KHI CÁC BẠN ĐƯỢC TUYỂN VÀO VỊ TRÍ KẾ TOÁN THANH TOÁN BẠN CẦN LÀM NHỮNG GÌ ĐỂ LÀM ĐƯỢC KẾ TOÁN THANH TOÁN?
✔CÂU HỎI: KHI CÁC BẠN ĐƯỢC TUYỂN VÀO VỊ TRÍ KẾ TOÁN VIÊN TỪNG PHẦN HÀNH (KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG, KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO, KẾ TOÁN THANH TOÁN.....), nhưng bạn không biết bắt đầu tư đầu, tìm hiểu như thế nào ĐỂ LÀM TỐT CÔNG VIỆC ĐƯỢC GIAO?.
(Rất cần thiết cho những bạn đang đang chuẩn bị đi làm kế toán, các bạn đang học kế toán, các bạn đang muốn làm kế toán...Dành cho sinh viên chuyên ngành kế toán. Dành cho những bạn chưa biết gì về kế toán)
✔TRẢ LỜI Trước khi trả lời câu hỏi này, các bạn cần thống nhất nguyên tắc quy trình làm kế toán như sau:
Kế toán từng phần hành là Thu thập chứng từ, thông tin từ các phòng ban khác chuyển qua=> Tiến hành KIỂM TRA (Hợp pháp, hợp lý, hợp lệ)=> Lập chứng từ kế toán=> Ghi sổ=> Khoá sổ=>Lập báo cáo. VẬY SUY CHO CÙNG CÔNG VIỆC CUỐI CÙNG CỦA NGƯỜI LÀM KẾ TOÁN LÀ LẬP BÁO CÁO.
Vậy kế toán từng phần hành, cần tuần tự thực hiện các bước sau để làm tốt CÔNG VIỆC BÁO CÁO CỦA MÌNH. (Đây cũng có thể là câu trả lời khi các bạn đi phỏng vấn tuyển dụng vào từng vị trí kế toán từng phần hành)
- B1: Phải biết kế toán trưởng phân công cho mình theo dõi và hạch toán (ghi sổ) những tài khoản nào?
- B2: Phải biết cách sử dụng những tài khoản đó (Tức là biết tính chất cũng như cách ghi sổ của từng tài khoản mà mình đang theo dõi. Muốn biết cái này phải đọc TT200)
- B3: Phải biết bộ chứng từ dùng để hạch toán (ghi sổ) BÊN CÓ VÀ BÊN NỢ của từng tài khoản mình theo dõi. Vấn đề này thì các bạn chịu khó xem B4 để biết cách vì sao có bộ chứng từ đó.
- B4: Phải Tìm hiểu, Quy trình, Quy định có liên quan trực tiếp đến bộ chứng từ của B3. Tức là chúng ta đã xác định được là Bộ chứng từ tại B3 rồi. Nhưng làm sao có được bộ chứng từ của B3 đó mới là điều quan trọng. Do đó, chúng ta cần phải tìm hiểu quy trình, quy định liên quan trực tiếp đến nghiêp vụ mà chúng ta phụ trách thì chúng ta sẽ biết được cách lập BỘ CHỨNG TỪ MÀ CHÚNG TA MONG MUỐN (Ví dụ như tìm hiểu quy trình bán hàng thì chúng ta sẽ biết được bộ chứng từ nghiệp vụ bán hàng, Chúng ta tìm hiểu quy trình mua hàng nhập kho thì chúng ta sẽ biết bộ chứng từ của nghiệp vụ mua hàng nhập kho....). Tí nữa, chúng ta xem ví dụ thì chúng ta sẽ rõ vì sao có bộ chứng từ của nghiệp vụ đó (Bạn có thể xem tìm hiểu bộ chứng từ ví dụ bên dưới.
- B5: Sau khi có BỘ CHỨNG TỪ CỦA B4 thì các bạn tiến hành ghi sổ của nghiệp vụ đó (Gồm Nhật ký chung, Sổ cái, Sổ chi tiết)
- B6: Sau khi ghi sổ xong thì cuối kỳ khoá sổ, lập bảng cân đối số phát sinh để kiểm tra số liệu và sau đó CHÚNG TA LẬP BÁO CÁO CHO SẾP CŨNG NHƯ CHO CƠ QUAN CHỨC NĂNG .
(Muốn biết báo cáo nào thì các bạn dựa ngay vào tài khoản mà mình theo dõi thì mình sẽ biết cung cấp cho Sếp những loại báo cáo nào theo nhu cầu của Quản lý của Sếp. Rất đơn giản. Ví dụ mình đang theo dõi công nợ phải thu (TK 131) thì chắc chắn 100% là báo cáo về Bảng tổng hợp công nợ phải thu khách hàng chứ không thể nào mà báo cáo về hàng tồn kho được).
