LÀM SAO BIẾT XÁC ĐỊNH ĐƯỢC 1 NGHIỆP VỤ KINH TẾ PHÁT SINH XẢY RA CỦA BỘ CHỨNG TỪ ĐẦU VÀO VÀ BỘ CHỨNG TỪ ĐẦU RA ẢNH HƯỞNG ĐẾN NHỮNG TÀI KHOẢN NÀO???MÌNH HỌC HOÀI MÀ KHÔNG BIẾT CÁCH XÁC ĐỊNH.
CÂU HỎI: Cầm trên tay Bộ chứng từ ĐẦU VÀO và Bộ chứng từ ĐẦU RA làm sao xác định ảnh hưởng đến những tài khoản nào đây. Làm sao để mà nhớ được, mình học hoài mà không biết cách xác định ảnh hưởng đến tài khoản nào?
TRẢ LỜI: Các bạn phải làm theo các bước sau, đảm bảo các bạn tự tin cầm trên tay bộ chứng từ gốc xác định ảnh hưởng đến tài khoản nào:
✔Bước 1: Như các bạn biết thì người làm kế toán cần nhớ là Kế toán luôn luôn có 2 bộ chứng từ gốc cần nhớ đó là : Thứ nhất “BỘ CHỨNG TỪ GỐC ĐẦU VÀO” (Luôn luôn có hóa đơn GTGT hoặc Hóa đơn bán hàng, kèm theo sau là Hợp đồng kinh tế, Biên bản bàn giao, …..Bộ chứng từ gốc đầu vào thì chắc chắc 1 điều là tiền sẽ CHI RA). Thứ hai “BỘ CHỨNG TỪ GỐC ĐẦU RA (Gồm hóa đơn GTGT xuất bán ra hoặc Hóa đơn bán hàng xuất bán ra kèm theo sau là Biên bản bàn giao hàng hóa…. Bộ chứng từ gốc đầu ra thì chắc chắn 1 điều là tiền sẽ THU VÀO).
✔Bước 2: Sau đó, các bạn phải nhớ là Cầm trên tay bộ chứng từ gốc đầu vào hay Bộ chứng từ gốc đầu ra thì phải luôn nhớ là nghiệp vụ kinh tế xảy ra ảnh hưởng ít nhất 2 tài khoản trong nghiệp vụ đó (tức là ảnh hưởng 3 tài khoản cũng được) trong bản danh mục hệ thống tài khoản theo thông tư 200. Trong đó phải có 1 tài khoản ghi NỢ và 1 tài khoản ghi CÓ. Và nên nhớ là tổng số tiền bên NỢ phải bằng tổng số tiền bên CÓ khi hạch toán nợ có của 2 tài khoản.
+Ví dụ 1: Ngày 1/1/2017 Rút tiền gửi ngân hàng ACB về nhập quỹ tiền mặt là 10.000.000=> Nghiệp vụ này ảnh hưởng 2 tài khoản là Tiền mặt (Tk 111) và Tiền gửi ngân hàng TK (112).
+Ví dụ 2: Khách hàng A trả tiền mặt cho Công ty là 10 triệu đồng vào ngày 5/5/2017. Mà khách hàng A mua thiếu từ tháng 2/2017. Nên ngày 5/5/2017, khách hàng A đến Cty để trả tiền mặt => Nghiệp vụ này ảnh hưởng 2 tài khoản là Tiền mặt (TK 111) và phải thu khách hàng (TK 131)
- Lưu ý 1 : Muốn xác định được nghiệp vụ kinh tế xảy ra ảnh hưởng đến tài khoản nào? Thì 100% các bạn phải thuộc Danh mục hệ thống tài khoản theo TT200; Các bạn phải học thuộc thì các bạn mới xác định được nghiệp vụ kinh tế xảy ra ảnh hưởng đến tài khoản nào
=>Câu hỏi đặt ra làm sao thuộc cho nhanh danh mục hệ thống tài khoản thông tư 200 cũng như học thuộc tính chất của tài khoản từ loại 1 cho đến loại 9, không còn cách nào khác thì Học chay danh mục hệ thống tài khoản theo thông tư 200. Các bạn chỉ cần học thuộc tài khoản có 3 chữ số thôi (tài khoản cấp 1, nếu các bạn học thuuộc tài khoản cấp 2 thi quá tuyệt vời, vì khi đi làm hạch toán nợ và có chúng ta phải ghi tài khoản chi tiết nhất, ở đây các bạn là người mới chưa biết kế toán nên học từ từ thì bắt đầu học tài khoản cấp 1).
