KHI CÁC BẠN ĐƯỢC TUYỂN VÀO VỊ TRÍ KẾ TOÁN BÁN HÀNG THEO DÕI CÔNG NỢ PHẢI THU VÀ XUẤT HÓA ĐƠN CHO KHÁCH HÀNG THÌ CÁC BẠN CẦN THỰC HIỆN NHỮNG BƯỚC NÀO ĐỂ LÀM TỐT CÔNG VIỆC ĐƯỢC GIAO
✔CÂU HỎI:KHI CÁC BẠN ĐƯỢC TUYỂN VÀO VỊ TRÍ KẾ TOÁN VIÊN TỪNG PHẦN HÀNH (KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG, KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO, KẾ TOÁN THANH TOÁN.....), nhưng bạn không biết bắt đầu tư đầu, tìm hiểu như thế nào ĐỂ LÀM TỐT CÔNG VIỆC ĐƯỢC GIAO?.
(Rất cần thiết cho những bạn đang đang chuẩn bị đi làm kế toán, các bạn đang học kế toán, các bạn đang muốn làm kế toán...Dành cho sinh viên chuyên ngành kế toán. Dành cho những bạn chưa biết gì về kế toán)
✔TRẢ LỜI Trước khi trả lời câu hỏi này, các bạn cần thống nhất nguyên tắc quy trình làm kế toán như sau:
Kế toán từng phần hành là Thu thập chứng từ, thông tin từ các phòng ban khác chuyển qua=> Tiến hành KIỂM TRA (Hợp pháp, hợp lý, hợp lệ)=> Lập chứng từ kế toán=> Ghi sổ=> Khoá sổ=>Lập báo cáo. VẬY SUY CHO CÙNG CÔNG VIỆC CUỐI CÙNG CỦA NGƯỜI LÀM KẾ TOÁN LÀ LẬP BÁO CÁO.
Vậy kế toán từng phần hành, cần tuần tự thực hiện các bước sau để làm tốt CÔNG VIỆC BÁO CÁO CỦA MÌNH. (Đây cũng có thể là Câu trả lời khi các bạn đi phỏng vấn tuyển dụng vào từng vị trí kế toán từng phần hành)
- B1: Phải biết kế toán trưởng phân công cho mình theo dõi và hạch toán (ghi sổ) những tài khoản nào?
- B2: Phải biết cách sử dụng những tài khoản đó (Tức là biết tính chất cũng như cách ghi sổ của từng tài khoản mà mình đang theo dõi. Muốn biết cái này phải đọc TT200)
- B3: Phải biết bộ chứng từ dùng để hạch toán (ghi sổ) BÊN CÓ VÀ BÊN NỢ của từng tài khoản mình theo dõi. Vấn đề này thì các bạn chịu khó xem B4 để biết cách vì sao có bộ chứng từ đó.
- B4: Phải Tìm hiểu, Quy trình, Quy định có liên quan trực tiếp đến bộ chứng từ của B3. Tức là chúng ta đã xác định được là Bộ chứng từ tại B3 rồi. Nhưng làm sao có được bộ chứng từ của B3 đó mới là điều quan trọng. Do đó, chúng ta cần phải tìm hiểu quy trình, quy định liên quan trực tiếp đến nghiêp vụ mà chúng ta phụ trách thì chúng ta sẽ biết được cách lập BỘ CHỨNG TỪ MÀ CHÚNG TA MONG MUỐN (Ví dụ như tìm hiểu quy trình bán hàng thì chúng ta sẽ biết được bộ chứng từ nghiệp vụ bán hàng, Chúng ta tìm hiểu quy trình mua hàng nhập kho thì chúng ta sẽ biết bộ chứng từ của nghiệp vụ mua hàng nhập kho....). Tí nữa, chúng ta xem ví dụ thì chúng ta sẽ rõ vì sao có bộ chứng từ của nghiệp vụ đó (Bạn có thể xem tìm hiểu bộ chứng từ tại Bước.
- B5: Sau khi có BỘ CHỨNG TỪ CỦA B4 thì các bạn tiến hành ghi sổ của nghiệp vụ đó (Gồm Nhật ký chung, Sổ cái, Sổ chi tiết)
- B6: Sau khi ghi sổ xong thì cuối kỳ khoá sổ và CHÚNG TA LẬP BÁO CÁO CHO SẾP CŨNG NHƯ CHO CƠ QUAN CHỨC NĂNG .
(Muốn biết báo cáo nào thì các bạn dựa ngay vào tài khoản mà mình theo dõi thì mình sẽ biết cung cấp cho Sếp những loại báo cáo nào theo nhu cầu của Quản lý của Sếp. Rất đơn giản. Ví dụ mình đang theo dõi công nợ phải thu (TK 131) thì chắc chắn 100% là báo cáo về Bảng tổng hợp công nợ phải thu khách hàng chứ không thể nào mà báo cáo về hàng tồn kho được).
