LÀM SAO BIẾT MỘT BỘ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN ĐẦY ĐỦ HAY KHÔNG ĐẦY ĐỦ ???
CÂU HỎI: Làm sao biết được khi 1 nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại Công ty thì bộ chứng từ đầy đủ của nghiệp vụ đó gồm những loại chứng từ gì để kế toán có cơ sở xét duyệt nghiệp vụ (Đầy đủ ở đây xét ở khía cạnh theo mẫu biểu chứng từ theo Quy trình, quy định của Công ty và hóa đơn chứng từ theo quy định của Luật thuế hiện hành). Đây là câu hỏi mà rất nhiều bạn khi hỏi trên diễn đàn, mạng xã hội???
TRẢ LỜI:
➤Đầu tiên chúng ta phải định nghĩa vai trò của người làm kế toán là kiểm soát về tình hình tài chính của Công ty theo những CHÍNH SÁCH mà Công ty đã đưa ra cũng như những QUY ĐỊNH HÓA ĐƠN, CHỨNG TỪ theo Luật thuế Quy định để thực hiện cho đúng. Chứ không phải vai trò của kế toán là chỉ làm theo mệnh lệnh của Sếp (Nhất là những công ty mới thành lập thì vai trò của kế toán không thể hiện rõ, thường làm theo mệnh lệnh). Nhưng đối với những công ty đại chúng (Nhất là những công ty lên sàn) thì vai trò của người làm kế toán sẽ thể hiện rõ là vai trò kiểm soát.
➤Sau đó, khi chúng ta đã hiểu vai trò của kế toán thì chúng ta sẽ đi đến xem xét khái niệm ĐẦY ĐỦ trong bộ chứng từ gốc 1 cách khách quan nhất. Chi tiết Đầy đủ như sau:
• Đầy đủ tức là bộ chứng từ đó thể hiện ĐẦY ĐỦ NỘI DUNG của nghiệp vụ xảy ra tại Công ty. (Tức là nhìn vào bộ chứng từ gốc đã kiểm tra phù hợp theo những Chính sách của Công ty ban hành cũng như những quy định về hóa đơn, chứng từ theo Luật thuế. Và Bộ chứng từ đó được sắp xếp theo trình tự thời gian, nhìn vào bộ chứng từ đó chúng ta hiểu hết mọi vấn đề mà không cần bổ sung thêm chứng từ nào khác).
• Cùng 1 bản chất nghiệp vụ, nhưng chắc chắn 1 điều là bộ chứng từ gốc của mỗi công ty là hoàn toàn khác nhau (Nhất là những doanh nghiệp mới khởi nghiệp thường thì không có quy trình bài bản nên làm sao để công việc nó chạy mà ít quan tâm đến bộ chứng từ. Nhưng đối với những công ty mà đã hoạt động lâu năm thì bộ chứng từ đã được hoàn chỉnh theo thời gian và chắc chắn 1 điều là rõ ràng hơn lúc mới khởi nghiệp)
Ví dụ: Cũng là nghiệp vụ tạm ứng tiền đi công tác Hà nội 2 ngày cho Mr Tuấn để làm công việc tuyển dụng nhân sự cho Chi nhánh Hà Nội, nhưng
+Tại Công ty A thì bộ chứng từ đầy đủ là Giấy Công tác, kèm theo Giấy đề nghị tạm ứng tiền (Gồm tiền ăn, tiền ở và tiền đi lại theo đúng quy chế công tác phí của Công ty A ban hành)=> Từ đó, kế toán mới lập phiếu chi. Lúc này bộ chứng từ kế toán hoàn chỉnh gồm (Phiếu chi kèm theo chứng từ gốc là Giấy công tác và Giấy đề nghị tạm ứng).
+Tại Công ty B thì chỉ có mỗi phiếu chi và không có Giấy công tác cũng như không có đề nghị tạm ứng tiền cũng như không có Quy chế công tác phí ban hành. Vì đây là công ty mới thanh lập và Giám đốc không am hiểu nhiều về thủ tục Kiểm soát nên vấn đề đi công tác không có kế hoạch và chỉ đạo kế toán thực hiện chi tiền theo yêu cầu bằng miệng từ Giám đốc.
