KINH NGHIỆM QUYẾT TOÁN THUẾ TẠI DOANH NGHIỆP
Để tránh việc các Doanh nghiệp trốn thuế, gian lận thuế,… Tổng cục Thuế đã có yêu cầu cơ quan thuế các địa phương tăng cường các công tác Thanh, kiểm tra.
Doanh nghiệp của các bạn đang lo lắng không biết chuẩn bị gì cho công tác tiếp đón cơ quan Thuế; Kế toán Đức Hà xin chia sẻ với các bạn Kinh nghiệm quyết toán thuế tại Doanh nghiệp:
I. Kinh nghiệm trong Quyết toán thuế về hóa đơn (Hóa đơn hàng hóa, Hóa đơn GTGT)
1.Thứ nhất:
- Đối chiếu bảng kê hóa đơn mua vào, hóa đơn bán ra (Khi kê khai thuế GTGT) với hóa đơn thực tế để xem hóa đơn có đủ hay không? Còn hóa đơn nào mà các bạn chưa kê khai hay không?
- Để tránh không mất thời gian, thất lạc thì hóa đơn đầu vào Tháng (Quý) nên kẹp ngay sau tờ khai thuế GTGT của Tháng (Quý) đó để chúng ta có thể kiểm soát dễ dàng.
- Hiện nay, Phần mềm HTKT không còn Phụ lục mua vào, bán ra để nhập hóa đơn như trước. Tuy nhiên các bạn nên có một File Excel để theo dõi những hóa đơn mua vào bán ra để giúp bạn kiểm soát dễ dàng hơn.
2. Thứ hai:
- Kiểm tra xem hóa đơn có đúng, đủ hợp lệ hay không? Hóa đơn có bị tẩy xóa gì không?
- Trên hóa đơn phải có đầy đủ các tiêu thức, ngày, tháng, năm. Hóa đơn bán ra có bị nhảy ngày hay không (Có nghĩa là hóa đơn không theo thứ tự ngày tháng, và thứ tự tăng dần của số hóa đơn).
- Các thông tin trên hóa đơn như tên đơn vị, MST, địa chỉ. Trường hợp viết chưa đúng thì các bạn nên làm Biên bản điều chỉnh hóa đơn và kẹp vào cùng hóa đơn để tránh bị thuế loại ra.
- Một số trường hợp được viết tắt; Quy định viết tắt được hướng dẫn tại Thông tư 26/2015/TT-BTC. Nhất là đối với hóa đơn đầu vào, các tiêu thức bên trong rất quan trọng. Nếu người bán viết không đúng, Doanh nghiệp của bạn rất dễ bị bóc thuế oan.
- Hóa đơn của bạn có phản ánh đúng thuế suất phù hợp với từng loại hàng hoa hay không? Nếu sai thì các bạn phải lập biên bản điều chỉnh và có hóa đơn điều chỉnh ngay.
- Hóa đơn phải ghi đúng số tiền bằng chữ, bằng số (Phải thể hiện cùng một số).
- Hóa đơn không bị rách, bị gạch, bị tẩy xóa.
- Hóa đơn phải được đóng dấu treo của người bán hàng. Trừ một số trường hợp đơn bị được phép không phải đóng dấu trên hóa đơn. Trường hợp không phải đóng dấu trên hóa đơn thường là hóa đơn tiền điện, hóa đơn viễn thông và một số đơn vị được cơ quan thuế chấp nhận bằng văn bản.
- Phải kiểm tra tính hợp lý của các hóa đơn mua vào xem có hóa đơn nào mà nội dung không phù hợp với hoạt động sản xuất, kinh doanh của đơn vị mình hay không.
- Đối với hóa đơn đầu ra. Nếu là bán hàng hóa thì phải có Biên bản giao nhận hàng hóa đi kèm (Ngày trên Biên bản giao nhận hàng trùng với ngày trên Hóa đơn); Đối với cung cấp dịch vụ thì phải có Biên bản nghiệm thu hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, vận tải (Ngày trên Biên bản cũng phải trùng ngày trên Hóa đơn trừ trường hợp đơn vị có thu tiền trước thì ngày Hóa đơn phải là ngày thu tiền trước).
- Nếu có thu hồi hóa đơn về thì cần kiểm tra xem đã có đầy đủ Biên bản thu hồi hóa đơn hay chưa? Nếu chưa có thì phải liên hệ người mua để ký Biên bản ngay. Ngày trên Biên bản phải trước hoặc bằng ngày lập hóa đơn thay thế.
