MẸO HỌC ĐỊNH KHOẢN KẾ TOÁN NHANH VÀ CHÍNH XÁC
Các bạn sinh viên mới ra trường hoặc những người mới làm kế toán thường rất bối rối khi định khoản kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các bạn chưa biết cách phân tích nghiệp vụ, khi cầm trên tay 1 bộ chứng từ thì mình cần phải làm những gì trước khi định khoản nợ có. Tôi (Hải Bùi-Người dám cho đi) xin chia sẻ một số mẹo nhỏ giúp bạn học định khoản kế toán một cách nhanh và chính xác nhất!
1. Định khoản kế toán (Hạch toán kế toán Hay Ghi sổ kế toán ) là gì?
Định khoản kế toán được hiểu đơn giản là đối với một nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã xảy ra rồi, ta ghi chép số tiền của nghiệp vụ đó vào bên Nợ và bên Có của những tài khoản quy định trong thông tư 200 (Chế độ kế toán doanh nghiệp-Anh chị phải học thuộc danh mục này, lên mạng tải về nhé, không học thuộc danh mục rất khó có thể định khoản nhanh được)
2. Các bước định khoản kế toán được thực hiện theo trình tự sau: Khi cầm trên tay bộ chứng từ gốc đã xảy ra hợp pháp, hợp lý hợp lệ và đầy đủ theo quy định của Công ty cũng như quy định về hóa đơn chứng từ của Luật thuế, Kế toán tiến hành làm như sau:
- Bước 1: Xác định đối tượng kế toán liên quan của nghiệp vụ đó (1 nghiệp vụ xảy ra thì luôn ảnh hưởng ít nhất 2 đối tượng trong nghiệp vụ đó, có thể 3 cũng được)
- Bước 2: Xác định Tài khoản của các đối tượng kế toán đã xác định ở bước 1
- Bước 3: Xác định xu hướng biến động của từng đối tượng kế toán (tăng hay giảm)
- Bước 4: Xác định Tài khoản ghi Nợ, Tài khoản ghi Có (1 Nghiệp vụ xảy ra phải có ít nhất 1 tài khoản ghi nợ và 1 tài khoản ghi có. Một khi đã xác định tài khoản này ghi nợ rồi thì tài khoản còn lại phải ghi có hoặc ngược lại. Nếu ảnh hưởng 3 tài khoản thì trong này phải có 2 có 1 nợ hoặc 2 nợ 1 có. Muốn biết được tài khoản nào ghi nợ và tài khoản nào ghi có thì các bạn phải học thuộc ti1nhy chất ghi sổ của từng tài khoản. Các bạn xem Nguyên tắc sử dụng các tài khoản kế toán tại mục 4)
- Bước 5: Xác định số tiền cụ thể ghi vào từng tài khoản. Tổng số tiền bên nợ phải bằng tổng số tiền bên có
3. Nguyên tắc định khoản kế toán
- Bên Nợ ghi trước/ Bên Có ghi sau
- Nghiệp vụ biến động tăng ghi 1 bên/ Nghiệp vụ biến động giảm ghi 1 bên
- Dòng ghi Nợ phải so le với Dòng ghi Có
- Tổng giá trị Bên Nợ = Tổng giá trị Bên Có
4. Nguyên tắc sử dụng các tài khoản kế toán
Tài khoản kế toán được thiết kế theo mô hình chữ T như sau:
+Nhóm tính chất tài khoản loại 1;2 (Tài sản): là tài sản thuộc sở hữu của Công ty Phát sinh tăng ghi bên Nợ và phát sinh giảm ghi bên Có. Số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ nằm bên nợ. (Đây là nguyên tắc chúng ta phải thuộc mà không nên hỏi vì sao như vậy). Tài sản thì mang lại lợi ích kinh tế trong tương lai khi mà chúng ta sử dụng nó.
- Tài khoản loại 1;2: TÀI SẢN: Phát sinh tăng ghi bên Nợ, phát sinh giảm ghi bên Có.Tài khoản loại 1;2 Số dư đầu kỳ và cuối kỳ nằm bên nợ.
Ví dụ: Như xe ô tô, Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng, Tivi, Tủ lạnh….