GIẢI THÍCH: vì sao có Giấy công tác và Giấy đề nghị tạm ứng để các bạn tiện theo dõi. Giấy công tác để chứng minh được người này đi công tác với mục đích gì và trên giấy này có nơi công tác cũng như ký nhận nơi công tác để thuận tiện cho quá trình kiểm tra của kế toán sau này là người đó có đi công tác tại nơi đó không và ở bao nhiêu ngày (Nếu không có chứng từ giấy công tác này thì việc kiểm tra việc ở lại của người đi công tác này gặp nhiều khó khăn. Đây là l1y do vì sao có Giấy công tác. Và đây là chứng từ mà bên thuế cũng yêu cầu khi kiểm tra những khoản chi phí liên quan đến công tác phí). Còn giấy đề nghị tạm ứng thì thể hiện rõ là tạm ứng bao nhiêu tiền và những khoản nào để khi trình cho Kế toán thì kế toán sẽ xem xét tính hợp lý của mức tạm ứng công tác (Nếu không có giấy đề nghị tạm ứng tiền thì 2 hoặc 3 năm sau này vấn đề soát xèt và kiểm tra lại chứng từ để hiểu bản chất nghiệp vụ rất khó khăn).
• Vậy làm sao để KIỂM SOÁT 1 BỘ CHỨNG TỪ GỐC ĐẦY ĐỦ. Chắc chắn 1 điều là Công ty chúng ta phải lập ra được HỆ THỐNG KIỂM SOÁT mọi nghiệp vụ trong công ty chúng ta bằng cách thiết lập QUY TRÌNH, QUY ĐỊNH cũng như Chính sách liên quan đến nghiệp vụ xảy ra tại Công ty, hướng dẫn cụ thể từng bước làm, trách nhiệm của từng người và MẪU BIỂU đính kèm theo Quy trình, quy định thì khi chúng ta làm đúng theo quy trình, quy định theo mẫu biểu đính kèm thì xem như bộ chứng từ là đã đầy đủ. Một loại chứng từ gốc phát sinh được lập, nó đều có ý nghĩa của nó (Ý nghĩa ở đây là để kiểm soát 1 vấn đề nào đó, nếu có chứng từ đó thì sao và nếu không có chứng từ đó thì sao). Chúng ta cần phải giải thích được vấn đề này thì chúng ta mới hiểu tại sao nghiệp vụ đó phải có chứng từ gốc đó.
• Đầy đủ ở đây thì các bạn cũng phải tham khảo thêm quy định về Luật thuế mà cụ thể là Thuế TNDN, Thuế GTGT và Hóa đơn để bổ sung những loại chứng từ cần thiết theo Quy định của Luật thuế để thuế chấp thuận
Ví dụ 1: như theo quy định của TT78/2014/TT-BTC ngày 18/06/2014 thì khi thanh toán tiền điện, nước cho bên chủ nhà mà không lập BẢNG KÊ 02/TNDN thì thuế sẽ không chấp nhận là chi phí được trừ. Nhưng khi TT96/2015/TT-BTC ngày 22/06/2015 thì đã bỏ đi BẢNG KÊ 02/TNDN. Điều này nói lên vấn đề là Bộ chứng từ đầy đủ ở đây thì kế toán phải nên kết hợp giữa Quy trình, quy định của Công ty với những Quy định về hóa đơn chứng từ của Luật thuế. Do đó, khi xây dựng Quy trình, Quy định cũng như Chính sách của Công ty cần bám vào quy định hóa đơn, chứng từ của Luật thuế quy định để đảm bảo Bộ chứng từ ĐẦY ĐỦ.
Ví dụ 2: theo quy định của Thuế TNDN thì một khoản chi phí được thuế chấp nhận là Chi phí hợp lý thì bắt buộc phải có HÓA ĐƠN GTGT HOẶC HÓA ĐƠN BÁN HÀNG nếu có hóa đơn lẻ thì thuế không chấp nhận.
✔✔KẾT LUẬN 1 ĐIỀU: Khi chúng ta nhìn vào bộ chứng từ của 1 Công ty mà nó đầy đủ (Tức là rất rõ ràng và chi tiết) thì chứng tỏ doanh nghiệp này thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ tốt. Nếu nhìn vào bộ chứng từ của Công ty mà nó rất ít và kiểm tra chi tiết thì thấy không thể hiện hết bản chất nghiệp vụ, phải yêu cầu kế toán giải trình thì kế toán cũng không biết giải trình sao, giải thích thì không rõ ràng, không có căn cứ=> Bộ chứng từ không đầy đủ, chứng tỏ công ty chưa thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ tốt.
