CHỮ KÝ TRÊN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BAO NHIÊU CHỮ KÝ LÀ ĐỦ
CÂU HỎI 1: LÀM SAO BIẾT 1 NGHIỆP VỤ XẢY RA CẦN NHỮNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN NÀO THÌ CÁC BẠN CẦN LÀM GÌ ĐỂ BIẾT ĐIỀU ĐÓ?
CÂU HỎI 2: LÀM SAO BIẾT ĐƯỢC 1 CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CẦN NHỮNG CHỮ KÝ CỦA AI?
TRẢ LỜI: CÂU HỎI 1: LÀM SAO BIẾT 1 NGHIỆP VỤ XẢY RA CẦN NHỮNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN NÀO THÌ CÁC BẠN CẦN LÀM GÌ ĐỂ BIẾT ĐIỀU ĐÓ?
TRẢ LỜI 1:
Đầu tiên chúng ta phải khẳng định điều này trước khi nói đến 1 NGHIỆP VỤ XẢY RA CẦN CHỨNG TỪ GÌ: CHỨNG TỪ là thể hiện toàn bộ nghiệp vụ xảy ra trong công ty từ đầu đến cuối (Tức là từ A đến Z). Vậy chúng ta đã hình dung để trả lời câu hỏi số 1 chưa? Tức là chúng ta muốn biết cần những chứng từ nào của 1 nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì chúng ta cầm trên tay bộ chứng từ đó mà chúng ta đọc hiểu nghiệp vụ đó thì lúc đó nói nghiệp vụ đó đầy đủ chứng từ. Đến đây các bạn đã hình dung ra chưa? Chắc hình dung ra rồi đúng không. Vậy làm sao để có thể có được những chứng từ mà chúng ta mong muốn cho từng nghiệp vụ xảy ra trong Công ty của Chúng ta. Chúng ta cần thực hiện tuần tự theo từng bước sau thì chúng ta sẽ có được bộ chứng từ mà chúng ta mong muốn cho từng nghiệp vụ xảy ra
✦✦Bước một: Cần những chứng từ theo quy định kiểm soát của mỗi Công ty=> Vậy công ty phải thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ theo từng nghiệp vụ xảy ra trong công ty (Tức là thiết kế Quy trình thực hiện của từng loại nghiệp vụ trong Công ty rất cụ thể và rõ ràng, ai làm gì và ký duyệt làm sao và mẫu biểu nào được sử dụng cho từng thao tác của từng thành viên tham gia vào nghiệp vụ đó, thì lúc này bộ chứng từ của nghiệp vụ đó đầy đủ).
•Cùng 1 bản chất nghiệp vụ, nhưng chắc chắn 1 điều cách kiểm soát của mỗi công ty là hoàn toàn khác nhau tức là bộ chứng từ gốc của mỗi công ty là hoàn toàn khác nhau (Nhất là những doanh nghiệp mới khởi nghiệp thường thì không có quy trình bài bản nên làm sao để công việc nó chạy mà ít quan tâm đến bộ chứng từ sao cho đầy đủ. Nhưng đối với những công ty mà đã hoạt động lâu năm thì bộ chứng từ đã được hoàn chỉnh theo thời gian và chắc chắn 1 điều là rõ ràng hơn lúc mới khởi nghiệp)
➤Ví dụ: Cũng là nghiệp vụ tạm ứng tiền đi công tác Hà nội 2 ngày cho Mr Tuấn để làm công việc tuyển dụng nhân sự cho Chi nhánh Hà Nội, nhưng
+Tại Công ty A thì bộ chứng từ đầy đủ là Giấy Công tác, kèm theo Giấy đề nghị tạm ứng tiền (Gồm tiền ăn, tiền ở và tiền đi lại theo đúng quy chế công tác phí của Công ty A ban hành)=> Từ bộ chứng từ gốc đó, kế toán mới lập chứng từ ghi sổ là phiếu chi. Lúc này bộ chứng từ hoàn chỉnh gồm (Phiếu chi kèm theo chứng từ gốc là Giấy công tác và Giấy đề nghị tạm ứng).=> Bộ chứng từ của Công ty này đầy đủ, thuyết phục Cơ quan thuế khi Cơ quan thuế kiểm tra Công ty
+Tại Công ty B thì chỉ có mỗi phiếu chi và không có Giấy công tác cũng như không có Giấy đề nghị tạm ứng tiền cũng như không có Quy chế công tác phí ban hành. Vì đây là công ty mới thành lập và Giám đốc không am hiểu nhiều về thủ tục Kiểm soát nên vấn đề đi công tác không có kế hoạch và chỉ đạo kế toán thực hiện chi tiền theo yêu cầu bằng miệng từ Giám đốc.=> Dẫn đến Bộ chứng từ tại Công ty B này rất khó thuyết phục là phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty khi Cơ quan thuế kiểm tra.
