KHI CÁC BẠN ĐƯỢC TUYỂN VÀO VỊ TRÍ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO THÌ CÁC BẠN CẦN THỰC HIỆN NHỮNG BƯỚC NÀO ĐỂ CÓ THỂ LÀM ĐƯỢC KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO?
✔CÂU HỎI:KHI CÁC BẠN ĐƯỢC TUYỂN VÀO VỊ TRÍ KẾ TOÁN VIÊN TỪNG PHẦN HÀNH (KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG, KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO, KẾ TOÁN THANH TOÁN.....), nhưng bạn không biết bắt đầu tư đầu, tìm hiểu như thế nào ĐỂ LÀM TỐT CÔNG VIỆC ĐƯỢC GIAO?.
(Rất cần thiết cho những bạn đang đang chuẩn bị đi làm kế toán, các bạn đang học kế toán, các bạn đang muốn làm kế toán...Dành cho sinh viên chuyên ngành kế toán. Dành cho những bạn chưa biết gì về kế toán)
✔TRẢ LỜI: Trước khi trả lời câu hỏi này, các bạn cần thống nhất nguyên tắc quy trình làm kế toán như sau:
Kế toán từng phần hành là Thu thập chứng từ, thông tin từ các phòng ban khác chuyển qua=> Tiến hành KIỂM TRA (Hợp pháp, hợp lý, hợp lệ)=> Lập chứng từ kế toán=> Ghi sổ=> Khoá sổ=>Lập báo cáo. VẬY SUY CHO CÙNG CÔNG VIỆC CUỐI CÙNG CỦA NGƯỜI LÀM KẾ TOÁN LÀ LẬP BÁO CÁO.
Vậy kế toán từng phần hành, cần tuần tự thực hiện các bước sau để làm tốt CÔNG VIỆC BÁO CÁO CỦA MÌNH. (Đây cũng có thể là Câu trả lời khi các bạn đi phỏng vấn tuyển dụng vào từng vị trí kế toán từng phần hành)
- B1: Phải biết kế toán trưởng phân công cho mình theo dõi và hạch toán (ghi sổ) những tài khoản nào?
- B2: Phải biết cách sử dụng những tài khoản đó (Tức là biết tính chất cũng như cách ghi sổ của từng tài khoản mà mình đang theo dõi. Muốn biết cái này phải đọc TT200)
- B3: Phải biết bộ chứng từ dùng để hạch toán (ghi sổ) BÊN CÓ VÀ BÊN NỢ của từng tài khoản mình theo dõi. Vấn đề này thì các bạn chịu khó xem B4 để biết cách vì sao có bộ chứng từ đó.
- B4: Phải Tìm hiểu, Quy trình, Quy định có liên quan trực tiếp đến bộ chứng từ của B3. Tức là chúng ta đã xác định được là Bộ chứng từ tại B3 rồi. Nhưng làm sao có được bộ chứng từ của B3 đó mới là điều quan trọng. Do đó, chúng ta cần phải tìm hiểu quy trình, quy định liên quan trực tiếp đến nghiêp vụ mà chúng ta phụ trách thì chúng ta sẽ biết được cách lập BỘ CHỨNG TỪ MÀ CHÚNG TA MONG MUỐN (Ví dụ như tìm hiểu quy trình bán hàng thì chúng ta sẽ biết được bộ chứng từ nghiệp vụ bán hàng, Chúng ta tìm hiểu quy trình mua hàng nhập kho thì chúng ta sẽ biết bộ chứng từ của nghiệp vụ mua hàng nhập kho....). Tí nữa, chúng ta xem ví dụ thì chúng ta sẽ rõ vì sao có bộ chứng từ của nghiệp vụ đó (Bạn có thể xem tìm hiểu bộ chứng từ tại Bước.
- B5: Sau khi có BỘ CHỨNG TỪ CỦA B4 thì các bạn tiến hành ghi sổ của nghiệp vụ đó (Gồm Nhật ký chung, Sổ cái, Sổ chi tiết)
- B6: Sau khi ghi sổ xong thì cuối kỳ khoá sổ và CHÚNG TA LẬP BÁO CÁO CHO SẾP CŨNG NHƯ CHO CƠ QUAN CHỨC NĂNG .
