VÀO CÔNG TY MỚI TỪ SỔ NHẬT KÝ CHUNG TÌM RA ĐƯỢC 1 NGHIỆP VỤ HẠCH TOÁN NỢ CÓ=> RỒI XEM LẠI BỘ CHỨNG TỪ=> NHƯNG KHÔNG HIỂU LÀM SAO ĐỂ CÓ ĐƯỢC BỘ CHỨNG TỪ ĐÓ???
Vấn đề hạch toán nợ có của 1 nghiệp vụ thì quá chi là đơn giản. Vấn đề cốt lỗi ở đây là làm sao để làm sao làm ra được bộ chứng từ của nghiệp vụ đó. Làm sao hiểu được trình tự thực hiện của nghiệp vụ đó để có được bộ chứng từ => Đó mới là điều tôi muốn nói ở đây. Vì kho có chứng từ rồi thì hạch toán nợ có đã có sách hướng dẫn rồi. Còn làm sao để có được bộ chứng từ đó thì không có sách nào chỉ cả
Bài viết này sẽ giúp cho các bạn làm sao từ sổ nhật ký chung=> Tìm 1 nghiệp vụ hạch toán nợ có bất kỳ trong sổ=> Sau đó tìm ra bộ chứng từ của nghiệp vụ đó và Hiểu được Bộ chứng từ đó trình tự được thực hiện như thế nào và luân chuyển ra làm sao cũng như trình tự ký tá ra làm sao?
Các bạn cần tuần tự thực hiện 2 bước sau thì các bạn sẽ biết nguyên tắc tìm hiểu làm sao để hiểu được trình tự thực hiện của 1 nghiệp vụ để có được bộ chứng từ mong muốn. Từ đó vấn đề ghi sổ hạch toán nợ có của Kế toán trở nên dễ dàng
➤➤Bước thứ nhất: Lấy sổ nhật ký chung của 1 đến 2 tháng gần nhất ra xem Xem ở đây là xem nghiệp vụ và xem bộ chứng từ kèm theo để hiểu nghiệp vụ đó gồm những chứng từ nào và cách kiểm soát nghiệp vụ ra làm sao?.Chỉ làm được điều này khi trước đó công ty đã có hoạt động và đã có ghi sổ sách kế toán, còn nếu Công ty mới 100% thì chưa có sổ sách kế toán thì không thể nào mà lấy sổ nhật ký chung ra xem được mà chúng ta phải là người tự thiết các quy trình xử lý từng nghiệp vụ trong công ty gồm những bước nào và kèm theo từng bước là những loại chứng từ nào.
Ví dụ mẫu về bộ chứng từ của Quy trình sửa chữa xe ô tô cho khách hàng
• Ví dụ từ sổ nhật ký chung của Công ty dịch vụ sửa chữa xe ô tô. Các bạn thấy kế toán đang hạch toán như sau:
Nợ 131: 5.959.700
Có 5113: 5.417.909
Có 33311:541.791
Trên dòng diễn giải ghi là: Phải thu tiền dịch vụ sửa chữa xe ô tô cho khách hàng Lê Hòa Bảo Khiêm số xe 79A11949.=> Sau đó các bạn tìm ra được Bộ chứng từ của nghiệp vụ này là Phiếu kế toán phải thu và kèm theo sau là hóa đơn GTGT +Phiếu quyết toán sửa chữa xe+ Lệnh sửa chữa+Phiếu cấp phát vật tư/phụ tùng/Kiêm phiếu xuất kho.
==>Như vậy nhiệm vụ của các bạn là tìm hiểu trong Quy trình sửa chữa xe cho khách để hiểu bộ chứng từ trên thì cách thức thực hiện như thế nào, chứng từ nào có trước, chứng từ nào có sau và ký ta ra làm sao. Xem cách tìm hiểu Quy trình của nghiệp vụ này tại Bước thứ 2 bên dưới để rõ hơn về Quy trình thực hiện. Xem phần bước 2 sẽ rõ
➤➤Bước thứ 2: Sau khi các bạn đã nhìn thấy bộ chứng từ của từng nghiệp vụ tại Bước thứ nhất rồi. Vậy nhiệm vụ của các bạn tiếp theo là tìm hiểu Quy trình thực hiện của nghiệp vụ đó để các bạn biết được trong quy trình đó thì chứng từ nào lập trước và chứng từ nào lập sau. Luân chuyển chứng từ và ký tá ra làm sao. Hiểu được Bước thứ 1 và Bước thứ 2. Tôi đảm bảo các bạn sẽ làm được kế toán.
