Làm sao biết ghi nợ tài khoản nào và ghi có tài khoản nào của 1 nghiệp vụ kinh tế xảy ra?
Trả lời:
Để biết được Tài khoản nào Ghi nợ và tài khoản nào Ghi có thì các bạn cần phải làm các bước sau:
➤Bước 1: Học thuộc danh mục hệ thống tài khoản theo Thông tư 200. Cụ thể danh mục hệ thống tài khoản theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 (LÊN GOOGLE GÕ HỆ THỐNG TÀI KHOẢN TT200 ĐỂ TẠI VỀ NHÉ)
⇒ Như vậy, trong danh mục hệ thống tài khoản gồm có 9 loại từ loại 1 đến loại 9. Mỗi 1 tài khoản là 1 sổ cái. Và khi đi làm thì cầm trên tay bộ chứng từ gốc và phân tích chắc chắn 100% là chứng từ gốc đó chỉ ảnh hưởng đến 1 trong 9 loại tài khoản trên. Vậy các bạn cố gắng học thuộc nếu muốn làm được kế toán.
➤Bước 2: Phải thuộc tính chất của từng loại tài khoản từ loại 1 đến 9 (Thuộc tính chất của từng loại sổ cái từ loại 1 đến loại 9). Mỗi 1 tài khoản biểu thị cho 1 sổ cái. Sổ cái bao gồm các cột (Cột Số hiệu chứng từ; Cột ngày tháng năm chứng từ; Cột Diễn giải; Cột tài khoản đối ứng và Cột Số phát sinh Nợ; Số phát sinh có). Ví dụ mẫu về sổ cái cho các bạn rõ
=> Như vậy để đơn giản hóa trong quá trình giảng dạy và trình bày cho các bạn rõ, tôi quy ước là biểu thị cho mỗi sổ cái là một chữ T. Vậy với sổ cái 141 trên thì có thể biểu thị bằng chữ T (Mỗi lần viết chữ T là các bạn biết nó là biểu thị cho sổ cái tài khoản) như sau:
NHƯ VẬY, TÍNH CHẤT CỦA TỪNG LOẠI SỐ CÁI (TỪ LOẠI 1 ĐẾN LOẠI 9) ĐƯỢC BIỂU THỊ BẰNG CHỮ T CÓ TÍNH CHẤT NHƯ SAU:
★Thứ nhất: Tính chất của tài khoản loại 1 (Tài sản ngắn hạn) và loại 2 (Tài sản dài hạn)
+Loại 1 là bắt đầu bằng con số 1 (Ví dụ 111;112…).Loại 2 là bắt đầu bằng con số 2 (Ví dụ 211;213;242…). Các bạn có thể xem danh mục hệ thống tài khoản bên trên để biết tài khoản loại 1 gồm những tài khoản nào và tài khoản loại 2 gồm những tài khoản nào.
+Tài khoản loại 1 và tài khoản loại 2 là tài sản.Vậy tài sản là gì???. Tài sản là thuộc sở hữu của doanh nghiệp hoặc của cá nhân nào đó và ai sở hữu nó thì được quyền định đoạt nó và nó mang lại lợi ích kinh tế khi sử dụng nó. Doanh nghiệp nào càng sở hữu nhiều loại 1 và loại 2 thì doanh nghiệp đó càng giàu. Cũng như các bạn bạn nào có nhiều tài sản thì bạn đó càng giàu. Nhưng trong doanh nghiệp thì doanh nghiệp phải làm cho tài sản vận hành tức là cho chuyển động để tạo ra nhiều tài sản hơn.
Ví dụ: như Công ty sẽ dùng tiền mua hàng hóa về bán để kiếm lời=> Vậy là phát sinh nghiệp vụ và => kế toán phải có trách nhiệm theo dõi biến động của tài sản này bằng những tài khoản đã được quy định theo thông tư 200 như bên trên.
