Công việc đầu tiên của người làm kế toán từng phần hành khi bắt tay vào làm kế toán tại Công ty thì cần tìm hiểu gì trước tiên???
Khi các bạn làm kế toán phụ trách kế toán phần hành nào tại Công ty thì điều đầu tiên các bạn cần làm là phải tìm hiểu Quy trình, Quy định nội bộ Công ty liên quan trực tiếp đến phần hành kế toán mình phụ trách (Hay còn gọi là quy trình kế toán để làm ra được cái nghiệp vụ đó thì cần phải thực hiện những chứng từ nào và ai ký duyệt....) và những Quy định của nhà nước liên quan đến phần hành mình phụ trách thì mới làm tốt công việc(Hãy quên nợ và có đi, vì nợ và có trong sách đã có rồi đã học ở trường rồi, còn quy trình, quy định là cái mới chúng ta cần phải học, muốn làm cái gì cũng vậy đầu tiên phải biết cách thức thực hiện nó như thế nào để cho nó hoàn thành 1 bộ chứng từ mà mình mong muốn đi đã rồi hãy nói nợ và có. (Ví dụ Các bạn làm kế toán phần hành bán hàng và theo dõi công nợ phải thu thì chắc chắn 100% các bạn phải tìm hiểu ngay quy trình bán hàng và thu tiền; Các bạn làm phần hành kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương thì chắc chắn 100% các bạn phải tìm hiểu quy chế tiền lương và tiền thưởng của Công ty….)
Vậy CÂU HỎI đặt ra:
- Mục đích của Quy trình, Quy định là để làm gì?
- Vấn đề về mặt quy trình ai sẽ là người trực tiếp viết và có kế toán tham gia vào quy trình đó không?Và quy trình này xây dựng mất nhiều thời gian không???
- Và quy trình này có được hoàn thiện theo thời gian?Và quy trình này có được hoàn thiện theo thời gian?
- Và khi các bạn tiếp cận quy trình đọc và hiểu thì các bạn nếu phát hiện ra những rủi ro nếu không thực hiện bước này thì sẽ như thế nào (Tức là đã có quy định trong quy trình mà hiện tại là các nhân viên không thực hiện bước đó), hoặc các bạn thấy có 1 vài bước bì thừa trong quy trình (Tức là bỏ đi bước này trong quy trình vì không cần thiết, thực hiện hay không thực hiện thì cũng không xảy ra rủi ro nào) thì các bạn phải làm gì, vì các bạn là nhân viên cấp dưới, trên bạn là có kế toán trưởng).
TRẢ LỜI:
• Mục đích của Quy trình kế toán là: Quy trình kế toán là chỉ ra các bước làm và mỗi bước làm ai phụ trách và mẫu biểu đính kèm theo từng bước=> Có quy trình kế toán thì việc tác nghiệp trở nên rất dễ dàng, giữa các phòng ban trong công ty với phòng kế toán được thuận tiện.
• Về mặt nguyên tắc dựa vào chức năng và nhiệm vụ của mỗi phòng ban phụ trách mà phòng ban đó sẽ ban hành quy trình kế toán liên quan trực tiếp đến phòng ban mình (Ví dụ phòng bán hàng sẽ xây dựng quy trình kế toán bán hàng; Phòng mua hàng sẽ xây dựng quy trình kế toán mua hàng; Phòng kế toán sẽ ban hành những quy trình kế toán quy định liên quan trực tiếp đến hoá đơn chứng từ và liên quan trực tiếp đến việc thanh toán. Phòng kế toán Có chức năng hỗ trợ giúp các phòng ban khác hoàn thiện quy trình kế toán về mặt chứng từ để kiểm soát chặt chẽ).
• Vấn đề xây dựng quy trình kế toán mất rất nhiều thời gian và quy trình kế toán này sẽ hoàn thiện theo thời gian, khi những bước thực hiện trong quy trình không còn phù hợp cũng như là có sai sót xày ra khi thực hiện quy thì chúng ta phải hoàn thiện quy trình
• Luôn luôn có kế toán tham gia vào trong quy trình kế toán, vì vai trò của kế toán là kiểm soát nghiệp vụ xảy ra tại công ty dựa trên những chứng từ gốc phát sinh theo từng bước trong quy trình. Do đó, kế toán tham gia vào quy trình với vai trò là tư vấn hoàn thiện chứng từ theo từng bước trong quy trình.
• Khi các bạn tìm hiểu quy trình mà các bạn thấy những rủi ro xảy ra tại quy trình đó thì các bạn phải làm đề xuất để sửa đổi và hoàn thiện quy trình để hạn chế rủi ro xảy ra tại Công ty.
• Quy trình xây dựng xong và ban hành thì phải tuân thủ, nếu không tuân thủ thì xem như quy trình không có tác dụng. Quy trình xây dựng là để thực hiện công việc dễ dàng để hạn chế rủi ro có thể xảy ra. Nếu có sự thông đồng giữa những người thực hiện trong quy trình thì xem ra quy trình cũng không có tác dụng. Quy trình xây dựng 5 bước thì phải thực hiện đúng 5 bước thì quy trình mới có ý nghĩa
CÁC BẠN THAM KHẢO QUY TRÌNH KỀ TOÁN CUNG ỨNG DỊCH VỤ, PHỤ TÙNG TẠI CÔNG TY BÁN XE VÀ KINH DOANH PHỤ TÙNG. TỪ ĐÂY CÁC BẠN CÓ THỂ ĐƯA RA NHẬN ĐỊNH RỦI RO VÀ ĐỀ XUẤT CẢI THIỆN QUY TRÌNH
I . Lưu Đồ Quy Trình kế toán Cung Ứng Dịch Vụ – Phụ Tùng
II Mô Tả Chi Tiết Quy Trình
Bước 1: GIAO DỊCH KHÁCH HÀNG
1. Xe vào xưởng, CVDV tiếp cận, nắm bắt tình trạng xe, ghi nhận nhu cầu của khách hàng và làm phiếu báo giá cho khách ký xác nhận, sau đó làm lệnh sửa chữa chuyển ra xe. Đồng thời ghi phiếu đề nghị cấp vật tư ( kiêm xuất kho ) 3 liên chuyển sang kho phụ tùng.
