KHI CÁC BẠN ĐƯỢC TUYỂN VÀO VỊ TRÍ KẾ TOÁN THEO DÕI TÀI SẢN CỐ ĐỊNH, CCDC VÀ CHI PHÍ TRẢ TRƯỚC THÌ CÁC BẠN CẦN LÀM NHỮNG GÌ LÀM ĐỂ LÀM ĐƯỢC KẾ TOÁN THEO DÕI TÀI SẢN CỐ ĐỊNH?
✔CÂU HỎI: KHI CÁC BẠN ĐƯỢC TUYỂN VÀO VỊ TRÍ KẾ TOÁN VIÊN TỪNG PHẦN HÀNH (KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG, KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO, KẾ TOÁN THANH TOÁN.....), nhưng bạn không biết bắt đầu tư đầu, tìm hiểu như thế nào ĐỂ LÀM TỐT CÔNG VIỆC ĐƯỢC GIAO?.
(Rất cần thiết cho những bạn đang đang chuẩn bị đi làm kế toán, các bạn đang học kế toán, các bạn đang muốn làm kế toán...Dành cho sinh viên chuyên ngành kế toán. Dành cho những bạn chưa biết gì về kế toán)
✔TRẢ LỜI: Trước khi trả lời câu hỏi này, các bạn cần thống nhất nguyên tắc quy trình làm kế toán như sau:
Kế toán từng phần hành là Thu thập chứng từ, thông tin từ các phòng ban khác chuyển qua=> Tiến hành KIỂM TRA (Hợp pháp, hợp lý, hợp lệ)=> Lập chứng từ kế toán=> Ghi sổ=> Khoá sổ=>Lập báo cáo. VẬY SUY CHO CÙNG CÔNG VIỆC CUỐI CÙNG CỦA NGƯỜI LÀM KẾ TOÁN LÀ LẬP BÁO CÁO.
Vậy kế toán từng phần hành, cần tuần tự thực hiện các bước sau để làm tốt CÔNG VIỆC BÁO CÁO CỦA MÌNH. (Đây cũng có thể là Câu trả lời khi các bạn đi phỏng vấn tuyển dụng vào từng vị trí kế toán từng phần hành)
- B1: Phải biết kế toán trưởng phân công cho mình theo dõi và hạch toán (ghi sổ) những tài khoản nào?
- B2: Phải biết cách sử dụng những tài khoản đó (Tức là biết tính chất cũng như cách ghi sổ của từng tài khoản mà mình đang theo dõi. Muốn biết cái này phải đọc TT200)
- B3: Phải biết bộ chứng từ dùng để hạch toán (ghi sổ) BÊN CÓ VÀ BÊN NỢ của từng tài khoản mình theo dõi. Vấn đề này thì các bạn chịu khó xem B4 để biết cách vì sao có bộ chứng từ đó.
Câu hỏi: Ví dụ cụ thể 1 bộ chứng từ để ghi sổ bên Có của TK 111 là gì
Trả lời: Bộ chứng từ để ghi bên có 111 là
+Hóa đơn GTGT; Hóa đơn bán hàng, Hóa đơn bản lẻ, Tem, Vé cầu đường, Giấy đề nghị thanh toán, Giấy đề nghị tạm ứng….
+Ngoài ra kèm theo hợp đồng, biên bản bàn giao….
