↪↪Khi được tuyển dụng vào công ty mới thành lập hoặc khi vào công ty mà trước đó đã có dịch vụ kế toán làm rồi nhưng không biết phải bắt đầu từ đâu để làm được kế toán. thường là những bạn sinh viên kế toán mới ra trường hoặc là những bạn mới học khóa kế toán tại trung tâm hay hỏi câu hỏi này???
**CÂU HỎI: Học xong khóa kế toán tại các trung tâm kế toán hoặc là sinh viên mới tốt nghiệp chuyên ngành kế toán (gọi là kế toán mới ra trường) nhưng khi được tuyển vào Công ty mới thành lập hoặc tuyển vào Công ty cũng đã hoạt động vài tháng mà trước đó đã có dịch vụ kế toán làm rồi và bây giờ các bạn được tuyển vào sẽ thay thế dịch vụ kế toán để làm nhưng không biết phải bắt đầu từ đâu??? Những công ty dạng này thường chỉ có 1 kế toán duy nhất (đó chính là các bạn).
**TRẢ LỜI:
A. Trước khi trả lời câu hỏi, tôi muốn nhắc lại 1 quan điểm Một người muốn làm được kế toán thì phải TUẦN TỰ nắm các kiến thức như sau:
1. Thứ nhất: Nắm được HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY. Tức là nắm được những nghiệp vụ xảy ra tại Công ty về mặt trình tự thực hiện (Thời gian để nắm hoạt độnc của Công ty cũng tùy từng người, có thể 2-5 tháng hoặc lâu hơn tùy theo mô hình của Công ty. Cái này là do kỷ năng của từng người,). Không có trường lớp nào dạy các bạn vấn đề này cả. ĐÂY LÀ VẤN ĐỀ CỐT LÕI ĐẦU TIÊN CỦA 1 NGƯỜI MUỐN LÀM ĐƯỢC KẾ TOÁN
2. Thứ hai: Nắm rõ những CHÍNH SÁCH CÔNG TY (Chính sách lương, Quy định công tác phí, Quy định về thu chi, Quy trình thanh toán nhà cung cấp….) của Công ty đang áp dụng và những CHÍNH SÁCH THUẾ mà có liên quan đến ngành nghề kinh doanh của Công ty chúng ta (Thuế GTGT, TNDN, TNCN, Hóa đơn, Luật quản lý thuế, những chính sách phạt của thuế..). ….
3. Thứ ba: Cái quan trọng nữa là, Chúng ta làm kế toán thì ăn thua là chúng ta phải biết muốn xử lý nghiệp vụ đó PHẢI TÌM ĐẾN AI ĐỂ HỎI (Tức là biết nơi để mà tác nghiệp. Đây mới là cái cốt lõi vấn đề). Nhưng trước khi hỏi thì nên tìm kiếm trên Google, tham gia Group liên quan đến nghề nghiệp của chúng ta (Group về kế toán, Group về thuế, Group về BHXH, Group về excel, Group những công cụ hỗ trợ trong công việc của 1 người làm kế toán).
4. Thứ tư: Cái cốt lõi nữa là chúng ta làm kế toán thì chúng ta sẽ phải thường xuyên cập nhật những chính sách mới của nhà nước ban hành để vận dụng cho đúng nhằm hạn chế rủi ro có thể xảy ra tại Công ty (Ví dụ như chính sách thuế nhà nước quy định là hóa đơn từ 20 triệu trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt, nếu thanh toán bằng tiền mặt thì thuế sẽ không chấp nhận chi phí được trừ và sẽ không chấp nhận thuế VAT được khấu trừ).