VÍ DỤ CÁC BẠN ĐƯỢC TUYỂN VÀO VỊ TRÍ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ THEO DÕI CÔNG NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG VÀ XUẤT HÓA ĐƠN . CÁC BẠN PHẢI THỰC HIỆN NHỮNG BƯỚC NÀO ĐỂ CÁC BẠN CÓ THỂ LÀM ĐƯỢC KẾ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ THEO DÕI CÔNG NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG VÀ XUẤT HÓA ĐƠN
Trước khi trả lời các bước để làm tốt vai trò của KẾ TOÁN BÁN HÀNG, THEO DÕI CÔNG NỢ VÀ XUẤT HÓA ĐƠN. Thì các bạn có thể đứng vai trò là người quản lý là ông chủ thì theo quan điểm của các bạn, Ông chủ và Sếp cần biết những gì về công nợ phải thu:
- Thứ nhất: Phải biết được chi tiết danh sách công nợ theo tuổi nợ của từng khách hàng tại thời điểm bất kỳ (Tức là phải biết công nợ nào đến hạn thu tiền, công nợ nào quá hạn, công nợ nào khó đòi)
- Thứ hai: Về vấn đề xuất hóa đơn là phải theo quy định, quy trình của Công ty ban hành, phù hợp theo quy định của Luật thuế. Những trường hợp không theo quy trình, quy định của Công ty thì phải có sự xét duyệt của Giám đốc.
- ………………
Như vậy, các bạn đã biết được mục đích của nhà Ông chủ là gì rồi. Để đáp ứng được nhu cầu của Ông chủ, các bạn được tuyển vào vị trí KẾ TOÁN BÁN HÀNG VA THEO DÕI CÔNG NỢ , các bạn cần phải thực hiện những bước sau:
- B1: Phải biết kế toán trưởng phân công cho mình theo dõi và hạch toán (ghi sổ) những tài khoản nào?.
Vậy với ví trí KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ THEO DÕI CÔNG NỢ PHẢI THU: thì các bạn theo dõi BÊN NỢ VÀ BÊN CÓ 131 nhưng hạch toán chỉ duy nhất hạch toán NỢ 131 CÓ 511 CÓ 33311 (không phân biệt đã thu tiền hay chưa thu tiền). Bên Có 131 thì sẽ do kế toán thanh toán hạch toán (Nợ 111;112 có 131).
- B2: Phải biết cách sử dụng những tài khoản đó (tức là biết tính chất cũng như cách ghi sổ của từng tài khoản mà mình đang theo dõi.)
Muốn biết cách sử dụng từng tài khoản thì các bạn phải
+Đọc thông tư 200 về chế độ kế toán của tài khoản 131;511;33311 để biết cách sử dụng. Với ví trí vai trò của kế toán bán hàng và theo dõi công nợ như nghiệp vụ trên thì quá dễ dàng cho các bạn (Vì đã được kế toán trưởng chỉ định luôn luôn hạch toán như vậy)
Như vậy, kế toán trưởng đã phân công cho kế toán bán hàng chỉ hạch toán duy nhất 1 nghiệp vụ trên mà không phân biệt là đã thu tiền hay chưa thu tiền.
- B3: Phải biết bộ chứng từ dùng để hạch toán nghiệp vụ trên (Nợ 131 Có 511 Có 33311)
Trả lời: Đây là nghiệp vụ đầu ra nên
+Chắc chắn 100% là xuất Hoá đơn GTGT hoặc Hóa đơn bán hàng cho khách hàng. Đây là chứng từ gốc chứng minh nghiệp vụ đã hoàn thành và dùng để ghi nghiệp vụ trên (Nợ 131 có 511 có 33311), ngoài ra kèm theo những loại chứng từ sau để củng cố bộ chứng từ chặt chẽ hơn:
+Hợp đồng hoặc đơn đặt hàng,
+Phiếu giao hàng giữa nhà cung cấp và Công ty
Muốn biết bộ chứng từ trên làm sao có và cái nào có trước, cái nào có sau thì Các bạn phải tìm hiểu bước 4 (B4)
- B4: Phải Tìm hiểu, Quy trình, Quy định có liên quan trực tiếp đến bộ chứng từ của B3. Tức là chúng ta đã xác định được là Bộ chứng từ tại B3 rồi. Nhưng làm sao có được bộ chứng từ của B3 từ lúc khách hàng vào đặt hàng cho đến khi thu tiền của khách hàng. Do đó, chúng ta cần phải tìm hiểu quy trình, quy định liên quan trực tiếp đến nghiêp vụ mà chúng ta phụ trách thì chúng ta sẽ biết được công việc của chúng ta là kiểm tra chứng từ gốc nào trước khi thực hiện 1 hành động của chúng ta.