- Kiểm tra các hoá đơn đầu vào xem việc thanh toán đã đảm bảo hay chưa? Những hoá đơn từ 20 triệu đồng trở lên thì phải thanh toán không dùng tiền mặt, đặc biệt chú ý những hoá đơn cùng một ngày mua hàng của một nhà cung cấp nếu có tổng thanh toán từ 20trđ trở lên cũng phải thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản, bù trừ công nợ…). Nếu việc thanh toán không đảm bảo như trên thì phải liên hệ người bán để tìm cách giải quyết.
- Kiểm tra các hóa đơn liên quan đến văn phòng phẩm, tiếp khách,… đây là những hóa đơn mà thường người bán chỉ ghi chung chung là “Văn phòng phẩm” hay “Dịch vụ ăn uống”. Những hóa đơn này cần phải có Bảng kê hàng hóa đính kèm. Nếu không có thì bạn phải liên hệ người bán để lấy bảng kê đã ký sẵn về chế tên hàng vào (Có nhiều trường hợp khi quyết toán được bỏ qua vấn đề này, nhưng chiếu theo quy định thì phải có bảng kê kèm theo).
- Kiểm tra xem những hóa đơn đi “Mua” để xử lý chi phí thì “Chủ nhân” của nó còn tồn tại hay không? Nếu đã bỏ trốn thì cần kiểm tra ngay thời hạn bỏ trốn của họ là khi nào? Nếu hóa đơn trước thời điểm bỏ trốn thì có thể được chấp nhận, nếu không thì bạn phải điều chỉnh ngay số liệu thuế liên quan đến hóa đơn đó.
II. Kinh nghiệp quyết toán thuế đối với khoản mục tiền và khoản tương đương tiền
- Phải có Biên bản kiểm kê quỹ cuối năm hay chưa?
- Tiếp theo thì Kiểm tra xem số tiền trên Biên bản kiểm kê quỹ có khớp với số dư trên sổ quỹ, trên Bảng CĐPS hay không?
- Hãy Kiểm tra sổ quỹ tiền mặt xem có thời điểm nào quỹ bị âm hay không?
- Kiểm tra số phát sinh Bên có của TK 111 đối ứng với Nợ TK chi phí (Trên sổ chi tiết tiền mặt), xem có khoản chi nào vượt quá 20 triệu đồng hay không? Kiểm tra xem những khoản đó là chi cho hóa đơn hay chi tiền từ các chứng từ khác.
Nếu chi tiền cho hóa đơn Thì Thuế GTGTđó sẽ không được khấu trừ và chi phí bị loại ra khỏi quyết toán Thuế TNDN.
- Kiểm tra toàn bộ các phiếu thu, chi xem có hợp lý, hợp lệ không? Có đủ chứng từ đi kèm phiếu thu, chi không?
- Kiểm tra số dư tiền mặt trên Sổ quỹ tại thời điểm có phát sinh những khoản vay hay không? Vì nếu số dư tiền mặt quá lớn mà vẫn đi vay, cơ quan thuế có thể sẽ loại chi phí lãi vay của lần nhận nợ đó. Vì họ sẽ đặt câu hỏi: “Vì sao tiền mặt còn nhiều như vậy mà vẫn đi vay”. Có thể sẽ có những Doanh nghiệp cần phải tích trữ 1 lượng tiền để phục vụ cho việc chi trả những khoản chi trong kế hoạch ngắn hạn trước mắt. Đơn vị có đủ hồ sơ chứng minh được lý do đó thì chi phí lãi tiền vay vẫn được tính.
- Kiểm tra số dư các tài khoản ngân hàng với Tờ sao kê tháng 12 (Biên bản xác nhận số dư tài khoản tại thời điểm 31/12) có khớp hay không?
- Đối với các khoản tiền gửi có kỳ hạn, kiểm tra lại từng khoản tiền gửi, số tiền gửi và lãi suất tiền gửi.
- Kiểm tra Phụ lục II-1 theo Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT xem Công ty đã đăng ký hết những tài khoản ngân hàng đã có giao dịch trong năm với Sở kế hoạch đầu tư hay chưa?
III. Kinh nghiệm quyết toán thuế đối với các khoản phải thu khách hàng, phải trả người bán
Kiểm tra xem các khách hàng, Nhà cung cấp đã có đủ hợp đồng chưa?
- Kiểm tra xem đã có đối chiếu công nợ cuối năm hay chưa? Chưa có thì xin bổ sung ngay.
- Kiểm tra điều khoản thanh toán với nhà cung cấp trên hợp đồng với thời gian thanh toán thực tế đối với những trường hợp trả chậm, trả góp để xử lý việc có được khấu trừ thuế GTGT đầu vào tại thời điểm quyết toán hay không?
- Đối với những khoản công nợ có trích lập dự phòng, có đầy đủ hồ sơ để chứng minh việc trích lập đúng quy định tại Thông tư 228/2009/TT-BTC hay chưa?
