KHI CÁC BẠN ĐƯỢC TUYỂN VÀO KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG THÌ CÁC BẠN PHẢI THỰC HIỆN NHỮNG BƯỚC NÀO ĐỂ CÁC BẠN CÓ THỂ LÀM ĐƯỢC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG.
✔CÂU HỎI: KHI CÁC BẠN ĐƯỢC TUYỂN VÀO VỊ TRÍ KẾ TOÁN VIÊN TỪNG PHẦN HÀNH (KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG, KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO, KẾ TOÁN THANH TOÁN.....), nhưng bạn không biết bắt đầu tư đầu, tìm hiểu như thế nào ĐỂ LÀM TỐT CÔNG VIỆC ĐƯỢC GIAO?.
(Rất cần thiết cho những bạn đang đang chuẩn bị đi làm kế toán, các bạn đang học kế toán, các bạn đang muốn làm kế toán...Dành cho sinh viên chuyên ngành kế toán. Dành cho những bạn chưa biết gì về kế toán)
✔TRẢ LỜI: Trước khi trả lời câu hỏi này, các bạn cần thống nhất nguyên tắc quy trình làm kế toán như sau:
Kế toán từng phần hành là Thu thập chứng từ, thông tin từ các phòng ban khác chuyển qua=> Tiến hành KIỂM TRA (Hợp pháp, hợp lý, hợp lệ)=> Lập chứng từ kế toán=> Ghi sổ=> Khoá sổ=>Lập báo cáo. VẬY SUY CHO CÙNG CÔNG VIỆC CUỐI CÙNG CỦA NGƯỜI LÀM KẾ TOÁN LÀ LẬP BÁO CÁO.
Vậy kế toán từng phần hành, cần tuần tự thực hiện các bước sau để làm tốt CÔNG VIỆC BÁO CÁO CỦA MÌNH. (Đây cũng có thể là Câu trả lời khi các bạn đi phỏng vấn tuyển dụng vào từng vị trí kế toán từng phần hành)
- B1: Phải biết kế toán trưởng phân công cho mình theo dõi và hạch toán (ghi sổ) những tài khoản nào?
- B2: Phải biết cách sử dụng những tài khoản đó (Tức là biết tính chất cũng như cách ghi sổ của từng tài khoản mà mình đang theo dõi. Muốn biết cái này phải đọc TT200)
- B3: Phải biết bộ chứng từ dùng để hạch toán (ghi sổ) BÊN CÓ VÀ BÊN NỢ của từng tài khoản mình theo dõi. Vấn đề này thì các bạn chịu khó xem B4 để biết cách vì sao có bộ chứng từ đó.
- B4: Phải Tìm hiểu, Quy trình, Quy định có liên quan trực tiếp đến bộ chứng từ của B3. Tức là chúng ta đã xác định được là Bộ chứng từ tại B3 rồi. Nhưng làm sao có được bộ chứng từ của B3 đó mới là điều quan trọng. Do đó, chúng ta cần phải tìm hiểu quy trình, quy định liên quan trực tiếp đến nghiêp vụ mà chúng ta phụ trách thì chúng ta sẽ biết được cách lập BỘ CHỨNG TỪ MÀ CHÚNG TA MONG MUỐN (Ví dụ như tìm hiểu quy trình bán hàng thì chúng ta sẽ biết được bộ chứng từ nghiệp vụ bán hàng, Chúng ta tìm hiểu quy trình mua hàng nhập kho thì chúng ta sẽ biết bộ chứng từ của nghiệp vụ mua hàng nhập kho....). Tí nữa, chúng ta xem ví dụ thì chúng ta sẽ rõ vì sao có bộ chứng từ của nghiệp vụ đó (Bạn có thể xem tìm hiểu bộ chứng từ tại ví dụ bên dưới)
- B5: Sau khi có BỘ CHỨNG TỪ CỦA B4 thì các bạn tiến hành ghi sổ của nghiệp vụ đó (Gồm Nhật ký chung, Sổ cái, Sổ chi tiết)
- B6: Sau khi ghi sổ xong thì cuối kỳ khoá sổ và CHÚNG TA LẬP BÁO CÁO CHO SẾP CŨNG NHƯ CHO CƠ QUAN CHỨC NĂNG .
(Muốn biết báo cáo nào thì các bạn dựa ngay vào tài khoản mà mình theo dõi thì mình sẽ biết cung cấp cho Sếp những loại báo cáo nào theo nhu cầu của Quản lý của Sếp. Rất đơn giản. Ví dụ mình đang theo dõi công nợ phải thu (TK 131) thì chắc chắn 100% là báo cáo về Bảng tổng hợp công nợ phải thu khách hàng chứ không thể nào mà báo cáo về hàng tồn kho được.)