Vậy khi có sự biến động tăng, biến động giảm của tài sản loại 1 và loại 2 (tức là sổ cái loại 1 và loại 2) thì kế toán ghi nhận biến động tăng và biến động giảm của tài sản như thế nào. Sơ đồ chữ T (Biểu thị cho sổ cái của 1 tài khoản) dưới đây sẽ cho bạn biết cách theo dõi tăng và cách theo dõi giảm. Hình minh hoạ
Lưu ý: chúng ta không nên hỏi vì sao tài sản loại 1,2 tăng ghi Nợ và giảm ghi Có. Đây là quy định và chúng ta phải học thuộc thôi, không còn cách nào khác. Tại sao đèn đỏ là chúng ta khi chạy xe dừng lại?Đến đây là các bạn hiểu rồi đúng không. Đó là nguyên lý rồi và chúng ta phải thuộc thôi. CPS (Cộng phát sinh) và SDCK (Số dư cuồi kỳ) là cuối mỗi tháng chúng ta thực hiện (Gọi là khóa sổ). Cộng phát sinh (CPS) là chúng ta cộng phát sinh bên nợ và cộng phát sinh bên có bằng 2 đường gạch ngang (Không cộng số dư đầu kỳ nhé). Sau khi có số dư đầu kỳ (SDĐK) được lấy từ số dư cuối kỳ trước chuyển sang cộng với số phát sinh trong kỳ thì chúng ta tính ra được số dư cuối kỳ (SDCK)
★Thứ hai: Tính chất của tài khoản loại 3 (Nợ phải trả) và loại 4 (Vốn chủ sở hữu)
+Loại 3 là bắt đầu bằng con số 3 (Ví dụ 331;341…).Loại 4 là bắt đầu bằng con số 4 (Ví dụ 411;412…). Các bạn có thể xem danh mục hệ thống tài khoản bên trên để biết tài khoản loại 3 gồm những tài khoản nào và tài khoản loại 4 gồm những tài khoản nào.
+Tài khoản Loại 3 (Nợ phải trả) và Loại 4 (Vốn chủ sở hữu). Vậy loại 3 và loại 4 gọi chung là Nguồn vốn. Nguồn vốn tức là cái nguồn hình thành nên Tài sản (Tài khoản loại 1 và tài khoản loại 2). Vậy tài sản (loại 1 và loại 2) được hình thành từ 2 nguồn (Nguồn nợ phải trả loại 3 và Nguồn vồn chủ sở hữu loại 4).
=> Để trả lời câu hỏi vì sao loại 3 và loại 4 là nguồn hình thành nên tài sản loại 1 và loại 2, thì các bạn cần đặt câu hỏi: Tài sản (Loại 1 và loại 2 đó ở đâu mà có?). Tôi ví dụ cho bạn dễ hiểu như sau:
Ví dụ: Tại ngày 31/12/2015 bạn đang có trong tay bằng tiền mặt là 10.000.000. Điều này có nghĩa là Tổng tài sản của bạn tại ngày 31/12/2015 là 10 triệu đồng. Và thế là bạn của bạn sẽ hỏi bạn 10 triệu này ở đâu bạn có vậy. Bạn sẽ trả lời theo 2 cách sau:
• Cách 1: 10 triệu này là của mình, do đi làm tích lũy được 1 năm trời. Tức là bạn đang nói nguồn hình thành nên 10 triệu này là do bạn đi làm và tiết kiệm được và không phải trả cho ai cả. Vậy nguồn hình thành 10 triệu này là đi làm tích lũy được và không phải có nghĩa vụ trả cho ai đó. Nên trong kế toán họ nói là nguồn hình thành tài sản mà không phải trả cho ai thì đó gọi là Nguồn vốn chủ sở hữu.(Tài khoản loại 4). Vì vậy, Tổng tài sản phải bằng tổng nguồn vốn bằng 10 triệu
|
Tổng tài sản=10 triệu |
Tổng nguồn vốn= 10 triệu |
|
Tiền mặt=10 triệu |
Vốn chủ sở hữu=10 triệu |
• Cách 2: 10 triệu này là của mình có 4 triệu đồng đi làm tích lũy được 1 năm trời và không phải trả cho ai. Và 6 triệu còn lại là do mình mượn của bạn mình và phải có nghĩa vụ phải trả lại cho bạn mình là 6 triệu. Vi vậy, tổng tài sản 10 triệu bằng tiền mặt trong trường hợp này được hình thành từ 2 nguồn là Vốn chủ sở hữu (Tài khoản loại 4) là 4 triệu và nợ phải trả (Tài khoản loại 3) là 6 triệu.