5. Thứ 5: Nắm vững chuyên môn hạch toán kế toán. Vấn đề này thì rất đơn giản đã có trong sách thông tư 200, trên mạng . Sách của Thầy Hải Bùi (TỰ HỌC KẾ TOÁN BẰNG HÌNH ẢNH. SÁCH BÀI TẬP VÀ BÀI GIẢI CÓ HÌNH ẢNH MINH HỌA RẤT PHÙ HỢP CHO NHỮNG BẠN KẾ TOÁN MỚI RA TRƯỜNG). Vấn đề này tất cả các trung tâm kế toán đều dạy. Nhưng nếu bạn muốn tham khảo thì có thể tham khảo cách hạch toán nợ và có tại đây:
6. Thứ 6: Nắm vững những CÔNG CỤ hỗ trợ trong quá trình làm kế toán. Phần công cụ này rất đơn giản không có gì phải lo lắng. Tất cả đều đã có VIDEO hướng dẫn (Ví dụ như công cụ phần mềm kế toán, Công cụ kê khai thuế GTGT, Công cụ kê khai BHXH, Công cụ Excel, word, Power point, Internet…). Biết Excel để tính toán lương, Theo dõi công nợ, Theo dõi hàng tồn kho…Biết word để soạn thảo hợp đồng, làm báo giá, làm công văn, làm những chính sách của công ty. Biết power point để tăng thêm kỷ năng khi trình bày trước đám đông. Biết internet để sử dụng mail, tìm kiếm thông tin…
7. Thứ 7: Về kỷ năng mềm trong quá trình làm việc, lúc nào cương và lúc nào nhu. Đây không phải 1 sớm 1 chiều mà làm được. Đây là 1 quá trình rèn luyện qua nhiều năm vấp phải những sự việc đã xảy ra với chúng ta và chúng ta sẽ trưởng thành hơn trong cách ăn nói và giao tiếp.
8. Thứ 8: Chúng ta (kế toán mới ra trường) cần phải biết công việc hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm là làm những công việc gì. Các bạn kế toán mới ra trường có thể tham khảo như sau:
▶▶Thứ nhất: Khi công ty mới thành lập (Tức là đã có giấy phép rồi) thì làm những công việc gì
+Đăng công bố thành lập doanh nghiệp
+Khắc con dấu và thông báo mẫu dấu cho Sở kế hoạch đầu tư
+Mở Tài khoản ngân hàng và thông báo tài khoản ngân hàng qua mạng cho sở kế hoạch đầu tư
+Lên Cục thuế tỉnh thành để làm thủ tục nhận thông báo Cơ quan thuế quản lý trực tiếp của Công ty mình
+Mua chữ ký số để nộp tờ khai thuế qua mạng và nộp thuế điện tử
+Khai thuế môn bài và nộp thuế môn bài
+Đăng ký thuế ban đầu với Cơ quan thuế quản lý trực tiếp mình
+Đặt in hóa đơn
+Mở Tài khoản ngân hàng và thông báo tài khoản ngân hàng qua mạng cho sở kế hoạch đầu tư
+Lao động và BHXH (Đăng ký khai trình lao động, Thủ tục với Cơ quan BHXH)
▶▶Thứ hai: Các công việc hàng ngày của Kế toán, Công việc tháng, Quý; Công việc cuối năm về kế toán.
➤➤➤Các công việc hàng ngày của kế toán
• Khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh xảy ra tại các phòng ban, phòng ban tự động lập chứng từ gốc phát sinh đến nghiệp vụ đó (Ví dụ như nghiệp vụ chi tiền tạm ứng đi công tác; Chi tiền lương; Bán hàng chưa thu tiền….), và theo quy định thì chuyển các chứng từ gốc đến phòng kế toán để kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ và hợp lý của chứng từ kế toán. Kế toán tiến hành thu thập và xử lý chứng từ gốc đó. Sau khi chứng từ gốc xử lý xong, kế toán tiến hành Lập chứng từ kế toán hay còn gọi là chứng từ ghi sổ. Kế toán dựa vào chứng từ kế toán (chứng từ ghi sổ) kèm theo chứng từ gốc để ghi vào phần mềm kế toán (hạch toán trong phần mềm kế toán hay còn gọi là ghi sổ kế toán: Sổ nhật ký chung; Sổ cái; Sổ chi tiết). Nếu các anh chị làm excel thì ghi vào sổ excel để từ đó link qua các loại sổ cái; sổ chi tiết…..
• Tiếp theo là báo cáo những loại báo cáo hàng ngày nào theo nhu cầu quản lý của Công ty (ví dụ báo cáo thu chi hàng , ngày, báo cáo công nợ hàng ngày,,,
• Ngoài ra còn rất nhiều công việc hàng ngày khác phát sinh (Ví dụ hàng ngày phát sinh đặt in thì đặt in hóa đơn, phát sinh làm báo tăng lao động, tham gia BHXH, đặt văn phòng phẩm, giao dịch ngân hàng…. Có thể kiểm quỹ đột xuất, kiểm kê hàng tồn kho đột xuất. Đây là những công việc hàng ngày không thể nào mà kể hết được. Chủ yếu biết tác nghiệp, biết nơi để hỏi mà làm.