DƯỚI ĐÂY QUY TRÌNH CUNG ỨNG DỊCH VỤ, PHỤ TÙNG TẠI CÔNG TY BÁN XE VÀ KINH DOANH PHỤ TÙNG. CÁC BẠN THAM KHẢO VỀ QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ XẢY RA THÌ THỰC HIỆN NHƯ THẾ NÀO? GỒM CHỨNG TỪ GÌ VÀ VAI TRÒ KIỂM SOÁT CỦA KẾ TOÁN.
I . Lưu Đồ Quy Trình Cung Ứng Dịch Vụ – Phụ Tùng
II Mô Tả Chi Tiết Quy Trình
BƯỚC 1: GIAO DỊCH KHÁCH HÀNG
1. Xe vào xưởng, CVDV tiếp cận, nắm bắt tình trạng xe, ghi nhận nhu cầu của khách hàng và làm phiếu báo giá cho khách ký xác nhận, sau đó làm lệnh sửa chữa chuyển ra xe. Đồng thời ghi phiếu đề nghị cấp vật tư ( kiêm xuất kho ) 3 liên chuyển sang kho phụ tùng.
2. Quản đốc nhận xe khi có lệnh sửa chữa, bàn giao xe cho tổ trưởng ( tùy theo loại hình sửa chữa). Tổ trưởng phân công lại công việc cho tổ viên, khi nhận xe tổ viên sẽ cầm lệnh vào kho lãnh phụ tùng.
BƯỚC 2: CẤP PHÁT VẬT TƯ PHỤ TÙNG
Thủ kho nhận lệnh sửa chữa kèm theo phiếu đề nghị cấp vật tư ( kiêm xuất kho )
- Còn hàng tồn: Lấy hàng, ghi mã vật tư, số lượng chuyển giao cho kế toán kho kiểm tra, xác nhận trên phiếu đề nghị cấp vật tư ( kiêm xuất kho ) và lập phiếu xuất kho rồi mới cho lấy phụ tùng ra khỏi kho .
- Không còn hàng:
Đặt hàng trong hệ thống:
+Thủ kho làm đơn đặt hàng, có xác nhận của kế toán kho và trưởng phòng dịch vụ. Đặt hàng bên KVNB
Lưu ý: trong hệ thống tức là những công ty con, chi nhánh phụ thuộc của Công ty. Vì Công ty này có nhiều công ty con và chi nhánh
Mua hàng ngoài hệ thống
+Thủ kho làm đề xuất mua hàng, có xác nhận của kế toán kho và trưởng phòng dịch vụ giao cho phụ trách cung ứng
Lưu ý: Ngoài hệ thống tức là mua bên ngoài những công ty con và chi nhánh phụ thuộc của Công ty.
BƯỚC 3: LẬP PHIẾU XUẤT KHO
– Kế toán kho tiếp nhận phiếu đề nghị từ thủ kho kiểm tra số lượng hàng xuất, mã phụ tùng và tiến hành lập phiếu xuất kho thành 3 liên và kẹp thành 03 bộ chứng từ ( phiếu xuất kho+lệnh sửa chữa + phiếu đề nghị cấp vật tư ( kiêm xuất kho ).Thủ kho lưu 1 bộ ( Phiếu xuất kho +phiếu đề nghị cấp vật tư ( kiêm xuất kho )+Lệnh sửa chữa ) phải có đầy đủ chữ ký của các bên liên đới. Và kế toán kho lưu 1 bộ ( Phiếu xuất kho +phiếu đề nghị cấp vật tư ( kiêm xuất kho )+Lệnh sửa chữa )
– Tổ viên khi nhận hàng, ký xác nhận đúng mã, đúng số lượng giao hàng và cầm 01 bộ chứng từ ra kẹp vào xe (còn 01 bộ kế toán kho lưu ), để khi hoàn thành công việc Quản Đốc sẽ cầm bộ chứng từ giao cho CVDV để dựa vào bộ chứng từ đó làm phiếu sửa chữa tính tiền khách.
BƯỚC 4: LẬP PHIẾU QUYẾT TOÁN.