(Muốn biết báo cáo nào thì các bạn dựa ngay vào tài khoản mà mình theo dõi thì mình sẽ biết cung cấp cho Sếp những loại báo cáo nào theo nhu cầu của Quản lý của Sếp. Rất đơn giản. Ví dụ mình đang theo dõi công nợ phải thu (TK 131) thì chắc chắn 100% là báo cáo về Bảng tổng hợp công nợ phải thu khách hàng chứ không thể nào mà báo cáo về hàng tồn kho được).
VÍ DỤ CÁC BẠN ĐƯỢC TUYỂN VÀO VỊ TRÍ KẾ TOÁN KHO (HAY CÒN GỌI LÀ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO). CÁC BẠN PHẢI THỰC HIỆN NHỮNG BƯỚC NÀO ĐỂ CÁC BẠN CÓ THỂ LÀM ĐƯỢC KẾ TOÁN KHO (HAY CÒN GỌI LÀ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO)
Trước khi trả lời các bước để làm tốt vai trò của kế toán kho (kế toán hàng tồn kho) và đạt được nhiệm vụ được giao. Thì các bạn có thể đứng vai trò là người quản lý là ông chủ và các bạn đang kinh doanh mỹ phẩm 2 loại mỹ phẩm (Mỹ phẩm A và Mỹ phẩm B). Vậy các bạn muốn quản lý gì ở các loại mỹ phẩm này. Mặc dù các bạn không biết gì về kế toán thì mong muốn của các bạn là gì:
- Thứ nhất: phải theo dõi được chi tiết từng loại Mỹ phẩm A và Mỹ phẩm B là Tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất bán trong kỳ và tồn cuối kỳ (Vào bất cứ thời gian nào cũng biết được
- Thứ hai: Phải biết thời hạn sử dụng còn lại của từng loại Mỹ phẩm A và Mỹ phẩm B. Cũng như cần phải biết những loại Mỹ phẩm nào đã hết hạn sử dụng
- Thứ ba: Cần phải nhắc bên kho về vấn đề quản lý nhập xuất hàng trong kho, hàng nào nhập trước thì xuất ra trước.
- ………………
Như vậy, các bạn đã biết được mục đích của nhà quản lý quản lý hàng tồn kho là gì rồi thì để đáp ứng được nhu cầu của Ông chủ, các bạn được tuyển vào vị trí kế toán kho, các bạn cần phải thực hiện những bước sau:
- B1: Phải biết kế toán trưởng phân công cho mình theo dõi và hạch toán (ghi sổ) những tài khoản nào?.
Vậy với ví trí kế toán hàng tồn kho: thì các bạn theo dõi và hạch toán những tài khoản sau 151;152;153;154;155;1561;157 .
- B2: Phải biết cách sử dụng những tài khoản đó (tức là biết tính chất cũng như cách ghi sổ của từng tài khoản mà mình đang theo dõi.)
Muốn biết cách sử dụng từng tài khoản thì các bạn phải
+Đọc sách tự học kế toán của thầy Hải Bùi (1900 trang, 3 cuốn)
+Đọc thông tư 200 về chế độ kế toán
+Lên google search bài tập và bài giải kế toán để luyện nghiệp vụ nợ và có
Các bạn lưu ý, bên trên là những tài khoản hàng tồn kho, khi đi làm thì tùy theo cách phân công công việc của Kế toán trưởng mà bạn sẽ theo dõi những tài khoản nào, không phải bạn theo dõi hết những tài khoản trên.
- B3: Phải biết bộ chứng từ dùng để hạch toán (ghi sổ) BÊN CÓ VÀ BÊN NỢ của từng tài khoản trên
Câu hỏi: Ví dụ cụ thể 1 bộ chứng từ để ghi sổ bên Nợ của TK 1561 là gì
Trả lời: Đây là 1 bộ chứng từ đầu vào nên
+Chắc chắn 100% là Hoá đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng, ngoài ra kèm theo những loại chứng từ sau:
+Hợp đồng hoặc đơn đặt hàng,
+Phiếu giao hàng giữa nhà cung cấp và người mua hàng của Cty và thủ kho, bộ phận kiểm tra chất lượng (QC).
Dựa vào chứng từ gốc trên, kế toán hàng tồn kho (kế toán kho) sẽ kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ của những chứng từ trên từ đó lập chứng từ kế toán để ghi sổ là PHIẾU NHẬP KHO.
