✍CÁCH LƯU CHỨNG TỪ VÀ PHÂN CÔNG GHI SỔ KẾ TOÁN KHI CÔNG TY CÓ NHIỀU KẾ TOÁN VIÊN
-Dành cho các bạn đang học kế toán
-Dành cho các bạn đang tìm hiểu kế toán
MỘT NGHIỆP VỤ XẢY RA ẢNH HƯỞNG NHIỀU KẾ TOÁN THÌ AI SẼ GHI SỔ KẾ TOÁN VÀ CÁCH LƯU CHỨNG TỪ NHƯ THẾ NÀO
- Ví dụ: 1/1/2018 Cty mua nguyên vật liệu Của Cty Hoa sen chưa trả tiền (Với thời gian trả nợ là 2 tháng tính từ ngày xuất hóa đơn), hạch toán như sau:
Nợ 152: 20.000.000
Nợ 1331: 2.000.000
Có 331: 22.000.000
- Bộ chứng từ của nghiệp vụ ghi sổ này là:
1. Chứng từ ghi sổ: Phiếu nhập kho
2. Chứng từ gốc: Hợp đồng, hóa đơn , Biên bản bàn giao giữa Cty hoa sen và thủ kho của Cty
↪TƯ DUY LÀM BÀI NÀY: Về mặt nguyên tắc, cách phân công hạch toán và cách lưu chứng từ là do kế toán trưởng quyết định, không có nơi chỗ nào quy định và hướng dẫn cả. Ở đây, theo cách làm của tôi, tôi sẽ làm như sau:
- Kế toán viên nào ghi sổ thì người đó sẽ lưu toàn bộ chứng từ của nghiệp vụ phát sinh đó. Những kế toán viên khác có liên quan trực tiếp nghiệp vụ thì nếu cần bộ chứng từ của nghiệp vụ đó thì chỉ có sao y (copy mà thôi). Đây là nguyên tắc tôi đang ứng dụng
- Với nghiệp vụ trên ảnh hưởng đến 3 kế toán: Kế toán kho, kế toán khai thuế, Kế toán công nợ phải trả. Ở đây công ty này có 3 kế toán tách bạch (do nghiệp vụ nhiều, công ty này lớn nên có 3 kế toán). Còn Cty nhỏ có 1 người thì ko có phân biệt kế toán viên, hoặc có thể công ty trên chỉ cần 2 kế toán.. Công ty có bao nhiêu kế toán là do quy mô công ty mà Kế toán trưởng sẽ cần bao nhiêu người. Vậy với bài này giả sử công ty có 3 kế toán như tôi nói bên trên
- Vậy kế toán trưởng quyết định nghiệp vụ này khi mua hàng tồn kho, không phân biêt đã trả tiền hay chưa thì kế toán hàng tồn kho ghi nhận nghiệp vụ nhập kho trên bằng cách Lập Phiếu nhập kho dựa trên bộ chứng từ gốc là hóa đơn, hợp đồng, biên bản bàn giao mà bộ phận mau hàng chuyển giao cho kế toán kho. Phiếu nhập kho lập 2 liên, thủ kho 1 liên và kế toán kho 1 liên.=> Vậy kế toán kho lưu 1 bộ hồ của nghiệp vụ hoàn thành này là Phiếu nhập kho+kèm theo bộ chứng từ gốc.
(Kế toán theo dõi công nợ phải trả tk 331 cũng cần có 1 bộ chứng từ để theo dõi công nợ đến thời hạn thanh toán thì kế toán công nợ sẽ photo 1 bộ để lưu. Và kế toán công nợ sẽ mở mỗi nhà cung cấp là 1 file và lưu bộ chứng từ phải trả cho từng nhà cung cấp theo thứ tự thời gian. Còn kế toán thuế có lưu ko, Kế toán thuế nếu là Công ty lớn thì all kê khai thuế nó đều link giữa Với phần mềm HTKK nên kế toán thuế ko cần phải lưu gì cả, mà cuối tháng chỉ cần đối chiếu giữa sổ cái 133,33311 và Tờ khai thuế GTGT chỉ tiêu 40,43 mà nó khớp với số dư của sổ cái 133,33311 là được. Còn nếu những công ty nhỏ mà ko link được giữa phần mềm kế toán và HTKK thì kế toán thuế phải photo hóa đơn GTGT của mỗi nghiệp vụ mua vào và bán ra để sau này kê khai thuế GTGT).
↪Ví dụ ngày 28/2/2018: Khi nghiệp vụ thanh toán công nợ xảy ra thì thao tác luân chuyển chứng từ như sau: Kế toán công nợ sẽ nhận được GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN từ nhà cung cấp gửi qua đòi tiền, kế toán công nợ sẽ xác nhận lại vấn đề đòi tiền đúng ko sẽ tiến hành xác nhận lại và lập giấy đề nghị thanh toán ký tá vào và kèm theo bộ chứng từ công nợ phải tra photo gửi qua cho kế toán thanh toán (Lúc này kế toán công nợ vẫn phải lưu bộ chứng từ công nợ phải trả photo để đối chiếu). Kế toán thanh toán dựa vào đó trình cho kế toán trưởng và giám đóc duyệt để lập phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi và Sếp duyệt thì nghiệp vụ này Kế toán thanh toán lưu chứng từ của nghiệp vụ thanh toán này và ghi sổ : Bộ chứng từ của nghiệp vụ thanh toán này là Phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi +kèm theo sau là bộ chứng từ gốc photo của công nợ phải trả đó.
- Lưu ý: Kế toán công nợ cũng nên có 1 phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi photo mà đã chi tiền từ kế toán thanh toán để thuận lợi cho quá trình đối chiếu và rà soát công nợ phải trả sau này.
Hy vọng bài viết này sẽ giúp ích cho các bạn đang muốn tìm hiễu phân công công việc và cách lưu chứng từ trong phòng kế toán co nhiều kế toán.
Hãy like nếu thấy hay, share về tường để nhiều người cùng xem, comment 1 điều gì đó về bài viết nhé.
Xem bài cách phân công công việc của kế toán trưởng tại đây
LIÊN HỆ VỚI TÔI
Hotline hỗ trợ: 0914.540.423
Facebook (Hải Bùi): https://www.facebook.com/hai.bui.526
Group Facebook: tự học kế toán và thuế
Fanpage: https://www.facebook.com/tuhocketoanvathue/
Youtube: tự học kế toán
Email: buitanhai1610@gmail.com
Website bán sách tự học kế toán: www.sachketoan.org