Sau khi xe hoàn thành và nhận được bộ chứng từ CVDV lên chiết tính cho khách dựa theo phiếu xuất kho. CVDV lên bộ chứng từ mới ( phiếu quyết toán + phiếu đề nghị cấp vật tư ( kiêm xuất kho ) + phiếu xuất kho + lệnh sửa chữa ) giao cho kế toán dịch vụ
BƯỚC 5: XUẤT HÓA ĐƠN, GHI NHẬN DOANH THU
– Kế toán dịch vụ kiểm tra giá bán, số lượng hàng xuất đối chiếu với kế toán kho, ký xác nhận giao lại cho kế toán bán hàng xuất hóa đơn rồi hướng dẫn và hỗ trợ khách đi nộp tiền tại phòng quỹ.
– Sau khi xuất hóa đơn ( tổng hợp ), kế toán bán hàng vào lại HD và lọc chi tiết hạch toán doanh thu vật tư, công thợ.
– Chứng từ lưu trữ ghi nhận doanh thu : báo giá ( đối với những xe có giá trị sửa chữa lớn), lệnh sửa chữa, phiếu đề nghị cấp vật tư ( kiêm xuất kho ), phiếu xuất kho, phiếu sửa chữa và hoá đơn xuất cho khách hàng.
– Cuối ngày kế toán dịch vụ lập bảng kê sửa chữa xe đối chiếu với thủ quỹ, CVDV và có chữ ký xác nhận của 3 bên
BƯỚC 6: THU TIỀN KHÁCH VÀ VIẾT GIẤY RA CỔNG
- Đối với khách có thu tiền.
– Thủ quỹ thu tiền khách dựa trên Phiếu thu kèm theo phiếu quyết toán, đóng dấu đã thu tiền trên Phiếu quyết toán và ký giấy ra cổng.
– Trong quá trình thu tiền kế toán thanh tóan tiến hành lập phiếu thu cho khách hàng. Lập thành 3 liên chuyển chứng từ cho các bộ phận liên quan.
- Đối với khách không thu tiền ( trường hợp xe làm bảo hiểm, bảo hành, và xe vào xin báo giá hoặc kiểm tra nhỏ không tính tiền )
– Xe làm bảo hiểm: đối với những xe làm bảo hiểm, kế toán dịch vụ sẽ là người ký giấy ra cổng, dựa vào bộ chứng từ có kèm thêm phiếu xác nhận nợ của bảo hiểm ( có liên kết )– Xe PDI: kế toán dịch vụ sẽ là người ký giấy ra cổng, dựa vào bộ chứng từ có kèm thêm phiếu yêu cầu sửa chữa và báo giá.– Xe xin báo giá hoặc kiểm tra xe ( không tính tiền ): kế toán dịch vụ sẽ là người ký giấy ra cổng.
=>Qua tìm hiểu quy trình trên, tôi thấy quy trình trên chặt chẽ và rõ ràng. Có điểm này tại Bước
6 cần cải thiện thêm về chỗ thu tiền để khi xảy ra thì biết cách mà xử lý.
- Nếu xưởng sửa chữa ở xa văn phòng công ty, (Vì thủ quỹ ở văn phòng)=> Kế toán dịch vụ sẽ trực tiếp thu tiền và trong ngày hôm đó, kế toán dịch vụ phải nộp tiền cho thủ quỹ và kế toán thanh toán sẽ làm phiếu thu (Nhớ có phiếu thu của kế toán thanh toán thì mới thu tiền)
- Nếu xưởng sửa chữa ở gần văn phòng công ty thì thủ quỹ là người trực tiếp thu tiền
MẪU BỘ CHỨNG TỪ CỦA QUY TRÌNH ĐỂ CÁC BẠN THAM KHẢO CỦA QUY TRINH DỊCH VỤ SỬA CHỮA XE
1. Lệnh sửa chữa
2. Phiếu đề nghị cung cấp vật tư kiêm phiếu xuất kho
3. Quyết toán sửa chữa
4. Hoá đơn viết ra
5. Lập phiếu thu và Viết giấy ra cổng
Xem Video làm sao biết bộ chứng từ kế toán đầy đủ. Đeo headphone vào nhe mới rõ
Xem bài cách thức kiểm tra bộ chứng từ kế toán đầy đủ tại đây
LIÊN HỆ VỚI TÔI
Hotline hỗ trợ: 0914.540.423
Facebook (Hải Bùi): https://www.facebook.com/hai.bui.526
Group Facebook: tự học kế toán và thuế
Fanpage: https://www.facebook.com/tuhocketoanvathue/
Youtube: tự học kế toán
Email: buitanhai1610@gmail.com
Website bán sách tự học kế toán: www.sachketoan.org