☛☛☛GIẢI THÍCH: vì sao có Giấy công tác và Giấy đề nghị tạm ứng để các bạn tiện theo dõi. Giấy công tác để chứng minh được người này đi công tác với mục đích gì và trên giấy này có nơi công tác cũng như ký nhận nơi công tác để thuận tiện cho quá trình kiểm tra của kế toán sau này là người đó có đi công tác tại nơi đó không và ở bao nhiêu ngày (Nếu không có chứng từ giấy công tác này thì việc kiểm tra việc ở lại của người đi công tác này gặp nhiều khó khăn. Đây là lý do vì sao có Giấy công tác. Và đây là chứng từ mà bên thuế cũng yêu cầu khi kiểm tra những khoản chi phí liên quan đến công tác phí). Còn giấy đề nghị tạm ứng thì thể hiện rõ là tạm ứng bao nhiêu tiền và những khoản nào để khi trình cho Kế toán thì kế toán sẽ xem xét tính hợp lý của mức tạm ứng công tác (Nếu không có giấy đề nghị tạm ứng tiền thì 2 hoặc 3 năm sau này vấn đề soát xét và kiểm tra lại chứng từ để hiểu bản chất nghiệp vụ này rất khó khăn).
•Vậy làm sao để KIỂM SOÁT 1 BỘ CHỨNG TỪ GỐC ĐẦY ĐỦ. Chắc chắn 1 điều là Công ty chúng ta phải LẬP RA được HỆ THỐNG KIỂM SOÁT mọi nghiệp vụ trong công ty chúng ta bằng cách THIẾT LẬP QUY TRÌNH, QUY ĐỊNH cũng như Chính sách liên quan đến nghiệp vụ xảy ra tại Công ty, hướng dẫn cụ thể từng bước làm, trách nhiệm của từng người và MẪU BIỂU đính kèm theo Quy trình, quy định thì khi chúng ta làm đúng theo quy trình, quy định theo mẫu biểu đính kèm thì xem như bộ chứng từ là đã đầy đủ. Một loại chứng từ gốc phát sinh được lập, nó đều có ý nghĩa của nó (Ý nghĩa ở đây là để kiểm soát 1 vấn đề nào đó, nếu có chứng từ đó thì sao và nếu không có chứng từ đó thì sao). Chúng ta cần phải giải thích được vấn đề này thì chúng ta mới hiểu tại sao nghiệp vụ đó phải có chứng từ gốc đó.
✦✦Bước hai: Công ty mở ra thì phải nộp thuế TNDN, mà muốn nộp ít thuế thu nhập doanh nghiệp thì chứng từ phải phù hợp theo những quy định về mặt chứng từ của Luật thuế hiện hành, các bạn xem từng ví dụ về quy định chứng từ để được tính vào chi phí được trừ theo TT78 và TT96
➤Ví dụ 1: như theo quy định của TT78/2014/TT-BTC ngày 18/06/2014 thì khi thanh toán tiền điện, nước cho bên chủ nhà mà không lập BẢNG KÊ 02/TNDN thì thuế sẽ không chấp nhận là chi phí được trừ. Nhưng khi TT96/2015/TT-BTC ngày 22/06/2015 thì đã bỏ đi BẢNG KÊ 02/TNDN. Điều này nói lên vấn đề là Bộ chứng từ đầy đủ ở đây thì kế toán phải nên kết hợp giữa Quy trình, quy định của Công ty với những Quy định về hóa đơn chứng từ của Luật thuế. Do đó, khi xây dựng Quy trình, Quy định cũng như Chính sách của Công ty cần bám vào quy định hóa đơn, chứng từ của Luật thuế quy định để đảm bảo Bộ chứng từ ĐẦY ĐỦ.