TÌM HIỂU QUY TRÌNH DỊCH VỤ SỬA CHỮA XE Ô TÔ ĐỂ BIẾT CÁCH LÀM CỦA NGHIỆP VỤ SỬA CHỮA XE Ô TÔ GỒM NHỮNG BƯỚC NÀO? MỖI BƯỚC ĐƯỢC LẬP CHỨNG TỪ GÌ VÀ KÝ TÁ RA LÀM SAO? CỦA VÍ DỤ A TẠI BƯỚC THỨ 1
✦Bước 1: GIAO DỊCH KHÁCH HÀNG
1. Xe vào xưởng, Tư vấn dịch vụ (hay còn gọi là cố vấn dịch vụ) tiếp cận, nắm bắt tình trạng xe, ghi nhận nhu cầu của khách hàng và làm phiếu báo giá cho khách ký xác nhận, sau đó làm lệnh sửa chữa chuyển ra xe bị hư. Đồng thời lập phiếu đề nghị cấp vật tư (kiêm xuất kho) 3 liên chuyển sang kho phụ tùng.
2. Quản đốc nhận xe khi có Lệnh sửa chữa, bàn giao xe cho tổ trưởng (tùy theo loại hình sửa chữa). Tổ trưởng phân công lại công việc cho tổ viên, khi nhận xe tổ viên sẽ cầm lệnh sửa chữa vào kho lãnh phụ tùng.
Xem mẫu LỆNH SỬA CHỮA
• Lập lệnh sửa chữa. => Tư vấn dịch vụ lập (TVDV). Và TVDV phải giải thích các công việc làm và đơn giá và yêu cầu khách hàng ký. TVDV giao cho Quản đốc và Quản đốc giao cho Kỷ thuật viên. Nhớ có chữ ký của khách hàng để xác nhận vào những vấn để cần sửa.
✦Bước 2: CẤP PHÁT VẬT TƯ PHỤ TÙNG
Thủ kho nhận lệnh sửa và Phiếu cấp vật tư phụ tùng kiêm phiếu xuất kho. Kiểm tra
• Nếu còn hàng tồn: Lấy hàng, ghi mã vật tư, số lượng chuyển giao cho kế toán kho kiểm tra, xác nhận trên phiếu đề nghị cấp vật tư (kiêm xuất kho). => Rồi chuyển cho Kỷ thuật viên ký và kế toán kho và thủ kho ký.=> 1 liên lưu tại Thủ kho, 1 liên để chuyển chuyển cho KẾ TOÁN KHO LẬP PHIẾU XUẤT KHO TRONG PHẦN MỀM. 1 liên sẽ lưu với quyết toán sửa chữa
• Nếu không còn hàng:
Đặt hàng trong hệ thống (Tức là Cty con, Chi nhánh khác…thuộc hệ thống)
+Thủ kho làm đơn đặt hàng, có xác nhận của kế toán kho và trưởng phòng dịch vụ. Đặt hàng bên khu vực Nam Bộ
Lưu ý: trong hệ thống tức là những công ty con, chi nhánh phụ thuộc của Công ty. Vì Công ty này có nhiều công ty con và chi nhánh
Mua hàng ngoài hệ thống
+Thủ kho làm đề xuất mua hàng, có xác nhận của kế toán kho và trưởng phòng dịch vụ giao cho phụ trách cung ứng
Lưu ý: Ngoài hệ thống tức là mua bên ngoài những công ty con và chi nhánh phụ thuộc của Công ty.
Mẫu PHIẾU CẤP VẬT TƯ PHỤ TÙNG/KIÊM PHIẾU XUẤT KHO mà Cố vấn dịch vụ lập (Hay gọi là tư vấn dịch vụ)
✦Bước 3: LẬP PHIẾU XUẤT KHO do kế toán lập
– Kế toán kho tiếp nhận phiếu đề nghị cung cấp vật tư kiêm phiếu xuất kho từ thủ kho kiểm tra số lượng hàng xuất, mã phụ tùng và tiến hành lập phiếu xuất kho thành 3 liên và kẹp thành 03 bộ chứng từ ( Phiếu xuất kho+Lệnh sửa chữa + Phiếu đề nghị cấp vật tư ( kiêm xuất kho ).Thủ kho lưu 1 bộ ( Phiếu xuất kho +phiếu đề nghị cấp vật tư ( kiêm xuất kho )+Lệnh sửa chữa ) phải có đầy đủ chữ ký của các bên liên đới. Và kế toán kho lưu 1 bộ ( Phiếu xuất kho +phiếu đề nghị cấp vật tư ( kiêm xuất kho )+Lệnh sửa chữa )
– Tổ viên khi nhận hàng, ký xác nhận đúng mã, đúng số lượng giao hàng và cầm 01 bộ chứng từ ra kẹp vào xe (còn 01 bộ kế toán kho lưu ), để khi hoàn thành công việc Quản Đốc sẽ cầm bộ chứng từ giao cho cố vấn dịch vụ để dựa vào bộ chứng từ đó làm phiếu sửa chữa tính tiền khách (Quyết toán sửa chữa)
Xem mẫu PHIẾU XUẤT KHO do kế toán lập 3 liên kẹp chung với (Lệnh sửa chữa+Phiếu cấp vật tư phụ tùng/kiêm phiếu xuất kho)
✦Bước 4: LẬP PHIẾU QUYẾT TOÁN SỬA CHỮA.