•➤Như chúng ta biết được là để ghi nghiệp vụ trên thì phải có hóa đơn GTGT xuất cho khách hàng. Vậy nhiệm vụ của kế toán là làm sao xuất được tờ hóa đơn cho khách hàng. Làm được điều này thì các bạn biết làm KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ THEO DÕI CÔNG NỢ.
•➤Như các bạn biết theo TT39 về vấn đề khi nào xuất hóa đơn GTGT cho khách hàng (Giả sử tôi chỉ đề cập đến trường hợp Công ty kinh doanh buôn bán mặt hàng mà cầm nắm được), khi và chỉ khi “Chuyển giao rủi ro về hàng hóa từ người bán cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa thu tiền” thì 100% PHẢI XUẤT HÓA ĐƠN CHO KHÁCH HÀNG.
Ví dụ: các bạn có thể tham khảo quy trình bán xe ô tô trong trường hợp bán hàng thu bằng tiền mặt (Và quy trình này quy định nếu bán hàng thu bằng tiền mặt thì chỉ khi nào khách hàng trả tiền 100% thì các bạn mới xuất hóa đơn) để các bạn có thể biết được là công việc của kế toán bán hàng là xuất hóa đơn tại bước nào trong quy trình để các bạn tập trung vào bước đó và trước khi xuất hóa đơn thì cần phải kiểm tra những chứng từ gốc nào và kiểm tra như thế nào?
Bước 1: TƯ VẤN BÁN HÀNG.
1. Tiếp cận, nắm bắt và ghi nhận nhu cầu của khách hàng.
2. Thông báo tới khách hàng thời gian lập hợp đồng và số tiền thanh toán đặt cọc lần 1
3. Lập “ Hợp đồng mua bán xe” ( 4 bản) và trình Ban Lãnh Đạo ký hợp đồng. (Thực hiện theo quy định soạn thảo hợp đồng)
4. Lưu - chuyển chứng từ: trong đó.
Lưu tại phòng kinh doanh:
+“ Hợp đồng mua bán xe” (01 bản chính).
Chuyển cho khách hàng: “ Hợp đồng mua bán xe” ( 02 bản chính).
Chuyển cho bộ phận kế toán:
+“ Hợp đồng mua bán xe” ( 01 bản chính).
+Hướng dẫn khách hàng nộp tiền tại thủ quỹ hoặc hướng dẫn khách hàng chuyển khoản.
Bước 2: Nhân viên kế toán thanh toán – thủ quỹ.
1. Kế toán thanh toán tiếp nhận “ Hợp đồng mua bán xe” do phòng kinh doanh chuyển qua.
2. Kế toán thanh toán lập phiếu thu cho khách hàng.Thủ quỹ thu tiền của khách hàng và
3. Sau khi đếm tiền xong thủ quỹ Ký xác nhận, đóng mộc “Đã thu tiền” trên “Phiếu thu” và đem đi cho đóng dấu rồi hoàn trả lại cho khách hàng 01 liên.
4. Phiếu thu phải lập làm 3 liên (01 liên giao cho khách hàng, 01 liên lưu tại thủ quỹ và đóng thành quyển, 01 liên lưu tại kế toán công nợ)
Trong trường hợp khách hàng thanh toán đặt cọc lần 01 qua ngân hàng thì kế toán thanh toán sau khi nhận được báo có của ngân hàng thì chuyển 01 liên cho kế toán công nợ hoặc chuyển thông tin tài khoản xem qua mạng ngay cho kế toán công nợ, liên còn lại lưu tại chứng từ ngân hàng.
Bước 3: Kế toán công nợ phải thu (Chính là kế toán bán hàng).
1. Kế toán công nợ (Kế toán bán hàng) tiếp nhận bộ chứng từ (Gồm hợp đồng, phiếu thu..) rồi mở sổ theo dõi công nợ.
2. Theo dõi tiến độ thực hiện giao hồ sơ, giao xe trong các điều khoản của hợp đồng.
Bước 4: Nhân viên bán hàng.
☛Tiếp nhận và kiểm tra tình hình hồ sơ xe, tình trạng xe.