Lưu ý 1: Trong thực tế khi hàng đến kho thì ai những người nào tham gia vào quá trình kiểm hàng và bàn giao hàng giữa bên bán và bên mua. Thường thì gồm những đối tượng sau (Bên bán, bộ phận mua hàng, bộ phận QC, và Thủ kho cũng như kế toán kho nếu có. Tùy theo cách thức tổ chức quy trình của Công ty mà có kế toán hàng tồn kho có tham gia hay không tham gia.)
Lưu ý 2:Trong quá trình kiểm hàng thì ví dụ như thực tế kiểm hàng và bàn giao là có 9 cái nhưng hóa đơn là 10 cái thì lúc này xử lý làm sao đây?
+Vẫn ghi trong biên bàn bàn giao hàng số thực tế nhận là 9 cái và theo chứng từ là 10 cái và lệch 1 cái này là lý do gì, lỗi của bên nào thì bên đó chịu.
Ví dụ lỗi của bên bán thì bên bán sẽ trả lại cho chúng ta 1 cái và vẫn chấp thuận hóa đơn ghi là 10 cái HOẶC lỗi của bên bán và chúng ta chấp nhận là 9 cái thì yêu cầu bên bán xuất lại hóa đơn thực tế là 9 cái…. Có rất nhiều tình huống xảy ra. Chúng ta cần phải biết cách xử lý cho nó linh hoạt miễn sao chúng ta kiểm soát được mới là quan trọng
Muốn biết bộ chứng từ gốc CÁI NÀO CÓ TRƯỚC, CÁI NÀO CÓ SAU thì phải làm gì?. Các bạn phải tìm hiểu bước 4 (B4)
- B4: Phải Tìm hiểu, Quy trình, Quy định có liên quan trực tiếp đến bộ chứng từ của B3. Tức là chúng ta đã xác định được là Bộ chứng từ tại B3 rồi. Nhưng làm sao có được bộ chứng từ của B3 từ lúc làm đơn đặt hàng cho đến lúc nhập kho và trả tiền cho nhà cung cấp đó mới là điều quan trọng. Do đó, chúng ta cần phải tìm hiểu quy trình, quy định liên quan trực tiếp đến nghiêp vụ mà chúng ta phụ trách thì chúng ta sẽ biết được cách lập BỘ CHỨNG TỪ MÀ CHÚNG TA MONG MUỐN (Ví dụ như tìm hiểu quy trình bán hàng thì chúng ta sẽ biết được bộ chứng từ nghiệp vụ bán hàng, Chúng ta tìm hiểu quy trình mua hàng nhập kho thì chúng ta sẽ biết bộ chứng từ của nghiệp vụ mua hàng nhập kho....). Xem ví dụ bên dưới thì chúng ta sẽ rõ.
Ví dụ: Tìm hiểu quy trình Mua hàng và nhập kho tại Cty của Chúng ta ? Ai đang giữ quy trình này (Tìm phòng mua hàng để thu thập được quy trình này từ đó sẽ hiểu rõ các bước làm trong quy trình). Thường mua hàng thì sẽ do bộ phận mua hàng phụ trách. Cụ thể có thể mô tả như sau:
+Chọn nhà cung cấp bằng bảng báo giá để so sánh, ít nhất 3 bảng báo giá (1)
+Sau đó, các bộ phận thống nhất chọn được nhà cung cấp thì chuyển sang cho bộ phận mua hàng để tiến hành làm Đơn đặt hàng gửi nhà cung cấp soạn hợp đồng (2)
+Trong hợp đồng quy định giao hàng tại Cty của chúng ta. Nhà cung cấp giao hàng cho chúng ta gồm những chứng từ sau: Hoá đơn, Phiếu giao hàng hoặc biên bản bàn giao hàng.