VÍ DỤ CÁC BẠN ĐƯỢC TUYỂN VÀO VỊ TRÍ KẾ TOÁN THANH TOÁN. CÁC BẠN PHẢI THỰC HIỆN NHỮNG BƯỚC NÀO ĐỂ CÁC BẠN CÓ THỂ LÀM ĐƯỢC KẾ TOÁN THANH TOÁN.
- B1: Phải biết kế toán trưởng phân công cho mình theo dõi và hạch toán (ghi sổ) những tài khoản nào?.
Vậy với ví trí kế toán thanh toán: thì các bạn theo dõi và hạch toán những tài khoản sau 111;112 (THEO DÕI CHI TIẾT TỪNG NGÂN HÀNG);113.
- B2: Phải biết cách sử dụng những tài khoản đó (Tức là biết tính chất cũng như cách ghi sổ của từng tài khoản mà mình đang theo dõi.) . Như vậy, kế toán thanh toán là theo dõi và hạch toán cả bên nợ và bên có của TK 111;112;113
Muốn biết cách sử dụng từng tài khoản thì các bạn phải
+Đọc sách tự học kế toán của thầy Hải Bùi (1900 trang, 3 cuốn)
+Đọc thông tư 200 về chế độ kế toán
+Lên google search để tìm bài tập và bài giải kế toán liên quan đến 111;112;113 để làm.
Cần Phân biệt từ Theo dõi và từ hạch toán cho các bạn dễ hiểu. Ví dụ các bạn được phân công THEO DÕI công nợ phải trả nhà cung cấp 331 (Tức là các bạn không có hạch toán bên nợ và bên có của TK 331 mà các bạn chỉ có chức năng là theo dõi cả bên nợ và bên có của TK 331. Còn vấn đề hạch toán Nợ và Có 331 thì sẽ do kế toán từng phần hành khác hạch toán). Xem ví dụ bên dưới
Nợ 331 Có 111;112=> Ai phụ trách ghi cái này. Kế toán thanh toán sẽ ghi sổ nghiệp vụ này. Kế toán công nợ phải trả chỉ theo dõi bên Nợ 331
Có 331 Nợ 211;1561=> Ai phụ trách ghi cái này. Kế toán Hàng tồn kho và kế toán tài sản cố định sẽ hạch toán nghiệp vụ này. Kế toán công nợ phải trả chỉ theo dõi bên Có 331
Vậy nhiệm vụ của kế toán công nợ theo dõi phải trả trong trường nào này có nhiệm vụ báo cáo những gì?
➤Thứ nhất: Báo cáo danh sách công nợ phải trả của từng nhà cung cấp cho sếp vào bất cứ thời gian nào (Gồm số tiền phải trả, thời hạn trả, và phải đảm bảo số tiền phải trả là đúng và chính xác bằng cách gửi thư xác nhận công nợ cho nhà cung cấp)
➤Thứ hai: Có trách nhiệm là dựa vào báo cáo công nợ đến hạn trả cho Sếp và dựa vào sự xét duyệt trả tiền của Sếp =>Lập đề nghị thanh toán để gửi cho kế toán thanh toán tiến hành thanh toán tiền…
- B3: Phải biết bộ chứng từ dùng để hạch toán (ghi sổ) BÊN CÓ VÀ BÊN NỢ của từng tài khoản trên (Tk 111;112)
Câu hỏi: Ví dụ cụ thể 1 bộ chứng từ để ghi sổ bên Có của TK 111 là gì để các bạn tham khảo
Trả lời: Bộ chứng từ để ghi bên có 111 là: Chứng từ gốc là: Hóa đơn GTGT; Hóa đơn bán hàng, Hóa đơn bản lẻ, Tem, Vé cầu đường, Giấy đề nghị thanh toán, Giấy đề nghị tạm ứng….Ngoài ra kèm theo hợp đồng, biên bản bàn giao….