+Nhóm tính chất tài khoản loại 3;4 (Nguồn vốn): Nguồn vốn là nguồn hình thành nên tài sản, bất kỳ 1 tài sản nào cũng có nguồn hình thành (Có 2 nguồn hình thành nên tài sản là Nợ phải trả loại 3 và vốn tự có loại 4.) Học thuộc tính chất tài khoản loại 1;2 suy ra tính chất của tài khoản 3;4 (Nguồn vốn). Tính chất loại 3,4 ngược lại loại 1;2 : Tính chất loại 3 ;4 là Phát sinh tăng ghi bên Có và phát sinh giảm ghi bên Nợ. Số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ nằm bên Có.
- TK loại: 3;4 mang tính chất NGUỒN VỐN: Ngược lại, phát sinh tăng ghi bên Có, phát sinh giảm ghi bên Nợ.Tài khoản loại 3;4 Số dư đầu kỳ và cuối kỳ nằm bên Có
Ví dụ: Như chúng ta có Tivi thì người ta sẽ hỏi Tivi ở đâu mà có thì có thể là do tiền của chúng ta có để chúng ta mua ti vi=> Vậy là Ti vi được hình thành từ loại 4 là Vốn tự có. Ngược lại nếu ti vi này chúng ta mua thiếu
=>Vậy nó được hình thành từ loại 3 nợ phải trả
- Số dư có thể có ở cả Bên Nợ và Bên Có (Đối với các tài khoản lưỡng tính: 131;138; 331; 333; 338;421)
+Nhóm tính chất của loại 5;7 (Doanh thu): khi phát sinh tăng doanh thu ghi bên Có ,phát sinh giảm ghi bên nợ là do cuối tháng kết chuyển vào loại 9 để xác định kết quả lãi hoặc lỗ. Nên tài khoản loại 5,7 không có số dư cuối kỳ, tổng phát sinh bên nợ phải bằng tổng phát sinh bên có. Và doanh thu phát sinh khi chúng ta bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ cho khách hàng
Ví dụ: Công ty kinh doanh tivi. Bây giờ bán ti vi cho khách hàng và khách hàng phải trả tiền cho Cty chúng ta thì Công ty chúng ta ghi nhận doanh thu và thu nhập khác (Loại 5;7)
+Nhóm tính chất của loại 6;8 (Chi phí): Học thuộc tính chất 5;7 suy ra tính chất 6;8 (Chi phí) ngược lại 5;7 . Khi phát sinh tăng chi phí ghi bên Nợ, phát sinh giảm chi phí ghi bên Có là do cuối tháng kết chuyển vào loại 9 để xác định kết quả lãi hoặc lỗ. Nên tài khoản loại 6,8 không có số dư cuối kỳ, tổng phát sinh bên nợ phải bằng tổng phát sinh bên có. Chi phí chỉ mang lại lợi ích kinh tế trong kỳ hiện tại mà nó phát sinh , không mang lại lợi ích kinh tế trong những kỳ kế toán tiếp theo tức là chỉ mang lại lợi ích kinh tế của 1 tháng (Các bạn nên nhớ chỗ này, rất quan trọng).
Ví dụ: chi phí tiền lương tháng 1/2017; Chi phí tiền điện tháng 1/2017, chi phí tiền thuê nhà tháng 1/2017; chi phí vận chuyển hàng đi bán tháng 1/2017….. Đây là nhóm chi phí 6,8 vì những khoản chi phí này chỉ liên quan đến tháng nó phát sinh, không liên quan đến những tháng sau.
Lưu ý: Các TK đặc biệt: TK 214 – Hao mòn TSCĐ, TK 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu: có kết cấu ngược với kết cấu chung. TK 214: tăng bên Có, giảm bên Nợ. TK 521: Tăng bên Nợ, giảm bên Có.
✿Ví dụ cách định khoản kế toán nghiệp vụ sau:
Cty TNHH Hùng Cương, kinh doanh thương mại mặt hàng A. Ngày 1/1/2018 Cty Mua hàng hóa A với giá đã bao gồm thuế GTGT là 5.500.000 đồng (trong này thuế GTGT 10%), chưa thanh toán tiền cho người bán Nguyễn Kim
Thực hiện định khoản kế toán được theo 5 bước sau:
✔Bước 1: Xác định đối tượng kế toán liên quan. Ảnh hưởng đến 3 đối tượng kế toán.