☛Thông báo khách hàng chuẩn bị thanh toán còn lại trong hợp đồng, Lập sổ theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng
Bước 5-6: Thu tiền theo tiến độ hợp đồng. (Kế toán thanh toán và Kế toán công nợ kiêm kê toán bán hàng phụ trách bước này)
☛Khách hàng nộp tiền mặt lần 02 (Nộp lần cuối) vào Công ty cho kế toán thanh toán, nhân viên tư vấn bán hàng phụ trách khách hàng này sẽ được thông báo từ kế toán thanh toán. Nhân viên tư vấn bán hàng sẽ tiến hành làm phiếu đề nghị xuất hóa đơn gửi cho Kế toán công nợ kiêm kê toán bán hàng
☛Kế toán công nợ kiêm kế toán bán hàng nhận được Phiếu đề nghị xuất hóa đơn từ Nhân viên tư vấn bán hàng chuyển qua. Tiến hành vào phần mềm kế toán để mở sổ chi tiết của khách hàng ra và kiểm tra xem là khách hàng đã thanh toán đủ điều kiện xuất hóa đơn hay chưa (Tức là theo quy trình bán xe thu bằng tiền mặt là thanh toán đủ 100% thì mới xuất hóa đơn) và ký xác nhận vào đề nghị xuất hóa đơn.Vậy Kế toán công nợ kiêm kế toán bán hàng sẽ xuất hóa đơn dựa trên SỰ KIỂM TRA tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ của PHIẾU ĐỀ NGHỊ XUẤT HÓA ĐƠN
Bước 7: Theo dõi công nợ.(KẾ TOÁN CÔNG NỢ KIÊM KẾ TOÁN BÁN HÀNG)
☛Kế toán công nợ kiêm kế toán bán hàng theo dõi và thu hồi công nợ theo tiến độ, điều khoản trong hợp đồng kinh tế.
☛Nhân viên bán hàng chịu trách nhiệm hối thúc và hỗ trợ khách hàng trả nợ cho Công ty đúng theo điều khoản trên hợp đồng kinh tế. (Báo cáo giải trình khách hàng quá hạn)
☛Kế toán công nợ lập thông báo xác nhận công nợ bằng không hoặc hoàn thành nghĩa vụ thanh toán cho phòng kinh doanh để chuẩn bị giao xe cho khách hàng.
Bước 8: Giao xe khách hàng
☛Nhân viên bán hàng hoặc phụ trách giao xe lập BIÊN BẢN BÀN GIAO XE cho khách thành 3 liên cho khách hàng ký đầy đủ, 01 liên giao cho khách hàng, 01 liên lưu tại nơi phát hành, 01 liên chuyển cho phòng kế toán.
☛Nhân viên bán hàng hoặc phụ trách giao xe không được giao xe cho khách hàng trong trường hợp khách hàng còn nợ Công ty.
☛Trong một vài trường hợp ngoại lệ (tức là khách hàng vẫn còn nợ nhưng vẫn giao xe cho khách thì phải có xác nhận của Giám đốc đơn vị).
- B5: Sau khi có BỘ CHỨNG TỪ CỦA B4 thì các bạn tiến hành ghi sổ của nghiệp vụ đó Nợ 131 Có 5111 Có 33311 (Gồm Nhật ký chung, Sổ cái, Sổ chi tiết)
- B6: Sau khi ghi sổ xong thì cuối kỳ khoá sổ các tài khoản 131;511;33311 và CHÚNG TA LẬP BÁO CÁO CHO SẾP .
(Muốn biết báo cáo nào thì các bạn DỰA NGAY VÀO TÀI KHOẢN MÀ MÌNH ĐANG THEO DÕI thì mình sẽ báo cáo cho Sếp những báo cáo đó. Rất đơn giản. Mình đang theo dõi công nợ phải thu (Tk 131) thì chắc chắn 100% là báo cáo về công nợ phải thu chứ không thể nào mà báo cáo về hàng tồn kho được). Vậy sếp cần biết là báo cáo công nợ phải thu theo từng khách hàng theo tuổi nợ (Ghi rõ từng khách hàng về giá trị hợp đồng đã ký, xuất hóa đơn khi nào, thanh toán lần 1, thanh toán lần 2…; Nợ quá hạn; Nợ khó đòi…)
Xem để làm được kế toán thanh toán thì xem bài này
Xem để làm được kế toán tài sản cố định thì xem bài này
Xem để làm được kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương thì xem bài này
Xem làm sao để làm được kế toán hàng tồn kho tại đây
Xem bài cách trả lời phỏng vấn để thuyết phục nhà tuyển dụng xem tại đây
Xem bài viết làm sao để làm được kế toán giá thành, xem tại đây
LIÊN HỆ VỚI TÔI
Hotline hỗ trợ: 0914.540.423
Facebook (Hải Bùi): https://www.facebook.com/hai.bui.526
Group Facebook: tự học kế toán và thuế
Fanpage: https://www.facebook.com/tuhocketoanvathue/
Youtube: tự học kế toán
Email: buitanhai1610@gmail.com
Website bán sách tự học kế toán: www.sachketoan.org