=> Vậy khi có sự biến động tăng, biến động giảm của tài khoản loại 3 và loại 4 (Tức là sổ cái loại 3 và loại 4) thì kế toán ghi nhận như thế nào cho sổ cái loại 3 và loại 4, Sơ đồ chữ T dưới đây sẽ cho bạn biết (Sơ đồ chữ T biểu thị cho Sổ cái). Các bạn học thuộc tính chất của tài khoản loại 1 và loại 2 thì Các bạn sẽ nắm được tính chất của tài khoản loại 3 và loại 4 (Vì loại 3 và loại 4 cách ghi nhận ngược với loại1 và loại 2)
★Thứ ba: Tính chất của tài khoản từ loại 5 cho đến loại 9
• Loại 5, và loại 7 gọi chung là Doanh thu và thu nhập của Công ty. Loại 5;7 càng nhiều thì công ty sẽ có doanh thu nhiều và sẽ có tiền => Và loại 5 và loại 7 này phát sinh là khi Công ty bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ cho khách hàng và chắc chắn là thu tiền về. Loại 5 bắt đầu bằng con số 5(Ví dụ 511;515..); Loại 7 bắt đầu bằng con số 7 (Ví dụ 711)
+Loại 5 và 7 cùng tính chất như nhau khi ghi nhận vào sổ sách. Khi công ty bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ cho khách hàng tức là khi đó phát sinh tăng loại 5 và loại 7. Tức là công ty đưa hàng hóa và dịch vụ cho khách hàng để thu tiền về thì lúc này loại 5 và loại 7 tăng lên. Khi loại 5 và loại 7 tăng lên thì Ghi bên CÓ (Vậy là giống với loại 3 và loại 4). Bên NỢ loại 5 và loại 7 giảm xuống với lý do là cuối kỳ kế toán (Tháng, quý, năm) kết chuyển vào tài khoản loại 9 (Xác định kết quả kinh doanh) để xác định lãi hoặc lỗ của Công ty. Nhớ là loại 5 và loại 7 không có số dư cuối kỳ mà tổng phát sinh bên nợ phải bằng Tổng phát sinh bên Có. Hình minh hoạ tính chất của tài khoản loại 5 và loại 7 như sau
• Loại 6 và 8 gọi chung là chi phí của Công ty. Chi phí tức là công ty chắc chắn 100% bỏ tiền ra để được 1 cái lợi ích nào đó và lợi ích này chỉ liên quan đến tháng phát sinh mà không liên quan đến tháng sau (Ví dụ chi phí tiền điện; chi phí thuê mặt bằng; chi phí thuê xe ba gác chở hàng…). Loại 6,8 càng nhiều thì Công ty sẽ có chi phí càng nhiều tức là Công ty phải chi tiền ra càng nhiều. Loại 6 là bắt đầu bằng con số 6 (ví dụ 627;641;642..). Loại 8 bắt đầu bằng con số 8 (ví dụ 811).
+Loại 6 và 8 cùng tính chất như nhau khi ghi nhận vào sổ sách. Khi phát sinh tăng loại 6 và loại 8 tức là khi công ty bỏ tiền ra để có 1 dịch vụ. Vậy khi loại 6 và loại 8 tăng lên thì GHI BÊN NỢ (vậy là giống với loại 1 và loại 2). GHI BÊN CÓ loại 6 và loại 8 giảm xuống với lý do là cuối kỳ kế toán (Tháng, quý, năm) kết chuyển vào tài khoản loại 9 (Xác định kết quả kinh doanh) để xác định lãi hoặc lỗ của Công ty. Cụ thể minh hoạ tính chất của tài khoản chi phí loại 6,8 như hình minh hoạ bên dưới.