- Lưu ý 2: Nếu các bạn thấy việc học thuộc danh mục hệ thống tài khoản khó khăn thì vấn đề việc xác định tài khoản cũng rất khó (Vì đơn gian là do không thuộc danh mục hệ thống tài khoản thì làm sao mà xác định được nghiệp vụ ảnh hưởng đến tài khoản nào). Trường hợp bí lắm thì các bạn có thể học theo cách này cho quen trước, sau này học thuộc danh mục hệ thống tài khoản sau cũng không sao. Bằng cách là các bạn phải xác định được 1 nghiệp vụ kinh tế phát sinh xảy ra ảnh hưởng đến từ ngữ nào trong nghiệp vụ đó là các bạn cũng thành công (Tức là ảnh hưởng đến những đối tượng nào trong nghiệp vụ đó)
+Ví dụ 1: Mua Ti vi cho Công ty chưa trả tiền cho Nhà cung cấp Nguyễn Kim, trị giá 30 triệu=> Vậy nghiệp vụ này là ảnh hưởng đến từ ngữ là Ti vi và Nhà cung cấp Nguyễn Kim. Còn Ti vi là tài khoản nào thì các bạn phải học kế toán chương 3 (Kế toán tài sản cố định; CCDC và chi phí trả trước ) thì lúc đó các bạn xác định rõ Ti Vi là tài khoản nào trong danh mục hệ thống tài khoản TT200. Còn nhà cung cấp là tài khoản 331
(Như vậy các bạn thấy việc tôi hướng dẫn theo cách này đã quen rồi thì cứ làm theo cách này, từ đó sẽ đối chiếu giữa những đối tượng ảnh hưởng với tài khoản trong danh mục hệ thống tài khoản thông tư 200).
+Ví dụ 2: Tạm ứng tiền mặt cho Mr A đi công tác Hà Nội 2 ngày là 10 triệu=> Nghiệp vụ này ảnh hưởng đến từ ngữ là TẠM ỨNG VÀ TIỀN MẶT. Vậy tạm ứng là tài khoản 141 và tiền mặt là tài khoản 111.
✔Bước 3: Vậy sau khi xác định ảnh hưởng đến tài khoản nào rồi thì làm sao biết tài khoản nào GHI NỢ và tài khoản nào GHI CÓ. 100% Các bạn phải học thuộc tính chất của các tài khoản từ loại 1 cho đến loại 9. Nhắc lại tính chất như sau:
+Tính chất tài khoản loại 1 ;2 (Tài sản): là tài sản thuộc sở hữu của Công ty Phát sinh tăng ghi bên Nợ và phát sinh giảm ghi bên Có. Số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ nằm bên nợ. (Đây là nguyên tắc chúng ta phải thuộc mà khôn nên hỏi vì sao như vậy). Tài sản thì mang lại lợi ích kinh tế trong tương lai
+Tính chất tài khoản loại 3;4 (Nguồn vốn): Nguồn vốn là nguồn hình thành nên tài sản, bất kỳ 1 tài sản nào cũng có nguồn hình thành (Có 2 nguồn hình thành nên tài sản là Nợ phải trả loại 3 và vốn tự có loại 4. Học thuộc tính chất tài khoản loại 1;2 suy ra tính chất của tài khoản 3;4 (Nguồn vốn) ngược lại loại 1;2 : Tính chất loại 3 ;4 là Phát sinh tăng ghi bên Có và phát sinh giảm ghi bên Nợ. Số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ nằm bên Có.
+Tính chất của loại 5;7(Doanh thu) khi phát sinh tăng doanh thu ghi bên Có ,phát sinh giảm ghi bên nợ là do cuối tháng kết chuyển vào loại 9 để xác định kết quả lãi hoặc lỗ.
+Tính chất của loại 6;8 (Chi phí): Học thuộc tính chất 5;7 suy ra tính chất 6;8 (Chi phí) ngược lại 5;7 . Khi phát sinh tăng chi phí ghi bên Nợ, phát sinh giảm ghi bên Có là do cuối tháng kết chuyển vào loại 9 để xác định kết quả lãi hoặc lỗ. Chi phí chỉ mang lại lợi ích kinh tế trong kỳ hiện tại mà nó phát sinh , không mang lại lợi ích kinh tế trong những kỳ kế toán tiếp theo (Các bạn nên nhớ chỗ này, rất quan trọng).
