♥♥♥TÔI LÀ GIÁM ĐỐC TÔI MUỐN BIẾT KẾ TOÁN LÀM NHỮNG CÔNG VIỆC GÌ, THÌ TÔI PHẢI LÀM SAO?
✔CÂU HỎI: tôi là người chưa biết gì về kế toán thì làm sao để hiểu được kế toán để mà làm. Tôi là Giám đốc của 1 Công ty nhưng đang thuê dịch vụ kế toán làm hoặc tui đang thuê 1 kế toán đang làm nhưng không biết họ đang làm gì, vậy làm sao để biết họ đang làm gì để mà kiểm soát họ.
✍TRẢ LỜI:
1. Công việc cuối cùng của 1 người làm kế toán là BÁO CÁO, gồm những loại báo cáo sau (Tức là báo cáo lại những sự việc đã xảy ra trong quá khứ). Có thể báo cáo theo ngày, tháng , năm. Báo cáo thì có nhiều loại báo cáo, chủ yếu ông chủ cần quản lý những thứ gì thì sẽ có những loại báo cáo tương ứng
Báo cáo thu chi
Báo cáo công nợ phải thu, phải trả
Báo cáo lãi lỗ (Báo cáo doanh thu, chi phí)
Báo cáo phân tích chi phí
Báo cáo hàng tồn kho
Báo cáo thuế…
2. Nhưng để có những Báo cáo này thì các bạn phải có có sổ sách kế toán để phản ánh những nghiệp vụ ĐÃ XẢY RA trong Công ty của mình mà đang nằm rải rác trên chứng từ thì chung ta gom tất cả những chứng từ đó GHI VÀO TRONG SỔ SÁCH KẾ TOÁN. (Sổ sách kế toán là gì chúng ta sẽ nói sau. Chúng ta hình dung giống như 1 quyển tập viết vậy đó)
3. Nhưng để ghi được vào trong Sổ sách thì PHẢI CÓ CHỨNG TỪ THỰC TẾ ĐÃ XẢY RA RỒI (Ví dụ như PHIẾU THU, PHIẾU CHI, PHIẾU BÁN HÀNG THIẾU CHO KHÁCH HÀNG MÀ KHÁCH HÀNG CHƯA TRẢ TIỀN; PHIẾU MUA HÀNG THIẾU CỦA NHÀ CUNG CẤP MÀ CHƯA TRẢ TIỀN; BẢNG LƯƠNG PHẢI TRẢ TIỀN LƯƠNG CHO NGƯỜI LAO ĐỘNG…giống như khi các bạn đi ăn nhà hàng thì chúng ta kêu tính tiền thì sẽ có bill tính tiền. Đó gọi là chứng từ đã xảy ra rồi)
4. Nhưng vậy làm sao có được chứng từ đã xảy ra rồi thì từng phòng ban trong công ty phải có nhu cầu của nghiệp vụ đó thì nghiệp vụ đó sẽ được thực hiện, lúc đó sẽ có chứng từ hoàn chỉnh (Ví dụ như là muốn đi học thì phải làm thủ tục gì, xin phép sếp và Sếp đồng ý thì mới được đi học. Và khi đó Sếp sẽ đưa tiền đi học và đến trung tâm thì phải yêu cầu họ xuất hóa đơn đem về => Vậy nghiệp vụ này từ lúc xin sếp => lấy tiền=> đóng học phí=> Có hóa đơn là nghiệp vụ đã hoàn thành và kế toán phải ghi vào sổ sách kế toán để cuối tháng báo cáo
ĐÓ LÀ CHÚNG TA ĐANG NÓI NGƯỢC ĐỂ CHO CÁC BẠN DỄ HIỂU KHI NÓI CHUYỆN VỚI BẠN BÈ, VÌ BẠN BẠN BÈ SẼ HỎI CÔNG VIỆC CỦA 1 NGƯỜI LÀM KẾ TOÁN LÀ GÌ (TỨC LÀ CHÚNG TA ĐANG NÓI TỪ KẾT QUẢ CHO ĐẾN LÚC PHÁT SINH NGHIỆP VỤ). KHI ĐI LÀM THÌ CHÚNG TA SẼ ĐI XUÔI TỪ LÀ TỪ LÚC PHÁT SINH NGHIỆP VỤ=> CÓ CHỨNG TỪ ĐÃ XẢY RA=> GHI SỔ=> LẬP BÁO CÁO.