- Trường hợp có thanh toán bù trừ công nợ thì tại thời điểm bù trừ công nợ đã có Biên bản đối chiếu, bù trừ công nợ hay chưa? Trên hợp đồng mua bán đã thể hiện việc thanh toán bù trừ hay chưa?
- Kiểm tra xem có khoản nợ phải trả nào mà tồn tại quá lâu không? Có thể đã thanh toán rồi (Ví dụ như Chủ doanh ngiệp trả bằng tiền mặt chẳng hạn); Nhưng kế toán không biết để hạch toán, nên công nợ phải trả vẫn treo.
Khoản nợ không xác định được Chủ nợ là khoản thu khác (TK 711) => Thuế TNDN phải nộp = Khoản thu khác (TK 711) x 20% Thuế TNDN
IV. Kinh nghiệm quyết toán thuế đối với các khoản Tạm ứng
- Kiểm tra Số dư TK tạm ứng cuối năm của từng nhân viên đã có Biên bản xác nhận tạm ứng cuối năm không?
- Đơn vị có quy định về hoàn ứng không?
- Xem xét thời gian hoàn ứng với quy định về hoàn ứng có phù hợp hay không?
- Nếu là tạm ứng để đi công tác thì hồ sơ công tác phí đã được hay chưa?...
V. Kinh nghiệm quyết toán thuế với Hàng tồn kho
- Kiểm tra đã có Biên bản kiểm kê hàng tồn kho cuối năm hay chưa? Biên bản kiểm kê có khớp với số liệu trên Bảng tổng hợp nhập - Xuất - Tồn kho hay không? Nếu lệch thì phải có biện pháp giải trình được nguyên nhân.
- Kiểm tra số liệu trên Bảng nhập xuất tồn kho có khớp với trên bảng cân đối phát sinh hay không?
- Kiểm tra xem các mặt hàng tồn kho đã có thẻ kho chưa?
- Kiểm tra toàn bộ phiếu nhập, xuất kho đã có đầy đủ chữ ký, đóng dấu hay chưa?
- Kiểm tra xem có bị âm kho thời điểm hay không?
- Kho có bị tồn quá nhiều hay không? Nguyên nhân vì sao để tìm cách giải quyết.
VI. Kinh nghiêm quyết toán thuế với TSCĐ và việc trích khấu hao TSCĐ
1. Kiểm tra hồ sơ TSCĐ hình thành từ mua sắm đã đủ chưa, bao gồm:
- Hóa đơn đầu vào của TSCĐ + các hóa đơn chi phí lắp đặt chạy thử.
- Hợp đồng mua bán.
- Biên bản bàn giao TSCĐ, biên bản nghiệm thu bàn giao TSCĐ.
- Thẻ TSCĐ.
- Kiểm tra, đối chiếu bảng trích khấu hao TSCĐ: Về nguyên giá, khấu hao lũy kế, giá trị còn lại với bảng cân đối phát sinh xem có khớp hay không?
- Báo giá (Nếu có).
- Biên bản thanh lý hợp đồng (Nếu có).
- Kiểm tra xem đơn vị đã có đăng ký phương pháp trích khấu hao với cơ quan thuế hay chưa? Việc trích khấu hao có được áp dụng đúng bản đăng ký đó không? Khung trích khấu hao có được thực hiện đúng theo Thông tư 45/2013/TT-BTC hay không?
- Kiểm tra số dư trên bảng trích khấu hao TSCĐ tháng 12 với số dư trên tài khoản 214, 211 có khớp nhau không?
2. Kiểm tra hồ sơ tài sản cố định tăng do góp vốn
- Đã đủ thủ tục, hồ sơ giấy tờ hay chưa? Các biên bản liên quan đến thành lập hội đồng đánh giá tài sản (Nếu tự đánh giá), hay hóa đơn của Bên thứ 3 về thẩm định giá (Nếu thuê đánh giá ngoài).
- Đã đủ thủ tục sang tên đổi chủ hay chưa? Tài sản phải thuộc quyền sở hữu của Công ty thì khấu hao mới là chi phí hợp lý.
- ……
Các trường hơp tăng tài sản cố định đều phải có quyết định đưa tài sản vào sử dụng.
3. Có thanh lý tài sản cố định không? Hồ sơ thanh lý đủ hay chưa?
VII. Công cụ dụng cụ và chi phí trả trước: Cách kiểm tra tương tự như TSCĐ
Thời gian phân bổ đối với các CCDC không đủ tiêu chuẩn ghi nhận là TSCĐ đã thực hiện phân bổ đúng thời gian quy định (Dưới 3 năm) không?
VIII. Quyết toán tiền Thuế
- Thống kê lại xem các lần nộp tiền thuế đã có đủ giấy nộp tiền hay chưa?