- Dựa vào chứng từ gốc trên, kế toán phải kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ và hợp lý của chứng từ gốc. Nếu chứng từ gốc phù hợp theo quy định của pháp luật cũng như phù hợp theo như quy định của Công ty thì kế toán tiến hành lập 1 chứng từ kế toán để ghi sổ là Phiếu chi kèm theo chứng từ gốc bên trên
- Muốn biết bộ chứng từ gốc CÁI NÀO CÓ TRƯỚC, CÁI NÀO CÓ SAU và cách thực hiện cũng như tuần tự như thế nào?. Các bạn phải tìm hiểu bước 4
- B4: Phải Tìm hiểu, Quy trình, Quy định có liên quan trực tiếp đến bộ chứng từ của B3. Tức là chúng ta đã xác định được là Bộ chứng từ tại B3 rồi. Nhưng làm sao có được bộ chứng từ của B3 đó mới là điều quan trọng. Do đó, chúng ta cần phải tìm hiểu quy trình, quy định liên quan trực tiếp đến nghiêp vụ mà chúng ta phụ trách thì chúng ta sẽ biết được cách lập BỘ CHỨNG TỪ MÀ CHÚNG TA MONG MUỐN (Ví dụ như tìm hiểu quy trình bán hàng thì chúng ta sẽ biết được bộ chứng từ nghiệp vụ bán hàng, Chúng ta tìm hiểu quy trình mua hàng nhập kho thì chúng ta sẽ biết bộ chứng từ của nghiệp vụ mua hàng nhập kho....). Tí nữa, chúng ta xem ví dụ thì chúng ta sẽ rõ vì sao có bộ chứng từ của nghiệp vụ đó (Bạn có thể xem tìm hiểu bộ chứng từ tại Bước 4 của ví dụ bên dưới)
- B5: Sau khi có BỘ CHỨNG TỪ CỦA B4 thì các bạn tiến hành ghi sổ của nghiệp vụ đó (Gồm Nhật ký chung, Sổ cái, Sổ chi tiết)
- B6: Sau khi ghi sổ xong thì cuối kỳ khoá sổ và CHÚNG TA LẬP BÁO CÁO CHO SẾP CŨNG NHƯ CHO CƠ QUAN CHỨC NĂNG .
(Muốn biết báo cáo nào thì các bạn dựa ngay vào tài khoản mà mình theo dõi thì mình sẽ biết cung cấp cho Sếp những loại báo cáo nào theo nhu cầu của Quản lý của Sếp. Rất đơn giản. Ví dụ mình đang theo dõi công nợ phải thu (TK 131) thì chắc chắn 100% là báo cáo về Bảng tổng hợp công nợ phải thu khách hàng chứ không thể nào mà báo cáo về hàng tồn kho được).
VÍ DỤ CÁC BẠN ĐƯỢC TUYỂN VÀO VỊ TRÍ KẾ TOÁN THEO DÕI TÀI SẢN CỐ ĐỊNH, CCDC VÀ CHI PHÍ TRẢ TRƯỚC. CÁC BẠN PHẢI THỰC HIỆN NHỮNG BƯỚC NÀO ĐỂ CÁC BẠN CÓ THỂ LÀM ĐƯỢC KẾ TOÁN THEO DÕI TÀI SẢN CỐ ĐỊNH, CCDC VÀ CHI PHÍ TRẢ TRƯỚC.
✔Bước 1: Biết được Kế toán trưởng phân công theo dõi tài khoản nào và Hạch toán (Ghi sổ, định khoản) tài khoản nào. Cụ thể ở đây, kế toán tài sản cố định là hạch toán và theo dõi nhưng tài khoản sau: 211;213;214;6414;6424;6274;242;153
Cần Phân biệt từ theo dõi và từ hạch toán cho các bạn dễ hiểu. Ví dụ các bạn được phân công THEO DÕI công nợ phải trả nhà cung cấp 331 (Tức là các bạn không có hạch toán bên nợ và bên có của TK 331 mà các bạn chỉ có chức năng là theo dõi cả bên nợ và bên có của TK 331. Còn vấn đề hạch toán Nợ và Có 331 thì sẽ do kế toán từng phần hành hạch toán). Xem ví dụ bên dưới
- Nợ 331 Có 111;112=> Ai phụ trách ghi cái này. Kế toán thanh toán sẽ ghi sổ nghiệp vụ này. Kế toán công nợ phải trả chỉ theo dõi bên Nợ 331.Tuy nhiên, vấn đề ai hạch toán sẽ do kế toán trưởng quyết định làm sao cho công việc được thuận lợi
- Có 331 Nợ 211;1561=> Ai phụ trách ghi cái này. Kế toán Hàng tồn kho và kế toán tài sản cố định sẽ hạch toán nghiệp vụ này. Kế toán công nợ phải trả chỉ theo dõi bên Có 331. Tuy nhiên, vấn đề ai hạch toán sẽ do kế toán trưởng quyết định làm sao cho công việc được thuận lợi
Vậy nhiệm vụ của kế toán công nợ theo dõi phải trả nhà cung cấp trong trường nào này có nhiệm vụ báo cáo những gì
➤Thứ nhất: Báo cáo danh sách công nợ phải trả của từng nhà cung cấp cho sếp vào bất cứ thời gian nào (Gồm số tiền phải trả, thời hạn trả, và phải đảm bảo số tiền phải trả là đúng và chính xác bằng cách gửi thư xác nhận công nợ cho nhà cung cấp)