➤Ví dụ 2: theo quy định của Thuế TNDN thì một khoản chi phí được thuế chấp nhận là Chi phí hợp lý thì bắt buộc phải có HÓA ĐƠN GTGT HOẶC HÓA ĐƠN BÁN HÀNG HOẶC HÓA ĐƠN ĐẶC THÙ nếu có hóa đơn lẻ thì thuế không chấp nhận là chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN.
➤Ví dụ 3: Đối với khoản chi phí tiền lương trả cho người lao động trong Công ty của chúng ta là phải có hợp đồng lao động, bảng lương kèm theo bảng chấm công cũng như Quy chế tính lương, thưởng của Công ty. Nếu chi phí tiền lương mà không có hợp đồng lao động thì thuế sẽ không chấp nhận chi phí được trừ khhi quyết toán thuế TNDN
➤Ví dụ 4: Đối với khoản tiền thuê nhà của cá nhân, nếu trong hợp đồng quy định bên đi thuế nộp thuế thay cho bên chủ nhà thì để được thuế chấp nhận là chi phí khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp thì trong bộ chứng từ phải có CHỨNG TỪ NỘP THUẾ THAY CHO CHỦ NHÀ. Nếu không có thì thuế sẽ không chấp nhận chi phí được trừ.
➤Ví dụ 5: Đối với mua hàng hóa là nông, lâm thủy hải sản của người trực tiếp nuôi trồng thì phải lập bảng kê 01/TNDN kèm theo của Thông tư 78 và TT96 thì thuế mới chấp nhận là chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN, còn nếu không có sẽ không chấp nhận chi phí được trừ
▶ ▶ ▶KẾT LUẬN 1 ĐIỀU: Khi chúng ta nhìn vào bộ chứng từ của 1 Công ty mà nó đầy đủ (Tức là rất rõ ràng và chi tiết theo quy định của Công ty cũng như quy định của Luật thuế) thì chứng tỏ doanh nghiệp này thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ tốt. Nếu nhìn vào bộ chứng từ của Công ty mà nó rất ít và kiểm tra chi tiết thì thấy không thể hiện hết bản chất nghiệp vụ, phải yêu cầu kế toán giải trình thì kế toán cũng không biết giải trình sao, giải thích thì không rõ ràng, không có căn cứ=> Bộ chứng từ không đầy đủ, chứng tỏ công ty chưa thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ tốt.
Đầy đủ tức là bộ chứng từ đó thể hiện ĐẦY ĐỦ NỘI DUNG của nghiệp vụ xảy ra tại Công ty. (Tức là nhìn vào bộ chứng từ gốc đã kiểm tra phù hợp theo những Chính sách của Công ty ban hành cũng như những quy định về hóa đơn, chứng từ theo Luật thuế. Và Bộ chứng từ đó được sắp xếp theo trình tự thời gian, nhìn vào bộ chứng từ đó chúng ta hiểu hết mọi vấn đề mà không cần bổ sung thêm chứng từ nào khác).
TRẢ LỜI: CÂU HỎI 2: LÀM SAO BIẾT ĐƯỢC 1 CHỨNG TỪ CẦN NHỮNG CHỮ KÝ CỦA AI?