- Lưu ý: SAU KHI CÁC BẠN ĐÃ NẮM ĐƯỢC TÍNH CHẤT CỦA TỪNG TÀI KHOẢN TỪ LOẠI 1 ĐẾN LOẠI 9=>SAU ĐÂY TÔI TÓM LẠI CÁC Ý CỦA TÍNH CHẤT CỦA TỪNG TÀI KHOẢN (TỪ LOẠI 1 CHO ĐẾN LOẠI 9) ĐỂ CÁC BẠN NẮM RÕ HƠN
+Tài khoản loại 1;2;6;8:Phát sinh TĂNG ghi bên Nợ, phát sinh GIẢM ghi bên Có;
+Tài khoản loại: 3;4;5;7: Ngược lại, phát sinh TĂNG ghi bên Có, phát sinh GIẢM ghi bên Nợ.
=>Chỉ có 3 dòng thôi nhưng nó sẽ giúp ích các bạn rất nhiều trong quá trình học, trước mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, để định khoản được ta chỉ cần xác định xem nghiệp vụ đó liên quan đến tài khoản nào, tài khoản đó thuộc loại nào, phát sinh tăng hay giảm.
+Về số dư tài khoản:
- Tài khoản loại 1;2 có số dư bên Nợ; Số dư cuối kỳ bên nợ=Số dư đầu kỳ bên nợ 1;2+Phát sinh tăng bên nợ-Phát sinh giảm bên có.
- Tài khoản loại 3;4 có số dư bên Có; Số dư cuối kỳ bên có=Số dư đầu kỳ bên Có 3;4+Phát sinh tăng bên có-Phát sinh giảm bên Nợ
- Tài khoản loại 5;6;7;8;9 không có số dư (đây là tài khoản dùng để kết chuyển xác định kết quả kinh doanh, phát sinh bao nhiêu thì kết chuyển bấy nhiêu vào tài khoản 911. Do đó số dư = 0).
✔Bước 4: Sau khi xác định ảnh hưởng đến tài khoản nào rồi và cũng như biết được tính chất của tài khoản rồi thì làm sao biết ghi Nợ và Có của từng tài khoản, cách đơn giản nhất là trong những tài khoản ảnh hưởng mà các bạn xác định được 1 tài khoản ghi Nợ hoặc ghi Có thì tài khoản còn lại phải ghi ngược lại.
+Ví dụ 1: Ngày 1/1/2017 Rút tiền gửi ngân hàng ACB về nhập quỹ tiền mặt là 10.000.000=> Nghiệp vụ này ảnh hưởng 2 tài khoản là Tiền mặt (Tk 111) và Tiền gửi ngân hàng TK (112).=> Vậy sau khi xác định ảnh hưởng 2 tài khoản 111 và 112 rồi thì 2 tài khoản loại 1 (Tăng ghi bên nợ và Giảm ghi bên Có). Chắc chắn 100% là có 1 tài khoản ghi Nợ và 1 tài khoản ghi có. Các bạn xác định tài khoản 112 cho nó dễ là rút tiền gửi ngân hàng nên tiền gửi ngân hàng Giảm=> Tiền gửi ngân hàng giảm ghi bên Có 112 vậy 100% tài khoản còn lại 111 ghi bên Nợ.
+Ví dụ 2: Khách hàng A trả tiền mặt cho Công ty là 10 triệu đồng vào ngày 5/5/2017. Mà khách hàng A mua thiếu từ tháng 2/2017. Nên ngày 5/5/2017, khách hàng A đến Cty để trả tiền mặt => Nghiệp vụ này ảnh hưởng 2 tài khoản là Tiền mặt (TK 111) và phải thu khách hàng (TK 131)=> Sau khi xác định ảnh hưởng 2 tài khoản rồi thì chắc chắn 100% có 1 tài khoản ghi Nợ và 1 tài khoản ghi Có. Trong 2 tài khoản 111 và 131 đây là tài khoản loại 1. Thì tài khoản nào các bạn xác định dễ thì các bạn xác định trước, tài khoản 111 là tiền tăng lên ghi Bên Nợ nên 100% tài khoản còn lại 131 ghi bên Có.
??Để thành thạo luyện ghi nợ và ghi có của tài khoản (hạch toán nợ có), không còn cách nào khác phải luyện tập mà thôi, có nhiều cách để luyện nghiệp vụ nợ và có như sau??:
•Lấy thông tư 200 ra học, trong thông tư sẽ hướng dẫn cho rất nhiều trường hợp hạch toán nợ có, sẽ giúp cho bạn làm quen với vấn đề hạch toán nợ có
•Trước khi đọc thông tư 200 thì các bạn Lấy sách TỰ HỌC KẾ TOÁN được viết dưới dạng CẦM TAY CHỈ VIỆC do chính Tác giả Hải Bùi viết. Viết rất chi tiết và dễ hiểu, sẽ giúp bạn nắm vững kiến thức hạch toán nợ có (Vì trong này có rất nhiều bài tập và bài giải để các bạn làm xong và đối chiếu)
•Lên google search Bài tập và bài giải kế toán để luyện nghiệp vụ hạch toán nợ có. Rất nhiều bài tập và bải giải kế toán tha hồ mà luyện hạch toán nợ có.