Cuối mỗi tháng: thực hiện những nghiệp vụ cuối tháng (Gồm hạch toán lương và các khoản trích theo lương; Hạch toán khấu hao và phân bổ chi phí trả trước; Hạch toán tập hợp chi phí và tính giá thành; Hạch toán khấu trừ giữa 133 vả 33311; Hạch toán kết chuyển từ loia5 5 đến loại 8 vào tài khoản loại 9 để xác định kết quả kinh doanh…phần này đã được học trong nhà trường cũng như các trung tâm đã dạy kỷ phần này)=>Sau đó khóa sổ=>LẬP BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH ĐỂ KIỂM TRA các tài khoản=> Tiếp theo là lập báo cáo có liên quan (Gồm Báo cáo tài chính và Báo cáo quản trị cũng như Báo cáo thuế: Gồm báo cáo thuế GTGT, Báo cáo thuế TNCN nếu kê khai theo tháng….. ).
➤➤➤Cuối mỗi quý
• Cũng lập những nghiệp vụ cuối tháng, sau đó khóa sổ=> Lập bảng cân đối số phát sinh=> Kiểm tra số liệu=>Lập báo cáo trong nội bộ doanh nghiệp theo nhu cầu quản lý của công ty (Báo cáo tài chính, Báo cáo công nợ chi tiết, Báo cáo chi tiết hàng tồn kho, Báo cáo phân tích chi phí…)
• Lập báo cáo thuế (Gồm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, Báo cáo thuế GTGT, Báo cáo thuế TNCN nếu kê khai thuế theo quý, tạm nộp thuế TNDN nếu có…).
➤➤➤Cuối năm, kế toán cần làm những công việc sau:
•Thực hiện bút toán trích lập dự phòng (Nợ phải thu khó đòi, Dự phòng đầu tư, Dự phòng giảm giá hàng tồn kho), cần phải có đầy đủ chứng từ và bằng chứng chứng minh sự mất giá trị của tài sản thì mới lập dự phòng xem TT228
•Bắt buộc thực hiện kiểm kê (Hàng tồn kho, tài sản cố định và tiền mặt), nhớ là phải có biên bản kiểm kê để làm chứng từ hạch toán kế toán
•Thực hiện những công việc đối chiếu và gửi thư xác nhận công nợ, nhớ là phải có biên bản đối chiếu công nợ và thư xác nhận để đối chiếu và điều chỉnh kịp thời. Tất cả những tài khoản nào mà có đối tượng thì đều phải gửi thư xác nhận hoặc bằng 1 cách nào đó để khẳng định lại số liệu đó đúng, tức là phải đối chiếu (Ví dụ 131,331,3388,1388,141,…)
•Thực hiện Lập bảng đối số phát sinh cả năm, sau đó kiểm tra số liệu của các tài khoản từ loại 1 đến loại 9 đã đúng hay chưa để tiến hành lập báo cáo tài chính (Gồm Bảng cân đối kế toán, kết quả kinh doanh, lưu chuyển tiền tệ và thuyết minh báo cáo tài chính). Để nộp cho cơ quan thuế qua mạng trong thời gian 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm. Nộp qua mạng và lập trên phần mềm HTKK, rồi kết xuất XML để gửi qua mạng. Phải xem cách gửi qua mạng như thế nào thì lên youtube bấm chữ gửi tờ khai thuế qua mạng sẽ thấy
•Đồng thời lập quyết toán thuế TNDN và TNCN để nộp cho cơ quan thuế qua mạng trong thời gian 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm. Nếu có số thuế phải nộp thì phải nộp tiền thuế qua mạng luôn. Phải xem cách gửi qua mạng như thế nào thì lên youtube bấm chữ nộp tiền thuế qua mạng sẽ thấy
•Sau đó lập các báo cáo quản trị theo yêu cầu của Ban tổng giám đốc (Báo cáo này là phục vụ nội bộ, không gửi ra bên ngoài).
▶▶Thứ 3: Cách lưu chứng từ kế toán và in sổ sách
• Lưu chứng từ kế toán là 1 khâu cực kỳ quan trọng, bởi vì nếu không làm tốt khâu này thì sau này vấn đề tìm kiếm đối chiếu số liệu giữa sổ và chứng từ rất khó, bên cạnh đó còn phải tìm chứng từ để phục vụ cho cơ quan thuế và phục vụ cho đoàn kiểm toán nữa. Vậy vấn đề lưu chứng từ là mỗi đơn vị có cách lưu khác nhau, không có đơn vị nào lưu giống đơn vị nào cả. Và tôi khuyên các bạn nên lưu chứng từ theo ký hiệu của Chứng từ kế toán dùng để ghi sổ.