TRẢ LỜI 2:
Theo quy định tại Khoản 2 Điều 5 (Chứng từ kế toán) của Nghị định 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016: 2. Đơn vị kế toán trong hoạt động kinh doanh được chủ động xây dựng, thiết kế biểu mẫu chứng từ kế toán nhưng phải đảm bảo đầy đủ các nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán quy định tại khoản 1 Điều 16 Luật kế toán, phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị mình trừ trường hợp pháp luật có quy định khác
Khoản 1 Điều 16 của Luật kế toán có đề cập chữ ký như sau:
g) Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.
VẬY KẾT LUẬN 1 ĐIỀU: Về mặt chứng từ cần những chữ ký của ai (Tức là bao nhiêu chữ ký) trên chứng từ đó thì về mặt nguyên tắc: Xác định ai cần tham gia vào quá trình kiểm soát từng thao tác của nghiệp vụ đó thì thiết kế chữ ký của người đó trên chứng từ đó. Luôn luôn trưởng phòng sẽ xét duyệt các vấn đề của nhân viên phòng ban mình trước khi chuyển đến những người có liên quan khác ký. Vậy vấn đề cần bao nhiêu chữ ký trên từng loại chứng từ ở đây là do quá trình kiểm soát của mỗi Công ty. Và quá trình này nó sẽ hoàn thiện theo thời gian (Chính những rủi ro đã xảy ra trong Công ty, từ đó mới rút kết ra được chứng từ đó cần có chữ ký của những ai). Dưới đây là chữ ký vài trường hợp trên chứng từ để các bạn dễ hình dung
Ví dụ 1: Phiếu chi tiền thì cần có những chữ ký của ai. Phiếu chi này là do kế toán lập để chi tiền thì đầu tiên phải có nhân viên kế toán lập, thứ hai là phải đưa ra Trưởng phòng kế toán (Kế toán trưởng) duyệt, Thứ ba: Giám đốc là người đại diện theo pháp luật của Công ty nên mọi hoạt động tiền vào và tiền ra phải qua Giám đốc kiểm soát nên phải có chữ ký của Giám đốc, thứ 4 là thủ quỹ vì thủ quỹ là người giữ tiền, thứ năm là người nhận tiền. Vậy Phiếu chi cần có đầy đủ 5 chữ ký là chuẩn và chặt chẽ (Mà không thể có 4 được)
Ví dụ 2: Ủy nhiệm chi thì cần có chữ ký của ai. 100% phải có chữ ký của chủ tài khoản, thứ hai thì có thể có chữ ký của Kế toán trưởng hoặc không (tùy theo lúc đăng ký mở tài khoản tại ngân hàng)
Ví dụ 3: Giấy công tác: 100% phải có chữ ký của Giám đốc Công ty, thứ hai có thể thiết kế chữ ký của người lập và trưởng phòng của người lập. Vậy là có 3 chữ ký. Còn không thì các bạn có thể thiết kế chỉ có 2 chữ ký là Trưởng phòng người muốn đi công tác và Giám đốc Công ty
Không có chữ ký của Người lập và Trưởng phòng của người lập có được không? Về nguyên tắc cũng không sao. Vì trước sau gì muốn đi công tác phải qua Giám đốc duyệt mới được đi mà nên các bạn không cần thiết kế chữ ký người lập và của Trưởng phòng người muốn đi công tác cũng không sao. Vì chứng từ này chỉ có Quyết định tại khâu là Giám đốc ký thì vấn đề đi công tác mới được thực hiện. Nhưng nếu thiếu ký mỗi chữ ký giám đốc không thì chưa thấy được hết ý nghĩa của chứng từ là ai lập và và ai duyệt.
Ví dụ 4: Giấy đề nghị tạm ứng: thứ nhất phải có chữ ký của người lập, Thứ hai là trưởng phòng người lập, thứ ba là người ban hành quy chế công tác phí này để người đó kiểm soát chi phí này thì người đó ký vào. Không cần thiết kế chữ ký của Kế toán trên chứng từ này. Vì đem lên Kế toán thì có kế toán co trách nhiệm kiểm tra lại chứng từ này trước khi lập phiếu chi nên chỉ cần thiết kế chữ ký của Kế toán trên phiếu chi là được.