✔Bước 5: Sau khi các bạn đã nắm từ Bước 1 đến bước 4 rồi thì tôi nói tiếp bước 5 này như nhắc lại cho các bạn để các bạn nắm rõ hơn
+Thứ nhất là BỘ CHỨNG TỪ ĐẦU VÀO: luôn nhớ là đầu vào là các bạn phải bỏ tiền ra. Hoặc mua chịu. Mà khi mua hàng hoá và dịch vụ thì chắc chắn 100% các bạn phải yêu cầu bên bán xuất cho bạn 1 tờ hoá đơn GTGT hoặc 1 Tờ hoá đơn bán hàng. Các bạn có thể xem mẫu hóa đơn gtgt TRÊN MẠNG NHÉ (google gõ hóa đơn GTGT)
=>Thì lúc này trên tay kế toán đang cầm Chứng từ đầu vào là hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng (như hình bên trên).Từ đó xem là hoá đơn này mua chịu hay là mua bằng tiền mặt hay là mua bằng chuyển khoản để từ đó lập các chứng từ kế toán để ghi sổ. Sau đó kẹp Chứng từ kế toán (chứng từ dùng để ghi sổ) với hoá đơn đầu vào này lại với nhau trở thành 1 bộ chứng từ đầy đủ. Dựa vào chứng từ gốc mà chủ yếu là hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng đầu vào kế toán tiến hành phân tích để xác định tài khoản nợ và tài khoản có rồi tiến hành ghi sổ sách kế toán (Ngoài hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng này ra nếu có chứng từ gốc kèm theo thì có thể có hợp đồng mua bán, biên bản bàn giao, …..Tuỳ theo mỗi trường hợp, không phải trường hợp nào cũng có. Nhưng một điều chắc chắn là phải có hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng đầu vào). Lúc này chắc chắn 100% các bạn sẽ phải hạch toán (ghi sổ như sau):
Nợ chi phí TK 627,642;641;635;811 (Chọn tài khoản chi phí này loại nào thì các bạn học quyển tự học kế toán các bạn sẽ rõ, các bạn có thể lễn google gõ cách sử dụng của từng tài khoản đó là các bạn sẽ biết cách sử dụng từ tài khoản)
Nợ 211;213;153;242;241 (Các bạn sẽ được học trong chương Kế toán tài sản cố định)
Nợ 133 (1;2). Chọn số 1 hay số 2 là tùy theo là thuế GTGT của TSCĐ hay thuế GTGT của hàng hóa và dịch vụ
Nợ 152;1561;151;157. (Các bạn sẽ được học trong kế toán hàng tồn kho)
Có 111;112;331
- Lưu ý: tại trường hợp Bộ chứng từ đầu vào: Đối với trường hợp về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương thì chứng từ đầu vào không phải là hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng mà bộ chứng từ đặc thù của trường hợp này là Bộ hồ sơ lương gồm (Bảng lương, bảng chấm công, Hợp đồng lao động+Phụ lục hợp đồng lao động; Quy chế tiền lương +thưởng)mà chúng ta sẽ học trong chương 4 này. Đây là 1 trường hợp đặc thù của kế toán mà bộ chứng từ đầu vào không cần hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng.
