- Bảng lương có chữ ký người lập, Kế toán trưởng và Giám đốc
- Phiếu tính lương của từng người có chữ ký (nếu mà thanh toán bằng tiền mặt).
- Đăng ký giảm trừ gia cảnh
- Bảng cam kết 23/CK-TNCN nếu có HĐLĐ dưới 3 tháng mà không khấu trừ 10% thuế TNCN
- Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN
- Bảng đăng ký mã số thuế cá nhân cho người lao động và Mã số thuế TNCN của từng người
✿✿LƯU HỒ SƠ BẢO HIỂM XÃ HỘI VÀ HỒ SƠ LAO ĐỘNG
- Gồm tất cả những tài liệu liên quan đến Bảo hiểm và lao động (Gồm khai trình lao động lần đầu; Khai trình lao động 6 tháng đầu năm và khai trình lao động 6 tháng cuối năm)
- Hệ thống thang bảng lương
- Đăng ký tham gia bảo hiểm lần đầu cũng như những lần thay đổi tiếp đổi tiếp theo (Gồm đăng ký tăng lương đóng BHXH, đăng ký tăng lao động, đăng ký giảm lao động….).
- Biên bản đối chiếu BHXH định kỳ hàng tháng (lên BHXH để lấy hoặc in ra từ phần mềm)
✿✿LƯU HỢP ĐỒNG KINH TẾ
- Hợp đồng mua vào mang tính chất dài hạn (ví dụ như hợp đồng thuê nhà, hợp đồng nguyên tắc mua nguyên vật liệu, hàng hóa…) thì lưu riêng thành 1 file (còn nếu mà hợp đồng kinh tế phát sinh 1lần thì lưu tại nghiệp vụ kinh tế phát sinh của phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi)
- Hợp đồng bán ra mang tính chất dài hạn (ví dụ như hợp đồng bán với khách hàng…) thì lưu riêng thành 1 file (còn phát sinh 1 lần thì lưu tại hóa đơn đầu ra trên
Tùy theo thực tế của mỗi doanh nghiệp mà có thêm các hồ sơ chứng từ khác
Lưu ý lại 1 lần nữa: Bạn sắp xếp sao cho khi quyết toán Cán bộ thuế hỏi đến cái gì là có thể biết ngay nó ở đâu và tìm ra một cách nhanh nhất. Không bắt buộc phải lưu chứng từ như trên, vì hiện tại không có sách vỡ nào hướng dẫn cách lưu cho các anh chị miễn sao bạn lưu mà tiền được một cách dễ dàng là vẫn chấp nhận
✿✿LƯU HỒ SƠ KHAI THUẾ
- 1 File QUÝ (cho cả 4 quý): Gồm Tờ khai thuế GTGT (nếu doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo quý); Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và Báo cáo thuế TNCN
- Tờ khai thuế GTGT theo quý (Nếu nộp thuế GTGT theo Quý)
- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn Quý
- Tờ khai thuế Thu nhập cá nhân (Nếu nộp thuế TNCN theo Quý)
- 1 File THÁNG (Cho cả 12 tháng trong năm). Nếu doanh nghiệp kê khai thuế GTGT và thuế TNCN theo tháng
- Tờ khai thuế giá trị gia tăng theo tháng
-Tờ khai thuế TNCN theo tháng
- 1 File HÓA ĐƠN liên quan đến đặt in và mua hóa đơn
Nếu là hóa đơn đặt in cần có:
- Hợp đồng in hóa đơn (kèm biên bản hủy kẽm,biên bản giao nhận hóa đơn, thanh lý hợp đồng...)
- Thông báo phát hành hóa đơn
- Mẫu hóa đơn
Nếu là mua hóa đơn tại Cơ quan thuế
- Đơn đề nghị mua hóa đơn (Theo phụ lục TT 39/2014 )
- Bản cam kết ( Theo phụ lục TT 39/2014 )
- 1 FILE LƯU CÁC HỒ SƠ KHÁC:
- Giấy phép đăng ký kinh doanh lần đầu cũng như các lần thay đổi tiếp theo
- Tờ khai thuế môn bài
- Mẫu 08 về đăng ký tài khoản ngân hàng
- Mẫu 06 về DDK tự nguyện áp dụng phương pháp thuế GTGT khấu trừ (đối với DN có DN dưới 1 tỷ năm 2012 đến 2013)
Xem bài tự học kế toán tại nhà bài số 1: Kế toán là gì? Công việc cuối cùng của người làm kế toán tại đây
Xem bài tự học kế toán tại nhà bài số 2: Quy trình làm kế toán tại đây
Xem bài tự học kế toán tại nhà bài số 3: Cách kiểm tra chứng từ gốc tại đây
Xem bài tự học kế toán tại nhà bài số 4: Phân biệt chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ tại đây
Xem bài tự học kế toán tại nhà bài số 5 "Tính chất ghi sổ nợ và có từ loại 1 đến loại 9" tại đây
Xem bài tự học kế toán tại nhà bài số 6 "Cách ghi sổ nhật ký chung, cách ghi sổ cái, cách ghi sổ chi tiết " tại đây
Xem bài tự học kế toán tại nhà bài số 7: Định nghĩa các loại sổ (Sổ nhật ký chung, Sổ cái, Sổ chi tiết) tại đây
LIÊN HỆ VỚI TÔI
Hotline hỗ trợ: 0914.540.423
Facebook (Hải Bùi): https://www.facebook.com/hai.bui.526
Group Facebook: tự học kế toán và thuế
Fanpage: https://www.facebook.com/tuhocketoanvathue/
Youtube: tự học kế toán
Email: buitanhai1610@gmail.com
Website bán sách tự học kế toán: www.sachketoan.org