Đặc biệt, đối với thuế GTGT hàng nhập khẩu, nếu thiếu giấy nộp tiền vào NSNN thì sẽ không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào của lô hàng nhập khẩu đó.
- Kiểm tra Số dư TK 133 trên Bảng cân đối kế toán có khớp với Số dư thuế GTGT được khấu trừ chuyển kỳ sau trên tờ khai thuế GTGT tháng 12 (Đối với đơn vị kê khai theo tháng), quý 4 (Đối với đơn vị kê khai theo quý) chưa? Nếu có sự chênh lệch thì phải làm luôn Biên bản giải trình sự chênh lệch đó.
- Thuế giá tri gia tăng: Số liệu trên các tờ khai đã đúng hay chưa? Có kê khai thừa thiếu hóa đơn, hay sai thuế suất hay không? Nếu có thì phải khai bổ sung điều chỉnh ngay.
- Thuế thu nhập doanh nghiệp có những khoản nào không hợp lệ trong các năm mà chưa tự giác bóc tách khi quyết toán hay không?
Như vậy: Thuế giá trị gia tăng và Thuế TNDN đặc biệt liên quan đến hóa đơn chứng từ, nên khâu kiểm tra hóa đơn nêu trên là rất quan trọng.
- Thuế thu nhập cá nhân:
+ Đã có đầy đủ mẫu ủy quyền quyết toán hay chưa?
+ Các cá nhân đã được đăng ký mã số thuế hay chưa?
+ Các tờ khai đăng ký giảm trừ người phụ thuộc đã có chưa (Đối với những trường hợp cá nhân người lao động có tính trừ người phụ thuộc)?
+ Nếu phát sinh thu nhập cho các đối tượng không ký hợp đồng hoặc hợp đồng dưới 1 tháng thì đã khấu trừ 10% TNCN hay chưa? Nếu không khấu trừ thì có bản cam kết 02/UQ-TNCN hay chưa?
+ Các tờ khai Thuế GTGT, Thuế TNDN, Thuế Môn bài, Thuế TNCN, Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn,… các năm phải tập hợp đầy đủ theo thứ tự thời gian.
IX. Kinh nghiệm quyết toán thuế các khoản vay
- Kiểm tra các khoản vay xem có đầy đủ hợp đồng, có đủ giấy nhận nợ hay không?
- Đối chiếu Số dư TK tiền vay với khế ước, hợp đồng tín dụng xem có khớp hay không?
- Các khoản lãi vay cho các hợp đồng trả lãi cuối kỳ có được trích trước chi phí lãi vay vào chi phí trong kỳ chưa? Các khoản lãi vay được ghi nhận đúng theo Số tiền vay + Lãi suất vay không?
- Khoản vay cá nhân đã có đủ đối chiếu nợ vay cuối năm hay không?
- Mức lãi suất vay của cá nhân có vượt quá 1,5% mức lãi suất cơ bản của ngân hàng nhà nước công bố tại thời điểm vay không?
- Có khoản vay nào mà phát sinh ở những thời điểm chưa góp đủ vốn hay không?
X. Kinh nghiệm quyết toán lương và các khoản trích theo lương
- Kiểm tra hồ sơ lao động xem đã đủ hay chưa: HĐLĐ, bảng lương, bảng công và các hồ sơ đi kèm: CMND, sơ yếu lý lịch,…
- Kiểm tra xem đã có quy chế Công ty hay Quy chế lương, thưởng, công tác phí,… hay chưa?
- Các khoản thưởng, phụ cấp, những khoản bổ sung thêm vào lương cho người lao động phải được thể hiện rõ trong HĐLĐ hoặc quy chế tài chính, quy chế lương hoặc thỏa ước lao động tập thể của Công ty.
- Kiểm tra tính hợp lý của các chứng từ lương: Có đầy đủ chữ ký của NLĐ, người SDLĐ.
- Kiểm tra Bảng quyết toán thuế TNCN với tổng lương trên bảng thanh toán lương của từng cá nhân xem khớp chưa?
- Kiểm tra các khoản trích theo lương có được thể hiện trên hợp đồng lao động, bảng thanh toán lương hay không?
- Kiểm tra xem Số liệu dư bên có TK 334 các năm trong kế hoạch quyết toán đã hết hay chưa?
LIÊN HỆ VỚI TÔI
Hotline hỗ trợ: 0914.540.423
Facebook (Hải Bùi): https://www.facebook.com/hai.bui.526
Group Facebook: tự học kế toán và thuế
Fanpage: https://www.facebook.com/tuhocketoanvathue/
Youtube: tự học kế toán
Email: buitanhai1610@gmail.com
Website bán sách tự học kế toán: www.sachketoan.org