- Hàng hóa A
- Thuế GTGT đầu vào
- Chưa thanh toán tiền cho người bán
✔Bước 2: Xác định tài khoản của các đối tượng kế toán đã xác định ở bước 1
- Hàng hóa A TK 1561
- Thuế GTGT đầu vào TK 133
- Chưa thanh toán tiền cho người bán TK 331
✔Bước 3: Xác định xu hướng biến động của từng đối tượng kế toán (tăng hay giảm)
- Hàng hóa A mua vào: biến động TĂNG
- Thuế GTGT đầu vào: biến động TĂNG
- Chưa thanh toán tiền cho người bán: biến động TĂNG
✔Bước 4: Xác định TK ghi Nợ, TK ghi Có. Nghiệp vụ này có 2 tài khoản ghi nợ và 1 tài khoãn ghi có
- TK 1561 phát sinh TĂNG TK loại 1 TĂNG ghi bên NỢ
- TK 1331 phát sinh TĂNG TK loại 1 TĂNG ghi bên NỢ
- TK 331 phát sinh TĂNG TK loại 3 TĂNG ghi bên CÓ
✔Bước 5: Xác định số tiền cụ thể ghi vào từng tài khoản
- TK 1561: 5.000.000 (tiền hàng chưa gồm thuế GTGT)
- TK 1331: 500.000 (tiền thuế GTGT 10%)
- TK 331: 5.500.000 (tổng số tiền phải thanh toán)
Sau khi đã thực hiện xong 5 bước, ta định khoản hoàn chỉnh nghiệp vụ trên như sau:
Nợ TK 1561: 5.000.000
Nợ TK 1331: 500.000
Có TK 331: 5.500.000
Bộ chứng từ của nghiệp vụ này: Phiếu nhập kho (chứng từ ghi sổ)+kèm theo bộ chứng từ gốc là Hợp đồng kinh tế; Hóa đơn GTGT bên bán xuất; Biên bản bàn giao giữa bên bán với bộ phận mua hàng của bên mua với Thủ kho
Ghi sổ: Sổ nhật ký chung; Sổ cái; Sổ chi tiết của đối tượng phải trả Nguyễn Kim, Sổ chi tiết mặt hàng A
Sơ đồ chữ T:
5. Một số lưu ý khác cho các bạn mới đi làm để hiểu nghiệp vụ xảy ra trong công ty thì làm như sau
- Xem lại sổ Nhật ký chung của Công ty các năm trước
Các công ty thường có nghiệp vụ phát sinh các năm giống nhau, tham khảo lại file Nhật Ký Chung năm trước bạn sẽ biết ngay là nghiệp vụ này năm ngoái anh chị kế toán đã nhập vào tài khoản nào, chỉ cần làm giống như vậy là được.
- Cuối cùng, Hãy xem kỹ Hướng dẫn chế độ kế toán: Dù hạch toán có nhanh lẹ kiểu nào thì cũng phải đúng chế độ kế toán. Mọi kiểu nghiệp vụ sẽ có hướng dẫn ở chế độ kế toán (Thông tư 200), bạn nên tham khảo các tài liệu này vì chúng sẽ hướng dẫn bạn một cách đúng đắn nhất.
Các bạn muốn học thêm hãy like fanpage tự học kế toán và thuế để theo dõi những bài viết mới. Tham gia nhóm tự hoc kế toán và thuế để trao đổi thông tin. Xem kênh youtube để xem những video nhé.
Tiết lộ bí mật muốn học kế toán dành cho người mới bắt đầu thì học như thế nào xem tại đây nhé
LIÊN HỆ VỚI TÔI
Hotline hỗ trợ: 0914.540.423
Facebook (Hải Bùi): https://www.facebook.com/hai.bui.526
Group Facebook: tự học kế toán và thuế
Fanpage: https://www.facebook.com/tuhocketoanvathue/
Youtube: tự học kế toán
Email: buitanhai1610@gmail.com
Website bán sách tự học kế toán: www.sachketoan.org