Vậy chúng ta đi vào chi tiết xử lý 1 nghiệp vụ phát sinh trong công ty từ lúc phát sinh=> Xử lý lập chứng từ gốc=> Chuyển chứng từ gốc cho phòng kế toán=> Phòng kế toán kiểm tra CHỨNG TỪ GỐC có phù hợp theo quy định của Công ty và của Luật thuế hay không=> Nếu phù hợp thì lập CHỨNG TỪ GHI SỔ=> Sau đó sắp xếp bộ chứng từ hoàn thành (Chứng từ Ghi sổ sắp trước kèm theo sau là chứng từ gốc được sắp theo trình tự thời gian)=> Dựa vào chứng từ Ghi sổ tiến hành ghi vào những loại sổ sách kế toán có liên quan=>Dựa vào sổ sách kế toán mới tiến hành Lập báo cáo
(Chứng từ gốc: Là tất cả chứng từ phát sinh ở bất kỳ nơi nào để chuyển đến phòng kế toán.Chứng từ ghi sổ: là chứng từ mà do kế toán lập dùng để ghi sổ. Nhưng chứng từ ghi sổ được lập dựa vào chứng từ gốc. Và chứng từ ghi sổ có chữ Nợ và Có trên đó. Cũng như có đánh số ký hiệu chứng từ. Đây là cách để phân biệt giữa chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ. Một bộ chứng từ hoàn chỉnh gồm chứng từ ghi sổ sắp trước và chứng từ gốc kèm theo sau).
Ví dụ: Ngày 1/1/2018 có nghiệp vụ chi tiền tạm ứng cho Mr Tuấn đi công tác Hà Nội 2 ngày là 2 triệu bằng tiền mặt (Gồm tiền ăn 600.000. Tiền khách sạn 800.000. Phần chi chi phí đi lại là 600.000). Biết rằng tiền mặt đầu tháng 1/1/2018 là 3 triệu. Vậy với nghiệp vụ này được xử lý tại Công ty ABC như sau. Biết rằng Mr Tuấn thuộc nhân viên phòng nhân sự
Giải: (TRÌNH TỪ QUY TRÌNH XỬ LÝ TỪ LÚC PHÁT SINH ĐẾN KHI NHẬN TIỀN TẠM ỨNG, TỪ ĐÓ CÁC BẠN SẼ HÌNH DUNG RA CÁC TRƯỜNG HỢP KHÁC)
↪B1: Nghiệp vụ phát sinh ở phòng ban nhân sự. Thì phòng ban nhân sự này lập chứng từ gốc là Giấy đề nghị đi công tác và được chuyển cho trưởng phòng ký và giám đốc ký. Ở đây tui chi nói ra thôi. Các chứng từ các bạn có thể lên mạng search Giấy công tác để xem mẫu.
(CÁC BẠN CẦN NHỚ NGUYÊN TẮC NHƯ SAU: Bất cứ 1 hành động gì xảy ra thì đều để lại dấu vết. Mà dấu vết thì thể hiện trên chứng từ. Các bạn nhớ nguyên tắc này để thiết kế cách thức thực hiện nghiệp vụ xảy ra tại Công ty của chúng ta sau này).
↪B2: Sau khi lập chứng từ gốc là giấy công tác, Mr Tuấn muốn được Công ty ứng tiền thì tiếp tục lập chứng từ gốc khác là GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG TIỀN (Các bạn có thể lên mạng xem mẫu giấy đề nghị tạm ứng tiền).