Ví dụ cụ thể để ứng dụng các bước trên để các bạn dễ hình dung . Ví dụ trong trường trường được tuyển vào vị trí KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG THÌ CÁC BẠN PHẢI THỰC HIỆN NHỮNG BƯỚC NÀO ĐỂ CÁC BẠN CÓ THỂ LÀM ĐƯỢC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG.
- Bước 1: Biết Theo dõi tài khoản nào và Hạch toán (Ghi sổ, định khoản) tài khoản nào. Cụ thể ở đây, kế toán tiền lương sẽ hạch toán và theo và theo dõi nhưng TK sau: 334;3382;3383;3384;3386;3335;622;6271;6411;6421
Cần Phân biệt từ Theo dõi và Từ hạch toán cho các bạn dễ hiểu. Ví dụ các bạn được phân công THEO DÕI công nợ phải trả nhà cung cấp 331 (Tức là các bạn không có hạch toán bên nợ và bên có của TK 331 mà các bạn chỉ có chức năng là theo dõi cả bên nợ và bên có của TK 331. Còn vấn đề hạch toán Nợ và Có 331 thì sẽ do kế toán từng phần hành hạch toán). Xem ví dụ bên dưới
Nợ 331 Có 111;112=> ai phụ trách ghi cái này. Kế toán thanh toán sẽ ghi sổ nghiệp vụ này. Kế toán công nợ phải trả chỉ theo dõi bên Nợ 331
Có 331 Nợ 211;1561=> ai phụ trách ghi cái này. Kế toán Hàng tồn kho và kế toán tài sản cố định sẽ hạch toán nghiệp vụ này. Kế toán công nợ phải trả chỉ theo dõi bên Có 331
Vậy nhiệm vụ của kế toán công nợ theo dõi phải trả trong trường nào này có nhiệm vụ báo cáo những gì
- Thứ nhất: Báo cáo danh sách công nợ phải trả của từng nhà cung cấp cho sếp vào bất cứ thời gian nào (Gồm số tiền phải trả, thời hạn trả, và phải đảm bảo số tiền phải trả là đúng và chính xác bằng cách gửi thư xác nhận công nợ cho nhà cung cấp)
- Thứ hai: Có trách nhiệm là dựa vào báo cáo công nợ đến hạn trả cho Sếp và dựa vào sự xét duyệt trả tiền của Sếp=>Lập đề nghị thanh toán để gửi cho kế toán thanh toán tiến hành thanh toán tiền…
- Bước 2: Phải biết cách sử dụng của những TÀI KHOẢN trên tức là các bạn biết hạch toán nợ và có. (Bước này chỉ áp dụng trong trường hợp các bạn đang đi học. Một khi các bạn đang đi làm rồi thì chắc chắn 100% các bạn phải biết cách sử dụng của từng tài khoản)
+Tham khảo bộ sách TỰ HỌC KẾ TOÁN của tác giả Hải Bùi (3 cuốn)
+Tham khảo thông tư 200 (Chế độ kế toán doanh nghiệp)
+Tham khảo những bài tập và bài giải mẫu về hạch toán kế toán trên mạng
- Bước 3: Phải có bộ chứng từ ghi bên nợ và ghi bên có của NHỮNG Tài Khoản TRÊN.Ví dụ BỘ CHỨNG TỪ CỦA BÊN CÓ TK 334=> Chính là BẢNG LƯƠNG
- Bước 4: Muốn có chứng từ là BẢNG LƯƠNG TẠI BƯỚC 3 thì các bạn cần phải tìm hiểu và thu thập những loại chứng từ và quy trình sau:
+Quy chế tính lương và tính thưởng (1). Trong này chỉ cho chúng ta cách tính lương, tính thưởng. Chỉ cho chúng ta biết được Mức thu thập của từng vị trí….
+Hợp đồng lao động+Phụ lục +Quyết định tăng lương (2). Trong này cho chúng ta biết được mức thu nhập từng người
+Bảng chấm công (3). Dựa vào quy chế tính lương và thưởng sẽ cho chúng ta biết được cách tính tiền lương là theo ngày công
+Bảng lương (4). Dựa vào quy chế tính lương và thưởng, hợp đồng lao động, bảng chấm công chúng ta sẽ biết cách tính Bảng lương.