Sau khi xe hoàn thành . CVDV lên bộ chứng từ mới (Phiếu quyết toán sửa chữa+ Phiếu cấp vật tư, phụ tùng/kiêm phiếu xuất kho + Phiếu xuất kho + Lệnh sửa chữa ) giao cho kế toán dịch vụ. Lập quyết toán sửa chữa lập 3 liên. 1 khách hàng. 1 đưa cho thu ngân thu tiền và 1 lưu tại kế toán dịch vụ phụ tùng để xuất hoá đơn.
Mẫu QUYẾT TOÁN SỬA CHỮA do cố vấn dịch vụ lập có chữ ký của Khách hàng, Kế toán dịch vụ, Cố vấn dịch vụ và Trưởng Phòng dịch vụ
✦Bước5: XUẤT HÓA ĐƠN GTGT, GHI NHẬN DOANH THU
– Kế toán dịch vụ kiểm tra giá bán, số lượng hàng xuất đối chiếu với kế toán kho, ký xác nhận giao lại cho kế toán bán hàng xuất hóa đơn rồi hướng dẫn và hỗ trợ khách đi nộp tiền tại phòng thủ quỹ.
– Sau khi xuất hóa đơn (tổng hợp), kế toán bán hàng vào lại hóa đơn và lọc chi tiết hạch toán doanh thu vật tư, công thợ.
– Chứng từ lưu trữ ghi nhận doanh thu: báo giá (đối với những xe có giá trị sửa chữa lớn), lệnh sửa chữa, phiếu cấp phát vật tư, phụng tùng/kiêm phiếu xuất kho, phiếu xuất kho, phiếu quyết toán sửa chữa và hoá đơn gtgt xuất cho khách hàng.
– Cuối ngày kế toán dịch vụ lập bảng kê sửa chữa xe đối chiếu với thủ quỹ, cố vấn dịch vụ và có chữ ký xác nhận của 3 bên
Kế toán dịch vụ phụ tùng dựa vào quyết toán sửa chữa kèm theo phiếu cấp phát vật tự/ phụ tùng kiêm phiếu xuất kho lập Hoá đơn GTGT cho khách hàng
✦Bước 6: THU TIỀN KHÁCH VÀ VIẾT GIẤY RA CỔNG
• Đối với khách có thu tiền.
– Thủ quỹ thu tiền khách dựa trên Phiếu thu kèm theo phiếu quyết toán sửa chữa, đóng dấu đã thu tiền trên Phiếu quyết toán sửa chữa và ký giấy ra cổng.
– Trong quá trình thu tiền kế toán thanh tóan tiến hành lập phiếu thu cho khách hàng. Lập thành 3 liên chuyển chứng từ cho các bộ phận liên quan.
• Đối với khách không thu tiền (trường hợp xe làm bảo hiểm, bảo hành, và xe vào xin báo giá hoặc kiểm tra nhỏ không tính tiền )
– Xe làm bảo hiểm: đối với những xe làm bảo hiểm, kế toán dịch vụ sẽ là người ký giấy ra cổng, dựa vào bộ chứng từ có kèm thêm phiếu xác nhận nợ của bảo hiểm ( có liên kết )– Xe PDI: kế toán dịch vụ sẽ là người ký giấy ra cổng, dựa vào bộ chứng từ có kèm thêm phiếu yêu cầu sửa chữa và báo giá.– Xe xin báo giá hoặc kiểm tra xe ( không tính tiền ): kế toán dịch vụ sẽ là người ký giấy ra cổng.
=>Qua tìm hiểu quy trình trên, tôi thấy quy trình trên chặt chẽ và rõ ràng. Có điểm này tại Bước 6 cần cải thiện thêm về chỗ thu tiền để khi xảy ra thì biết cách mà xử lý.
• Nếu xưởng sửa chữa ở xa văn phòng công ty, (Vì thủ quỹ ở văn phòng)=> Kế toán dịch vụ sẽ trực tiếp thu tiền và trong ngày hôm đó, kế toán dịch vụ phải nộp tiền cho thủ quỹ và kế toán thanh toán sẽ làm phiếu thu (Nhớ có phiếu thu của kế toán thanh toán thì mới thu tiền)
• Nếu xưởng sửa chữa ở gần văn phòng công ty thì thủ quỹ là người trực tiếp thu tiền
Hoàn chỉnh về hạch toán của nghiệp vụ sửa chữa xe ô tô dựa trên bộ chứng từ của toàn bộ quy trình để các bạn dễ hình dung. Lưu ý những tài khoản con 62104004; 51131101;627204… sau này đi làm thì các bạn được quyền mỡ tài khoản con để cho mục đích quản lý của các bạn, nhà nước không có cấm
- Khi xuất kho phụ tùng sửa chữa xe thì làm phiếu xuất kho kèm theo phiếu đề nghị xuất vật tư sửa chữa (KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO SẼ HẠCH TOÁN).