+Thứ hai là BỘ CHỨNG TỪ ĐẦU RA:Đây là hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng mà Công ty khi bán hàng hoá và cung cấp dịch vụ cho khách hàng thì chắc chắn 100% phải xuất hoá đơn cho khách hàng theo đúng quy định của Luật thuế về vấn đề xuất hoá đơn. Khi nào sử dụng hoá đơn bán hàng và khi nào sử dụng hoá đơn GTGT thì các bạn sẽ được học trong quyển sách “Tự Lập báo cáo tài chính và thực hành khai báo thuế” đã được phát hành sẽ chỉ cho các bạn rõ về cách sử dụng hoá đơn. Đây là 1 quyển sách chuyên về thuế và hoá đơn. Cầm trên tay hóa đơn GTGT đầu ra. Chắc chắc 100% các bạn sẽ hạch toán 2 nghiệp vụ
➡Nghiệp vụ 1 doanh thu hoặc thu nhập khác
Nợ 1111;1121;131: Tổng tiền thanh toán (Tùy theo bả chất là bán hàng thu tiền hay chưa để sử dụng tài khoản cho chính xác
Có 511 khi bán hàng hóa và dịch vụ của ngành nghề kinh doanh chính hoặc 711 trrong trường hợp chuyển nhượng TSCĐ các bạn sẽ đọc trong Chương 3 của quyển sách tự học kế toán. Đây là giá chưa VAT (Gọi là giá bán chưa VAT)
Có 33311: Thuế VAT đầu ra: Giá bán chưa Vat *Thuế suất
➡Nghiệp vụ 2: Giá vốn hoặc chi phí khác
Nợ 632 Giá vốn hàng bán của ngành nghề kinh doanh chính hoặc 811 chi phí khác xảy ra khi chuyển nhượng tài sản cố định
Có 155; Có 1561 (Giá mua hàng hóa; Có 154 (Chi phí SXKDD): Số lượng *Đơn giá xuất kho
Hoặc Nợ 811
Nợ 2141 (Hao mòn tài sản cố định hữu hình);2143 (Hao mòn tài sản cố định vô hình)
Có 211 (Tài sản cố định hữu hình); Có 213 (Tài sản cố định vô hình)
+Thứ ba là Chứng từ Sổ phụ ngân hàng: kèm theo Giấy báo nợ và giấy báo có của ngân hàng cũng như các chứng từ liên quan đến ngân hàng(Ví dụ như uỷ nhiệm chi; Giấy nộp tiền mặt; Giấy nộp tiền thuế….). Cách hạch toán (ghi sổ) về chứng từ ngân hàng các bạn đã được học trong chương 2 “Kế toán vốn bằng tiền”
=>Tóm lại: Bên trên là các ý mà tôi tóm lại cho các bạn nắm để các bạn dễ hình dung khi đi làm thực tế. Khi đi làm thực tế thì chỉ xảy ra 4 trường hợp như tôi nói bên trên là Hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng ĐẦU VÀO và Hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng ĐẦU RA Cũng như là sổ phụ ngân hàng và Chứng từ tiền lương (Bên cạnh các chứng từ gốc như hợp đồng kinh tế; Biên bản bàn giao); . => Sau khi biết được nó là hoá đầu vào thì tiến hành phân tích bản chất của hoá đơn đó nó là (Chi phí hay CCDC hay Chi phí trả trước hay hàng tồn kho hay chi phí XDCB dở dang)hoặc là Bộ chứng từ đầu vào liên quan đến tiền lương và các khoản trích theo lương thì chúng ta đã có cách hạch toán riêng cho chuyên đề này để từ đó mà tiến hành ghi vào tài khoản cho đúng hay hoá đơn đầu ra thì dễ dàng ghi 2 nghiệp vụ như trên. Nhưng cái khó của người kế toán là làm sao để có được các hoá đơn đầu vào và hoá đơn đầu ra cũng như Bộ chứng từ tiền lương và các khoản trích theo lương như mong muốn đó đến tay Phòng kế toán thì đó mới là cái quan trọng. Để làm được điều này thì tôi khuyên các bạn nên tìm hiểu hoạt động của Công ty từ đó nắm được quy trình hoạt động của từng phòng ban sẽ biết được quy trình luân chuyển chứng từ từ lúc phát sinh nghiệp vụ cho đến lúc hoàn thành nghiệp vụ. Các bạn nắm rõ quy trình hoạt động cũng như quy trình luân chuyển chứng từ từ phòng ban đến phòng kế toán thì chắc chắn 100% các bạn kiểm soát được=> Từ đó vấn đề làm kế toán trở thành đơn giản.
Xem bài hạch toán nợ có trong kế toán dễ hay khó chỉ dành cho người đã biết kế toán rồi tại đây
Khi được tuyển vào công ty mới thành lập, kế toán mới ra trường không biết bắt đầu từ đâu. Thì xem bài này sẽ biết bắt đầu từ đâu nhé.
Xem tính chất hạch toán nợ có từ loại 1 đến loại 4 (Dành cho các bạn đang học kế toán)
LIÊN HỆ VỚI TÔI
Hotline hỗ trợ: 0914.540.423
Facebook (Hải Bùi): https://www.facebook.com/hai.bui.526
Group Facebook: tự học kế toán và thuế
Fanpage: https://www.facebook.com/tuhocketoanvathue/
Youtube: tự học kế toán
Email: buitanhai1610@gmail.com
Website bán sách tự học kế toán: www.sachketoan.org