➤Thứ hai: Có trách nhiệm là dựa vào báo cáo công nợ đến hạn trả cho Sếp và dựa vào sự xét duyệt trả tiền của Sếp=>Lập đề nghị thanh toán để gửi cho kế toán thanh toán tiến hành thanh toán tiền…
✔Bước 2: Phải biết cách sử dụng của những TÀI KHOẢN trên tức là các bạn biết hạch toán nợ và có. (Bước này chỉ áp dụng trong trường hợp các bạn đang đi học. Một khi các bạn đang đi làm rồi thì chắc chắn 100% các bạn phải biết cách sử dụng của từng tài khoản)
+Tham khảo bộ sách TỰ HỌC KẾ TOÁN của tác giả Hải Bùi (3 cuốn)
+Tham khảo thông tư 200 (Chế độ kế toán doanh nghiệp)
+Tham khảo những bài tập và bài giải mẫu về hạch toán kế toán trên mạng
✔Bước 3: Phải có bộ chứng từ ghi bên nợ và ghi bên có của NHỮNG TÀI KHOẢN TRÊN.Ví dụ BỘ CHỨNG TỪ CỦA BÊN NỢ CỦA TK 211 (Tương tự như vậy cho tất cả tài khoản 213;153;242)=> CHÍNH LÀ HÓA ĐƠN GTGT ĐẦU VÀO (ngoài ra kèm theo các chứng từ gốc khác bổ sung cho hóa đơn GTGT đầu vào gồm hợp đồng, biên bản bàn giao tài sản).
✔Bước 4: Muốn có chứng từ là HÓA ĐƠN GTGT TẠI BƯỚC 3 thì các bạn cần phải tìm hiểu như sau:
+Quy trình mua hàng liên quan trực tiếp đến việc mua tài sản cố định….Từ lúc đề xuất cho đến lúc bàn giao tài sản cố định cho nhân viên của Công ty sử dụng thì chứng từ được lập và luân chuyển như thế nào và xét duyệt như thế nào.
+Kế toán tài sản cố định tham gia vào bước nào trong quy trình mua hàng liên quan trực tiếp đến tài sản cố định
+Tìm hiểu được bước này tức là các bạn đã hiểu rõ bản chất nghiệp vụ mua tài sản cố định thì các bạn sẽ kiểm soát được quy trình mua tài sản cố định.
Lưu ý 1: Từ đây, chúng ta rút ra 1 nguyên tắc tại bước 4. Trong bộ chứng từ gốc, luôn luôn có 1 chứng từ mà chứng minh đã hoàn thành và có số tiền dùng để làm cơ sở lập 1 chứng từ kế toán dùng để ghi sổ. Trong trường hợp trên là HÓA ĐƠN GTGT (Bên cạnh đó còn có những chứng từ gốc khác bổ sung giải thích cho hóa đơn GTGT là hợp đồng, biên bản bàn giao giữa nhà cung cấp và công ty; Biên bản bàn giao giữa bộ phận mua hàng và người sử dụng, ngoài ra còn kèm theo các chứng từ khác nếu có). Dựa vào hóa đơn GTGT trên kế toán tài sản cố định sẽ lập chứng từ kế toán ghi sổ. Vậy làm sao chúng ta biết được bộ chứng từ gốc đầy đủ , chứng từ gốc nào có trước, chứng từ gốc nào có sau thì các bạn phải tìm hiểu quy trình thì mới biết được chứng từ gốc nào có trước và chứng từ gốc nào có sau. Nhìn vào bộ chứng từ mà tất cả các chứng từ có thể giải thích được nghiệp vụ đó thì bộ chứng từ đó đầy đủ (tức là nhìn vào chứng từ chúng ta có thể hiểu được bản chất của nghiệp vụ đó mà không cần phải hỏi ai)
Lưu ý 2: Ngoài ra chúng ta cần phải biết những vấn đề liên quan đến văn bản pháp luật nhà nước mà có liên quan đến nghiệp vụ mà chúng ta đang phụ trách
- Phải biết quy định về thời gian khấu hao của tài sản cố định cũng như mức tối đa cho phép phân bổ CCDC là bao nhiêu năm (Xem TT78 về thuế TNDN và xem TT45 /2013/TT-BTC NGÀY 25 THÁNG 4 NĂM 2013 ;THÔNG TƯ SỐ 147/2016/TT-BTC NGÀY 13 THÁNG 10 NĂM 2016 và TT 28/2017/TT-BTC ngày 12/04/2017 về quản lý và trích khấu hao tài sản cố định)
Lưu ý 3: Chúng ta làm kế toán thì nên nhớ câu này: “Đầu đội chính sách, vai mang chứng từ”. Trước khi lập chứng từ gốc cũng như chứng từ kế toán thì chúng ta nên đọc chính sách, quy trình, quy định của Công ty cũng như Quy định của nhà nước liên quan đến kế toán phần hành mà mình phụ trách để nắm về mặt chính sách trước tiên.