+Khi nhà cung cấp giao hàng hoá thì kèm theo bộ chứng từ gốc như trên gặp người mua hàng và thủ kho cũng như những người khác có liên quan đến quá trình mua hàng, tùy theo quy trình của mỗi Công ty mà sẽ có những ai tham gia vào quá trình này. Sau đó, tiến hành kiểm đếm hàng. Thủ kho , người giao hàng, người mua hàng sẽ tiến hành kiểm tra giữa thực tế giao hàng với hoá đơn GTGT (bảng kê từng măt hàng đính kèm). Và tiến hành ký nhận vào biên bản giao nhận hàng hóa
Cuối ngày hoặc là sau khi chấm dứt việc kiểm tra xong thì trước khi nhập kho thì thủ kho PHẢI ĐEM BỘ CHỨNG TỬ GỐC NHƯ TRÊN CHO KẾ TOÁN KHO (kế toán hàng tồn kho) => ĐỂ KẾ TOÁN KHO KIỂM TRA TÍNH HỢP PHÁP, LY, HỢP LỆ CỦA CHỨNG TỪ ĐỂ TIẾN HÀNH LẬP PHIẾU NHẬP KHO (2 LIÊN) ĐỂ NHẬP KHO. PHIẾU NHẬP KHO NÀY GỌI LÀ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN DÙNG ĐỂ GHI SỔ. NHỚ LÀ PHIẾU NHẬP KHO NÀY PHẢI CÓ MÃ. VẤN ĐỀ ĐẶT MÃ CÓ THỂ LÀ THỦ KHO, BỘ PHẬN MUA HÀNG HOẶC KẾ TOÁN KHO (kế toán hàng tồn kho), TÙY THEO QUY TRÌNH NHẬP KHO CỦA MỖI CÔNG TY QUY ĐỊNH
Lưu ý: Sau này, chúng ta đi làm thì chúng ta cố gắng tìm hiểu hết mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại Công ty của chúng ta để chúng ta nắm rõ từng nghiệp vụ xảy ra cách thức thực hiện như thế nào, từ lúc phát sinh cho đến khi hoàn thành thì từng nghiệp vụ đó thực hiện như thế nào và bộ chứng từ là gì, chúng ta mà nắm được hoạt động của Công ty thì vấn đề làm kế toán trở nên đơn giản.
- B5: Sau khi có BỘ CHỨNG TỪ CỦA B4 thì các bạn tiến hành ghi sổ của nghiệp vụ đó (Gồm Nhật ký chung, Sổ cái, Sổ chi tiết)
Lưu ý về ghi sổ chỗ này: Như các bạn đã biết mục đích của Sếp là phải theo dõi được chi tiết từng mặt hàng thì 100% các bạn phải mở sổ chi tiết theo dõi từng mặt hàng là theo mã hàng (theo dõi cả số lượng, đơn giá và thành tiền). Thủ kho cũng mở sổ chi tiết từng mặt hàng để theo dõi nhưng chi theo dõi về mặt số lượng mà không cần giá trị. Vấn đề ai đặt mã hàng là do quy trình của Công ty quy định (Có thể là thủ kho, có thể là kế toán hàng tồn kho, có thể là bộ phận mua hàng. Giữa thủ kho và kế toán hàng tồn kho phải mở sổ chi tiết theo dõi từng mặt hàng là phải thống nhất nhau về mã hàng)
- B6: Sau khi ghi sổ xong thì cuối kỳ khoá sổ và CHÚNG TA LẬP BÁO CÁO CHO SẾP .
(Muốn biết báo cáo nào thì các bạn dựa ngay vào tài khoản mà mình theo dõi thì mình sẽ báo cáo cho Sếp những báo cáo đó. Rất đơn giản. Mình đang theo dõi công nợ phải thu (Tk 131) thì chắc chắn 100% là báo cáo về công nợ phải thu chứ không thể nào mà báo cáo về hàng tồn kho được).
VẬY TRONG TRƯỜNG HỢP NÀY, KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO SẼ BÁO CÁO NHẬP XUẤT TỒN TỪNG MẶT HÀNG CHO SẾP. NGOÀI RA SẾP CÒN YÊU CẦU HÀNG NÀO KÉM CHẤT LƯỢNG, HÀNG NÀO CHẬM LUÂN CHUYỂN THÌ CŨNG PHẢI BÁO CÁO (Muốn báo cáo được thì chỉ có nước kiểm kê mà thôi).
Xem để làm được kế toán thanh toán thì xem bài này
Xem để làm được kế toán tài sản cố định thì xem bài này
Xem để làm được kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương thì xem bài này
Xem bài cách trả lời phỏng vấn để thuyết phục nhà tuyển dụng xem tại đây
Xem bài viết làm sao để làm được kế toán giá thành, xem tại đây
Xem bài viết làm sao để làm được kế toán bán hàng và theo dõi công nợ phải thu, xem tại đây
LIÊN HỆ VỚI TÔI
Hotline hỗ trợ: 0914.540.423
Facebook (Hải Bùi): https://www.facebook.com/hai.bui.526
Group Facebook: tự học kế toán và thuế
Fanpage: https://www.facebook.com/tuhocketoanvathue/
Youtube: tự học kế toán
Email: buitanhai1610@gmail.com
Website bán sách tự học kế toán: www.sachketoan.org