• Sổ sách kế toán thì chúng ta dựa vào Bảng Cân đối số phát sinh (Dựa vào tài khoản có 3 chữ số) để in sổ sách Gồm sổ cái và 1 số sổ chi tiết theo đối tượng hoặc theo từng mặt hàng (nếu ít) Và nhớ in bảng tổng hợp danh sách công nợ phải thu và Bảng tổng hợp danh sách công nợ phải trả…; Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho
▶▶Thứ 4: Sau khi có được tất cả những kỷ năng trên thì chúng ta đã đủ tự tin bắt đầu làm công việc kế toán thực thụ. Khi chúng ta đã biết mọi hoạt động của công ty thì chúng ta chỉ ngồi tại phòng kế toán để kiểm soát mọi hoạt động của Công ty thông qua chứng từ gốc chuyển qua (Dựa trên những chính sách của Công ty và nhà nước quy định để mà làm thôi, rất đơn giản. Vậy khẳng định lại 1 lần nữa kế toán không phải là chỉ biết hạch toán nợ và có đâu. Kế toán là kiểm soát mọi hoạt động của công ty cho nó phù hợp theo quy trình, quy định của Công ty).
▶▶Thứ 5: Trong quá trình kiểm soát, chúng ta thấy chỗ nào mà không còn phù hợp thì chúng ta sẽ sửa đổi quy trình, quy định cho phù hợp với thực tế.
Vậy tại sao các bạn tốt nghiệp đại học chuyên ngành kế toán (hay còn gọi là sinh viên kế toán mới ra trường) hoặc các bạn đã học 1 khóa ngắn hạn tại trung tâm kế toán nhưng vẫn còn bở ngỡ khi vào Công ty mà không phải là Công ty làm dịch vụ kế toán (Nếu làm Công ty dịch vụ kế toán thì chứng từ đã có sẵn rồi). Bởi vì những lý do sau:
• Các bạn chỉ được đào tạo hạch toán nợ có
• Các bạn chi được đào tạo là có sẵn chứng từ gốc rồi, cứ vậy mà ghi vào phần mềm thôi. Nhưng cái cốt lỗi ở đây, bản chất vấn đề làm sao có được chứng từ gốc đó. Đó mới là vấn đề cần bàn đến. (Làm sao có được chứng từ gốc đó, chỉ có cách là vào Công ty thực tế quan sát và theo dõi cách thức thực hiện 1 nghiệp vụ xảy ra như thế nào? Từ lúc phát sinh cho đến khi hoàn thành=> Có như vậy thì chúng ta mới hiểu được)
B. ĐI VÀO TRỌNG TÂM CỦA CÂU HỎI SẼ ĐƯỢC TRẢ LỜI NHƯ SAU:
★★★Trường hợp 1: Công ty mới 100% (Chưa có dịch vụ kế toán) và chỉ có 1 mình làm kế toán
Đối với trường hợp này thì quá dễ dàng, các bạn làm tuần tự 10 vấn đề bên trên thì sẽ biết làm kế toán. Nhưng ở đây, tôi muốn nhắn nhủ thêm cho các bạn vấn đề tìm hiểu hoạt động tại Công ty mới 100% thì làm như sau:
✔Bước 1: Các bạn không cần quan tâm gì đến việc hạch toán nợ có làm gì cho nó nặng đầu. Mà các bạn tập trung vào vấn đề là giải quyết mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại Công ty của chúng ta sao cho nó hoàn thành mà phù hợp theo sự chỉ đạo của Giám đốc (của Sếp), nghiệp vụ hoàn thành là có bộ chứng từ (Chúng ta ghi chép lại trình tự thực hiện của nghiệp vụ này về mặt trình tự thực hiện cũng như bộ chứng từ đang có của nghiệp vụ) => Cứ như vậy trong 1 tháng chúng ta sẽ có đầy đủ bộ chứng từ của toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại Công ty trong 1 tháng. Vậy là chúng ta bước đầu đã am hiểu hoạt động của Công ty cũng như cách thực hiện nghiệp vụ rồi (Đây là tôi nói doanh nghiệp nhỏ, mới bắt đầu hoạt động, còn doanh nghiệp lớn có quy trình bài bản thì không nói rồi, cứ quy trình mà bám theo làm thôi)
✔Bước 2: Các bạn sẽ tập trung lại xem từng nghiệp vụ xảy ra như vậy có rủi ro gì không để từ đó để xuất giám đốc cải thiện về mặt chứng từ thực hiện của nghiệp vụ để hạn chế rủi ro có thể xảy ra (Đây là 1 bước mới chứng minh được năng lực của 1 người làm kế toán). Các bạn muốn chứng minh được 1 vấn đề nào đó mà cần cải thiện thì các bạn phải đưa ra được rủi ro nếu không thực hiện hành động này thì xảy ra rủi ro gì để thuyết phục Sếp (Các bạn mà thuyết phục được Sếp rồi thì lúc này tiếng nói của bạn sẽ có trọng lượng hơn trong vấn đề xử lý).