✦Dựa vào chứng từ gốc trên, kế toán phải kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ và hợp lý của chứng từ gốc. Nếu chứng từ gốc phù hợp theo quy định của pháp luật cũng như phù hợp theo như quy định của Công ty thì kế toán tiến hành lập 1 chứng từ ghi sổ là Phiếu chi kèm theo chứng từ gốc bên trên
✦Muốn biết bộ chứng từ gốc CÁI NÀO CÓ TRƯỚC, CÁI NÀO CÓ SAU và cách thực hiện cũng như tuần tự như thế nào?. Các bạn phải tìm hiểu bước 4 (B4 bên dưới nhé)
- B4: Phải Tìm hiểu, Quy trình, Quy định có liên quan trực tiếp đến nghiệp vụ phát sinh bộ chứng từ của B3 để chúng ta kiểm soát bộ chứng từ chuyển lên cho Kế toán thanh toán là đã tuân thủ quy định, quy trình chưa về mặt chứng từ chưa (Ví dụ như Quy chế tạm ứng công tác phí, khi trình cho kế toán thanh toán về khoản tiền tạm ứng đi công tác là phải có GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG VÀ GIẤY CÔNG TÁC).
Tìm hiểu những quy định về thẩm quyền duyệt chi. Tìm hiểu về những quy định liên quan đến vấn đề chi phí được quy định trong Công ty (Ví dụ như Quy chế công tác phí, Quy chế điện thoại, Quy chế tiếp khách…., Quy trình thanh toán cho nhà cung cấp bằng tiền mặt cũng như tiền gửi ngân hàng).
=>>>Nói chung làm kế toán thanh toán thì các bạn cần phải nắm thật nhiều những quy trình, quy định liên quan đến vấn đề thu chi của Công ty. Nếu chúng ta mà nắm không hết các quy trình quy định liên quan đến thu chi thì sẽ dẫn đến có thể khi kiểm soát chứng từ gốc sẽ dẫn đến sai sót (Ví dụ quy định đi công tác là được 200.000/ngày tiền khách sạn nhưng nhân viên ở khách sạn là 300.000/ngày , nếu chúng ta không nắm quy chế công tác phí thì chúng ta đã có sai sót chỗ này và vẫn duyệt 300.000/ngày=> Dẫn đến thất thoát 100.000)
Lưu ý: Sau này, chúng ta đi làm thì chúng ta cố gắng tìm hiểu hết mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại Công ty của chúng ta để chúng ta nắm rõ từng nghiệp vụ xảy ra cách thức thực hiện như thế nào, từ lúc phát sinh cho đến khi hoàn thành thì thực hiện như thế nào và bộ chứng từ là gì, chúng ta mà nắm được hoạt động của Công ty thì vấn đề làm kế toán trở nên đơn giản.
- B5: Sau khi có BỘ CHỨNG TỪ CỦA B4 thì các bạn tiến hành ghi sổ của nghiệp vụ đó (Gồm Nhật ký chung, Sổ cái, Sổ chi tiết). Riêng sổ chi tiết theo từng ngân hàng thì có 2 cách làm. Cách 1 thì chúng ta mở chi tiết tài khoản theo từng ngân hàng luôn (Ví dụ 11211: Tiền gửi NH VND là VCB; 11212: Tiền gửi ngân hàng VND là HSBC…)
- B6: Sau khi ghi sổ xong thì cuối kỳ khoá sổ và CHÚNG TA LẬP BÁO CÁO CHO SẾP .
(Muốn biết báo cáo nào thì các bạn dựa ngay vào tài khoản mà mình theo dõi thì mình sẽ báo cáo cho Sếp những báo cáo đó. Rất đơn giản. Vậy trong trường hợp kế toán thanh toán, chúng ta báo cáo những báo cáo sau:
+Báo cáo thu chi tiền mặt tại bất kỳ thời gian nào
+Báo cáo tiền gửi ngân hàng theo từng ngân hàng tại bất kỳ thời gian nào
+Ngoài ra, chúng ta cần phải tiến hành kiểm kê quy tiền mặt đột xuất và định kỳ để kiểm tra tính có thực của TIỀN MẶT.
Xem muốn làm kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương thì cần làm những bước gì xem tại đây
Xem muốn làm kế toán theo dõi tài sản cố định và chi phí trả trước, CCDC thì cần làm những bước gì xem tại đây
Xem muốn làm kế toán Hàng tồn kho thì cần làm những bước gì xem tại đây
Xem muốn làm kế toán Giá thành thì cần làm những bước gì xem tại đây
Xem muốn làm kế toán Bán hàng và theo dõi công nợ phải thu thì cần làm những bước gì xem tại đây
Xem bài cách trả lời phỏng vấn để thuyết phục nhà tuyển dụng xem tại đây
LIÊN HỆ VỚI TÔI
Hotline hỗ trợ: 0914.540.423
Facebook (Hải Bùi): https://www.facebook.com/hai.bui.526
Group Facebook: tự học kế toán và thuế
Fanpage: https://www.facebook.com/tuhocketoanvathue/
Youtube: tự học kế toán
Email: buitanhai1610@gmail.com
Website bán sách tự học kế toán: www.sachketoan.org