Nợ TK 62104001 (Theo đích danh từng mã DVSC của từng xe để tập hợp chi phí sữa chữa xe cho từng chiếc xe)
Có TK 152
- Sau khi sửa chữa, Kế toán dịch vụ sẽ dựa trên quyết toán sửa chữa mà cố vấn dịch vụ làm để XUẤT HOÁ ĐƠN GTGT cho khách hàng bao gồm tiền công sửa chữa và vật tư phụ tùng. Nếu khách hàng mà lấy hoá đơn thì tạo mã của khách hàng đó (Xem quy định đặt mã khách hàng). Nếu khách hàng không lấy hoá đơn thì tạo mã chung là khách lẻ. Sau khi xuất hoá đơn xong và dựa vào hoá đơn để lập chứng từ kế toán và ghi sổ nghiệp vụ doanh thu như sau:
Mẫu quyết toán sửa chữa và Mẫu hoá đơn
Nợ TK 131 (Phải thu khách hàng)
Có TK 51131101 – Doanh thu phụ tùng
Có TK 51131102 – Doanh thu tiền công
Có TK 33311- Thuế GTGT
- Chi phí nhân công sửa chữa, KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG SẼ HẠCH TOÁN (Dựa vào bảng lương)
Nợ TK 62204
Có TK 334,111,112,338
(Nghiệp vụ trên sẽ do kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương cũng như kế toán thanh toán hạch toán. NHƯNG VIỆC THEO DÕI BÊN NỢ 622 XEM CÓ ĐÚNG HẠCH TOÁN HAY KHÔNG LÀ TRÁCH NHIỆM CỦA KẾ TOÁN DỊCH VỤ SỬA CHỮA).
- Chi phí sản xuất chung:(Sẽ do kế toán từng phần hành hạch toán. NHƯNG VIỆC THEO DÕI BÊN NỢ 627 XEM CÓ ĐÚNG HẠCH TOÁN HAY KHÔNG LÀ TRÁCH NHIỆM CỦA KẾ TOÁN DỊCH VỤ SỬA CHỮA)
• Chi phí nhân viên phân xưởng DVSC
Nợ TK 6271
Có TK 111,112,334,338,…
• Chi phí vật liệu phân xưởng DVSC,
Nợ TK 627204
Có TK 111,112,152,…
• Chi phí dụng cụ phân xưởng DVSC.
Nợ TK 627304
Có TK 111,112,153,…
• Chi phí khấu hao TSCĐ phân xưởng DVSC.
Nợ TK 627404
Có 2141
• Chi phí dịch vụ mua ngoài
Nợ TK 6277
Có TK 111,112,331,…
• Chi phí bằng tiền khác
Nợ TK 6278
Có TK 111,112,331,…
- Cuối tháng, chạy giá thành dịch vụ sửa chữa có sự hỗ trợ từ phần mềm kế toán, kế toán dịch vụ sẽ làm nghiệp vụ này.
Nợ TK 15404101
Có TK 62104001
Có TK 62204 (Khi hạch toán thì hạch toán những tài khoản con)
Có TK 627 (Khi hạch toán thì hạch toán những tài khoản con)
Đối với những mã DVSC đã xuất hóa đơn phần mềm sẽ tiến hành hạch toán thẳng vào giá vốn đích danh từng mã DVSC. KẾ TOÁN DỊCH VỤ SẼ LÀM PHẦN NÀY
Nợ TK 632
Có TK 15404101
- Đối với những mã DVSC chưa xuất hóa đơn hạch toán treo trên 15404101 (Dịch vụ còn đang sửa chữa dở dang. Chỉ bao gồm vật tư phụ tùng. Còn 622 và 627 đã kết chuyển hết vào 632).
Tìm hiểu mẫu quy trình (Quy trình mua hàng, Quy trình bán hàng...) tại đây
Xem mẫu quy trình thu chi tại đây
LIÊN HỆ VỚI TÔI
Hotline hỗ trợ: 0914.540.423
Facebook (Hải Bùi): https://www.facebook.com/hai.bui.526
Group Facebook: tự học kế toán và thuế
Fanpage: https://www.facebook.com/tuhocketoanvathue/
Youtube: tự học kế toán
Email: buitanhai1610@gmail.com
Website bán sách tự học kế toán: www.sachketoan.org