=> Vậy tính chất từ tài khoản loại 5 đến tài khoản loại 9 có mối quan hệ mật thiết với nhau. Với sơ đồ chữ T bên dưới sẽ giúp bạn hiểu được tính chất từ tài khoản loại 5 đến tài khoản loại 9 nó có mối quan hệ như thế nào. Mối quan hệ từ loại 5 cho đến loại 8 cuối kỳ kế toán (Tháng, Quý, Năm) kết chuyển vào tài khoản loại 9 (Tên là xác định kết quả kinh doanh) với mục định là để xác định công ty làm ăn lời hay lỗ để từ đó tính ra số thuế TNDN phải nộp cho nhà nước là bao nhiêu. Chỉ như vậy thôi, nên khi học thì chúng ta nên học thuộc sơ đồ mối quan hệ bên dưới.
SAU KHI CÁC BẠN ĐÃ NẮM ĐƯỢC TÍNH CHẤT CỦA TỪNG TÀI KHOẢN TỪ LOẠI 1 ĐẾN LOẠI 9=>SAU ĐÂY TÔI TÓM LẠI CÁC Ý CỦA TÍNH CHẤT CỦA TỪNG TÀI KHOẢN(TỪ LOẠI 1 CHO ĐẾN LOẠI 9) ĐỂ CÁC BẠN NẮM RÕ HƠN
- Tài khoản loại 1;2;6;8:Phát sinh TĂNG ghi bên Nợ, phát sinh GIẢM ghi bên Có;
- Tài khoản loại: 3;4;5;7: Ngược lại, phát sinh TĂNG ghi bên Có, phát sinh GIẢM ghi bên Nợ.
=> Chỉ có 3 dòng thôi nhưng nó sẽ giúp ích các bạn rất nhiều trong quá trình học, trước mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, để định khoản được ta chỉ cần xác định xem nghiệp vụ đó liên quan đến tài khoản nào, tài khoản đó thuộc loại nào, phát sinh tăng hay giảm.
- Về số dư tài khoản:
+Tài khoản loại 1;2 có số dư bên Nợ;
+Tài khoản loại 3;4 có số dư bên Có;
+Tài khoản loại 5;6;7;8;9không có số dư (đây là tài khoản dùng để kết chuyển xác định kết quả kinh doanh, phát sinh bao nhiêu thì kết chuyển bấy nhiêu vào tài khoản 911. Do đó số dư = 0).
Để xác định số dư các tài khoản ta có công thức:
|
Số dư cuối kỳ = Số dư đầu kỳ + Phát sinh tăng – Phát sinh giảm. |
➤Bước 3: Sau khi đã biết được tính chất của từng loại tài khoản rồi, thì vấn đề còn lại là các bạn cầm trên tay bộ chứng từ và phân tích bộ chứng từ đó xem nghiệp vụ đó ảnh hưởng đến những tài khoản nào (chỉ ảnh hưởng từ loại 1 đến loại 9 và chọn thôi) từ đó tiến hành ghi NỢ VÀ GHI CÓ thôi.
Lưu ý: 1 nghiệp vụ kinh tế phát sinh xảy ra chỉ ảnh hưởng ít nhất 2 tài khoản. Trong đó phải có 1 tài khoản ghi nợ và 1 tài khoản ghi có. Nếu ảnh hưởng 3 tài khoản thì phải có 2 nợ 1 có hoặc 2 có 1 nợ và Tổng số tiền bên nợ phải bằng tổng số tiền bên có. Vấn đề làm sao cầm trên tay bộ chứng từ xác định được ảnh hưởng đến tài khoản nào trong danh mục hệ thống thông tư 200 thì các bạn sẽ được học trong chương 3,4,5
CPA; CPT Bùi Tấn Hải- Tác giả Bộ sách Bí quyết tự học kế toán dành cho người chưa biết
LIÊN HỆ VỚI TÔI
Hotline hỗ trợ: 0914.540.423
Facebook (Hải Bùi): https://www.facebook.com/hai.bui.526
Group Facebook: tự học kế toán và thuế
Fanpage: https://www.facebook.com/tuhocketoanvathue/
Youtube: tự học kế toán
Email: buitanhai1610@gmail.com
Website bán sách tự học kế toán: www.sachketoan.org