Lưu ý 1:Từ đây, chúng ta rút ra 1 nguyên tắc tại bước 4. Trong bộ chứng từ gốc, luôn luôn có 1 chứng từ mà chứng minh đã hoàn thành và có số tiền dùng để làm cơ sở lập 1 chứng từ kế toán dùng để ghi sổ. Trong trường hợp trên là Bảng lương (Bên cạnh đó là hợp đồng, quy chế tính lương, bảng chấm công là những chứng từ phụ trợ giúp cho chúng ta lâp được chứng từ cuối cùng mà chúng ta mong muốn là Bảng lương). Ngoài ra bộ chứng từ đầu vào khác thì bắt buộc phải có hóa đơn là chứng từ gốc dùng để lập chứng từ kế toán ghi sổ (Bên cạnh đó chúng ta còn có chứng từ khác để củng cố hóa đơn là hợp đồng, biên bản bàn giao, biên bản nghiệm thu khối lượng, bảng xác định giá trị khối lượng ….). Vậy làm sao chúng ta biết được bộ chứng từ gốc đầy đủ , cái nào có trước, cái nào có sau thì các bạn phải chịu khó tìm hiểu bản chất nghiệp vụ của Công ty cũng như tìm hiểu Quy trình, quy định của nghiệp vụ đó xảy ra tại Công ty
Lưu ý 2: Ngoài ra chúng ta cần phải biết những vấn đề liên quan đến văn bản pháp luật nhà nước mà có liên quan đến người lao động để có đủ kiến thức mới làm được bảng lương như sau:
- Phải biết quy định mức đóng BHXH, YT, TN.Biết trong trường hợp nào đóng và trong trường hợp nào không (đọc Luật lao động cũng như Luật BHXH, Yt, TN, và Những văn bản dưới luật hướng dẫn về mức đóng BHXH…)
- Phải biết cách tính thuế TNCN (đọc Luật cũng như văn bản hướng dẫn thuế TNCN)
- Phải biết Excel. Vì Bản lương có công thức tính liên quan đến excel
Lưu ý 3: Chúng ta làm kế toán thì nên nhớ câu này: “Đầu đội chính sách, vai mang chứng từ”. Trước khi lập chứng từ gốc cũng như chứng từ kế toán thì chúng ta nên đọc chính sách, quy trình, quy định của Công ty cũng như Quy định của nhà nước liên quan đến kế toán phần hành mà mình phụ trách để nắm về mặt chính sách trước tiên.
- Bước 5: Tiến hành ghi sổ sách kế toán
Dựa vào bộ chứng từ gốc của Bước 4=> Kế toán tiền lương tiến hành lập chứng từ kế toán dùng để ghi sổ. KẾ TOÁN LẬP PHIẾU KẾ TOÁN HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG PHẢI TRẢ (KÈM THEO CHỨNG TỪ GỐC LÀ BẢNG LƯƠNG VÀ BẢNG CHẤM CÔNG. Quy chề lương+thưởng cũng như Hợp đồng lao động lưu riêng, vì chứng từ nay mang tính chất dài hạn).
- Bước 6: Lập báo cáo
Muốn biết báo cáo nào thì chúng ta cần tập trung vào tài khoản mà chúng ta đang theo dõi. Chúng ta đang theo dõi những tài khoản nào thì chúng ta sẽ báo cáo số liệu của tài khoản đó. Tùy theo, Quy mô của mỗi Công ty mà sếp yêu cầu ta báo cáo những báo cáo gì và mẫu biểu như thế nào
Ví dụ chúng ta đang theo dõi bên Nợ và Bên Có của TK 334 (Phải trả tiền lương cho người lao động)
=>Trong trường hợp này là chúng ta báo cáo những báo cáo sau: Báo cáo tiền lương theo từng bộ phận theo từng tháng. So sánh biến động tiền lương theo từng bộ phận và giải thích nguyên nhân vì sao chênh lệch. Báo cáo số lượng lao động từ bộ phận. Ví dụ như Công ty nhỏ có 5-10 người lao động thì chỉ cần gửi bảng lương cho Sếp là cũng đầy đủ thông tin về Báo cáo tiền lương. Còn những Công ty lớn thì không thể nào mà gửi bảng lương được (ví dụ Công ty có 1000 lao động, vì lúc này gửi bảng lương thì rất khó xem) thì lúc này phải gửi báo cáo ngắn gọn, xúc tích và dễ hiểu.
Xem muốn làm kế toán thanh toán thì cần làm những bước gì xem tại đây
Xem muốn làm kế toán theo dõi tài sản cố định và chi phí trả trước, CCDC thì cần làm những bước gì xem tại đây
Xem muốn làm kế toán Hàng tồn kho thì cần làm những bước gì xem tại đây
Xem muốn làm kế toán Giá thành thì cần làm những bước gì xem tại đây
Xem muốn làm kế toán Bán hàng và theo dõi công nợ phải thu thì cần làm những bước gì xem tại đây
Xem bài cách trả lời phỏng vấn để thuyết phục nhà tuyển dụng xem tại đây
LIÊN HỆ VỚI TÔI
Hotline hỗ trợ: 0914.540.423
Facebook (Hải Bùi): https://www.facebook.com/hai.bui.526
Group Facebook: tự học kế toán và thuế
Fanpage: https://www.facebook.com/tuhocketoanvathue/
Youtube: tự học kế toán
Email: buitanhai1610@gmail.com
Website bán sách tự học kế toán: www.sachketoan.org