✔Bước 5: Tiến hành ghi sổ sách kế toán và lưu chứng từ
Dựa vào bộ chứng từ gốc của Bước 4 mà cụ thể là hóa đơn GTGT=> Kế toán tiến hành lập chứng từ kế toán dùng để ghi sổ. KẾ TOÁN LẬP PHIẾU KẾ TOÁN HẠCH TOÁN PHẢI TRẢ (KÈM THEO CHỨNG TỪ GỐC LÀ hóa đơn GTGT; Hợp đồng; Biên bản bàn giao).
Lưu ý 1: Đối với tài sản cố định hữu hình và tài sản cố định vô hình cũng như CCDC; Chi phí trả trước thì cuối tháng kế toán phải lập bảng tính hao mòn của TSCĐ cũng như bảng phân bổ CCDC; Chi phí trả trước để ghi nhận vào chi phí trong tháng.
Lưu ý 2: Đối với tài sản cố định thì chúng ta lưu bộ chứng từ hình thành nên tài sản trong THẺ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH vì nó sử dụng cho nhiều năm. Photo ra 1 bộ gốc hình thành nên tài sản để lưu vào chứng từ kế toán dùng để ghi sổ.
Lưu ý 3: Mỗi tài sản cố định chúng ta cần phải tiến hành đặt mã và dán mã vào tài sản cố định để thuận lợi cho quá trình kiểm kê sau này.
✔Bước 6: Lập báo cáo
Muốn biết báo cáo nào thì chúng ta cần tập trung vào tài khoản mà chúng ta đang theo dõi. Chúng ta đang theo dõi những tài khoản nào thì chúng ta sẽ báo cáo số liệu của tài khoản đó cho Sếp. Vậy với kế toán tài sản cố định các bạn có thể báo cáo những báo cáo sau
- Báo cáo danh sách tài sản cố định (hữu hình và vô hình) hiện có của công ty gồm những tài sản nào; Hao mòn mỗi tài sản và giá trị còn lại của mỗi tài sản và ai đang sử dụng?. Tài sản nào hư hỏng, Tài sản nào không còn sử dụng.
- Những tài sản nào đã cầm cố thế chấp tại những ngân hàng nào…..
.
Lưu ý: ngoài công việc báo cáo ra thì do các bạn đang quản lý những tài sản mà cầm nắm được, do đó các bạn cần phải tiến hành kiểm kê đột xuất và định kỳ để xem xét tính có thực của tài sản
Các bạn xem làm sao để làm kế toán thanh toán thì xem tại đây
Làm sao để làm được kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, xem tại đây
Làm sao để làm được kế toán hàng tồn kho, xem tại đây
Xem muốn làm kế toán Giá thành thì cần làm những bước gì xem tại đây
Xem muốn làm kế toán Bán hàng và theo dõi công nợ phải thu thì cần làm những bước gì xem tại đây
Xem bài cách trả lời phỏng vấn để thuyết phục nhà tuyển dụng xem tại đây
LIÊN HỆ VỚI TÔI
Hotline hỗ trợ: 0914.540.423
Facebook (Hải Bùi): https://www.facebook.com/hai.bui.526
Group Facebook: tự học kế toán và thuế
Fanpage: https://www.facebook.com/tuhocketoanvathue/
Youtube: tự học kế toán
Email: buitanhai1610@gmail.com
Website bán sách tự học kế toán: www.sachketoan.org