↪B3: Sau đó toàn bộ chứng từ gốc là (Giấy công tác và giấy đề nghị tạm ứng) sẽ chuyển cho Kế toán. Kế toán tiến hành kiểm tra chứng từ gốc đó. Kiểm tra xem chứng từ gốc đó có PHÙ HỢP theo những quy định của Công ty hay không (Ví dụ về mẫu biểu có phù hợp chưa, về các khoản chi phí xin tạm ứng đã đúng quy chế công ty hay chưa…). NÓI CHUNG KẾ TOÁN PHẢI TỰ NHÌN NHẬN BỘ CHỨNG TỪ GỐC CHUYỂN SANG ĐÃ PHÙ HỢP HAY CHƯA. Muốn biết phù hợp hay chưa phải có căn cứ (Mà căn cứ ở đây là những quy trình, quy định công ty ban hành và những quy định về luật thuế, luật lao động, luật bhxh…).
↪B4: Sau khi CHỨNG TỪ GỐC phù hợp rồi thì kế toán tiến hành lập CHỨNG TỪ GHI SỔ. Vậy chứng từ ghi sổ trong trường hợp này lả phiếu chi (gồm có 5 chữ ký: Người lập=> kế toán trưởng=> Giám đốc=> Thủ quỹ=> rồi đến người nhận tiền ký). Lên mạng gõ Phiếu chi để xem mẫu nhé. Các bạn nên nhớ về mẫu biểu chứng từ gốc cũng như chứng từ ghi sổ là do mình tự thiết kế không cần theo mẫu biểu nào quy định cả. Miễn sao chúng ta kiểm soát được nghiệp vụ. Chứng từ có bao nhiêu chữ ký trên đó là do chúng ta muốn ai tham gia kiểm soát vào nghiệp vụ đó thì chúng ta thiết kế họ tham gia vào.(Chứ không có bắt buộc 1 chứng từ cần bao nhiêu chữ ký cả).
↪ B5: Sau khi đã có chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ, kế toán tiến hành sắp xếp bộ chứng từ hoàn thành (Chứng từ ghi sổ sắp trước và chứng từ gốc sắp theo sau và chứng từ gốc thì sắp theo trình tự thời gian. Vì để dễ hiểu nên chứng từ gốc sắp theo trình tự thời gian).
↪B6: Sau đó tiến hành ghi vào sổ sách kế toán. Bằng cách dựa vào chứng từ ghi sổ đế tiến hành ghi sổ. Trình tự ghi các sổ như sau:
• Ghi sổ nhật ký chung trước
• Sau đó tiến hành ghi sổ cái từng tài khoản
• Tiếp theo là ghi vào sổ chi tiết của từng loại
(Vấn đề định nghĩa từng loại sổ chúng tôi sẽ đề cập trong bài viết các loại sổ sách kế toán)
↪B7: từ việc ghi sổ sách tại B6. Kế toán tiến hành lập báo cáo theo nhu cầu của Sếp và theo quy định của nhà nước.
• Báo cáo theo yêu cầu quản lý (Sếp muốn quản lý gì thì yêu cầu kế toán báo cáo đều có hết: Ví dụ báo cáo thu chi, báo cáo bán hàng, báo cáo công nợ phải thu, phải trả, báo cáo hàng tồn kho…)
• Báo cáo bắt buộc theo quy định nhà nước (Gồm báo cáo thuế GTGT, TNDN, TNCN , Báo cáo hóa đơn, Báo cáo tài chính). Cái này chúng ta cần phải biết thời gian nào sẽ lập những báo cáo nào cho thuế.
Trên đây là tóm tắc những ý chính về công việc của 1 người làm kế toán, hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn phần nào đó hiểu được công việc cụ thể của người làm kế toán. Còn đi vào chi tiết thực hành như thế nào thì đó là 1 bài toán dài hơi
Xem những bài viết kế toán dành cho người mới bắt đầu tại đây
LIÊN HỆ VỚI TÔI
Hotline hỗ trợ: 0914.540.423
Facebook (Hải Bùi): https://www.facebook.com/hai.bui.526
Group Facebook: tự học kế toán và thuế
Fanpage: https://www.facebook.com/tuhocketoanvathue/
Youtube: tự học kế toán
Email: buitanhai1610@gmail.com
Website bán sách tự học kế toán: www.sachketoan.org