Chỉ có 2 chữ ký là người lập và trưởng phòng của người lập? Vậy câu hỏi đặt ra tại sao không có chữ ký của Kế toán duyệt trên này. Vì đây không phải là chứng từ của kế toán lập nên không thiết kế chữ ký của kế toán trên này. Vì trước sau gì chứng từ gốc này cũng chuyển đến phòng kế toán kiểm tra để trước khi lập phiếu chi chi tiền. Nên không thiết kế chữ ký của Kế toán trên này. Nếu có thiết kế thêm chữ ký là thiết kế chữ ký của người người quy chế công tác phí này để người đó kiểm duyệt là hay nhất. Vì người đó lập nên người đó soát xét chi phí này là 1 bước kiểm soát trước khi chuyển bộ chứng từ gốc này đến kế toán
Ví dụ 5: Xem mẫu phiếu nhập kho không có chữ ký của Giám đốc nhưng mẫu Phiếu xuất kho lại có chữ ký của giám đốc trên đó tại vì sao?
Giải thích phiếu nhập kho không có chữ ký của giám đốc:Bởi vì nhập kho thì đã có kiểm soát giữa thủ kho, kế toán ko và kế toán trưởng cũng như bên bán rồi. Không sợ thất thoát tài sản nữa. Nhưng nếu thiết kế thêm chữ ký của Giám đốc thì có sao không, không sao cả. Nhưng thiết kế thì Giám đốc phải ký mà các bạn xem Giám đốc có thời gian làm không
Giải thích phiếu xuất kho có chữ ký của Giám đốc: Còn phiếu xuất kho có chữ ký giám đốc, tức là giám đốc muốn kiểm soát đầu ra. Có chữ ký giám đốc mới cho xuất hàng. Nhưng có nhiều công ty cũng không làm vấn đề này. Tùy theo hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty mà thôi các bạn nhé
Ví dụ 6: Mẫu hợp đồng mua bán chỉ có chữ ký của người đại diện pháp luật giữa 2 Công ty hoặc là Người được ủy quyền ký mà không thiết kế chữ ký của người lập ra cái hợp đồng này. Các bạn xem hợp đồng mẫu mua bán xe ô tô bên dưới, nhưng tại Công ty bên bán trong quy trình bán xe của Công ty bên bán quy định phải có chữ ký nháy của Trưởng phòng kinh doanh và trưởng phòng kế toán (Kế toán trưởng) ký trước khi trình Giám đốc ký (Vì Công ty này đã thiết lập quy trình bán hàng khi làm hợp đồng mua bán phải có chữ ký nháy của 2 người này để kiểm soát trước khi trình Giám đốc ký). Vậy rút ra 1 điều là bao nhiêu chữ ký trên chứng từ đó là do quy trình thực hiện của nghiệp vụ đó quy định và vấn đề thiết kế bao nhiêu chữ ký trên chứng từ nó sẽ được hoàn thiện theo thời gian (Khi mà doanh nghiệp đó xảy ra rủi ro về 1 vấn đề nào đó của nghiệp vụ xảy ra thì tức khắc quy trình sẽ được thay đổi sao cho khắc phục được rủi ro đã xảy ra)
Download tại đây
CÁCH TÌM HIỂU LÀM SAO ĐỂ CÓ BỘ CHỨNG TỪ GHI SỔ
CẢM NHẬN HỌC VIÊN MUA SÁCH BÍ QUYẾT TỰ HỌC KẾ TOÁN DÀNH CHO NGƯỜI CHƯA BIẾT
LIÊN HỆ VỚI TÔI
Hotline hỗ trợ: 0914.540.423
Facebook (Hải Bùi): https://www.facebook.com/hai.bui.526
Group Facebook: tự học kế toán và thuế
Fanpage: https://www.facebook.com/tuhocketoanvathue/
Youtube: tự học kế toán
Email: buitanhai1610@gmail.com
Website bán sách tự học kế toán: www.sachketoan.org