Bước 3: Khi đã nắm được bước 1 và bước 2 rồi thì vấn đề ghi sổ quá dễ dàng, vấn đề hạch toán nợ và có thì các bạn (đọc TT200, Xem sách Thầy Hải Bùi, Lên Google search là sẽ học được nợ và có, mất tầm 1 tháng là các bạn sẽ giỏi về hạch toán nợ và có)
★★★Trường hợp 2: Công ty đã thành lập 2-3 tháng và đã có dịch vụ kế toán, bây giờ tuyển các bạn vô làm để thay thế dịch vụ kế toán
✔Bước 1: Các bạn nắm các bước như Trường hợp 1 để các bạn nắm hết tất cả hoạt động của Công ty. Có nắm được hoạt động của Công ty thì vấn đề tác nghiệp với Công ty dịch vụ kế toán sẽ dễ dàng hơn
✔Bước 2: Sau đó, các bạn liên hệ với Công ty dịch vụ kế toán để xem và yêu cầu họ gửi sổ sách và chứng từ kế toán kèm theo theo các tháng mà công ty dịch vụ kế toán đã làm. Nhớ xin cả file mềm và file cứng. (Xem bàn giao các giấy tờ pháp lý có liên quan, token, hợp đồng lao động…Xem tờ khai thuế GTGT, TNCN, Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn…). Nhớ yêu cầu liệt kê ra những công việc đã làm và những công việc còn dỡ dang để các bạn biết mà làm. Thường lúc bàn giao sổ sách thì không tránh khỏi những thiếu sót. Do đó, để bàn giao sổ sách chuẩn thì các bạn chịu khó phải liệt kê ra 1 list danh sách về những yêu cầu. Sau đó gặp Công ty dịch vụ kế toán mới nói chuyện dễ hơn (Bằng cách tick vào từng mục)
✔Bước 3: Lấy sổ sách tháng cuối cùng nhận bàn giao và nhập vào phần mềm làm số dư đầu kỳ cho tháng tiếp theo. (Nhiều bạn kỷ thì dò lại xem Dịch vụ kế toán làm đúng hay sai các tháng để làm và chỉnh sửa lại trước khi nhập số dư đầu kỳ)
✔Bước 4: Nếu không lấy sổ sách của tháng cuối cùng để nhập só dư đầu kỳ, các bạn thấy chứng từ ít quá thì có thể nhập lại từ đầu năm vào trong phần mềm luôn để kiểm soát số liệu cho nó dễ.
BÊN TRÊN LÀ NHỮNG CHIA SẺ CỦA TÔI DÀNH CHO NHỮNG SINH VIÊN KẾ TOÁN MỚI RA TRƯỜNG HOẶC CÁC BẠN ĐANG CHUẨN BỊ LÀM KẾ TOÁN KHI BƯỚC VÀO CÔNG TY MỚI NHƯNG KHÔNG BIẾT BẮT ĐẦU TỪ ĐẦU.
CÁC BẠN (SINH VIÊN KẾ TOÁN MỚI RA TRƯỜNG) CÓ THỂ XEM VIDEO CHIA SẺ VÀO CÔNG TY MỚI BẮT ĐẦU TỪ ĐÂU (NHỚ ĐEO HEADPHONE)
LIÊN HỆ VỚI TÔI
Hotline hỗ trợ: 0914.540.423
Facebook (Hải Bùi): https://www.facebook.com/hai.bui.526
Group Facebook: tự học kế toán và thuế
Fanpage: https://www.facebook.com/tuhocketoanvathue/
Youtube: tự học kế toán
Email: buitanhai1610@gmail.com
Website bán sách tự học kế toán: www.sachketoan.org