2. Quản đốc nhận xe khi có lệnh sửa chữa, bàn giao xe cho tổ trưởng ( tùy theo loại hình sửa chữa). Tổ trưởng phân công lại công việc cho tổ viên, khi nhận xe tổ viên sẽ cầm lệnh vào kho lãnh phụ tùng.
Bước 2: CẤP PHÁT VẬT TƯ PHỤ TÙNG
Thủ kho nhận lệnh sửa chữa kèm theo phiếu đề nghị cấp vật tư ( kiêm xuất kho )
- Còn hàng tồn: Lấy hàng, ghi mã vật tư, số lượng chuyển giao cho kế toán kho kiểm tra, xác nhận trên phiếu đề nghị cấp vật tư ( kiêm xuất kho ) và lập phiếu xuất kho rồi mới cho lấy phụ tùng ra khỏi kho .
- Không còn hàng:
Đặt hàng trong hệ thống:
+Thủ kho làm đơn đặt hàng, có xác nhận của kế toán kho và trưởng phòng dịch vụ. Đặt hàng bên KVNB
Lưu ý: trong hệ thống tức là những công ty con, chi nhánh phụ thuộc của Công ty. Vì Công ty này có nhiều công ty con và chi nhánh
Mua hàng ngoài hệ thống
+Thủ kho làm đề xuất mua hàng, có xác nhận của kế toán kho và trưởng phòng dịch vụ giao cho phụ trách cung ứng
Lưu ý: Ngoài hệ thống tức là mua bên ngoài những công ty con và chi nhánh phụ thuộc của Công ty.
Bước 3: LẬP PHIẾU XUẤT KHO
– Kế toán kho tiếp nhận phiếu đề nghị từ thủ kho kiểm tra số lượng hàng xuất, mã phụ tùng và tiến hành lập phiếu xuất kho thành 3 liên và kẹp thành 03 bộ chứng từ ( phiếu xuất kho+lệnh sửa chữa + phiếu đề nghị cấp vật tư ( kiêm xuất kho ).Thủ kho lưu 1 bộ ( Phiếu xuất kho +phiếu đề nghị cấp vật tư ( kiêm xuất kho )+Lệnh sửa chữa ) phải có đầy đủ chữ ký của các bên liên đới. Và kế toán kho lưu 1 bộ ( Phiếu xuất kho +phiếu đề nghị cấp vật tư ( kiêm xuất kho )+Lệnh sửa chữa )
– Tổ viên khi nhận hàng, ký xác nhận đúng mã, đúng số lượng giao hàng và cầm 01 bộ chứng từ ra kẹp vào xe (còn 01 bộ kế toán kho lưu ), để khi hoàn thành công việc Quản Đốc sẽ cầm bộ chứng từ giao cho CVDV để dựa vào bộ chứng từ đó làm phiếu sửa chữa tính tiền khách.
Bước 4: LẬP PHIẾU QUYẾT TOÁN.
Sau khi xe hoàn thành và nhận được bộ chứng từ CVDV lên chiết tính cho khách dựa theo phiếu xuất kho. CVDV lên bộ chứng từ mới (phiếu quyết toán + phiếu đề nghị cấp vật tư ( kiêm xuất kho ) + phiếu xuất kho + lệnh sửa chữa ) giao cho kế toán dịch vụ
Bước5: XUẤT HÓA ĐƠN, GHI NHẬN DOANH THU
– Kế toán dịch vụ kiểm tra giá bán, số lượng hàng xuất đối chiếu với kế toán kho, ký xác nhận giao lại cho kế toán bán hàng xuất hóa đơn rồi hướng dẫn và hỗ trợ khách đi nộp tiền tại phòng quỹ.
– Sau khi xuất hóa đơn ( tổng hợp ), kế toán bán hàng vào lại HD và lọc chi tiết hạch toán doanh thu vật tư, công thợ.
– Chứng từ lưu trữ ghi nhận doanh thu : báo giá ( đối với những xe có giá trị sửa chữa lớn), lệnh sửa chữa, phiếu đề nghị cấp vật tư ( kiêm xuất kho ), phiếu xuất kho, phiếu sửa chữa và hoá đơn xuất cho khách hàng.
– Cuối ngày kế toán dịch vụ lập bảng kê sửa chữa xe đối chiếu với thủ quỹ, CVDV và có chữ ký xác nhận của 3 bên
Bước 6: THU TIỀN KHÁCH VÀ VIẾT GIẤY RA CỔNG
- Đối với khách có thu tiền.
– Thủ quỹ thu tiền khách dựa trên Phiếu thu kèm theo phiếu quyết toán, đóng dấu đã thu tiền trên Phiếu quyết toán và ký giấy ra cổng.
– Trong quá trình thu tiền kế toán thanh tóan tiến hành lập phiếu thu cho khách hàng. Lập thành 3 liên chuyển chứng từ cho các bộ phận liên quan.
- Đối với khách không thu tiền ( trường hợp xe làm bảo hiểm, bảo hành, và xe vào xin báo giá hoặc kiểm tra nhỏ không tính tiền )
– Xe làm bảo hiểm: đối với những xe làm bảo hiểm, kế toán dịch vụ sẽ là người ký giấy ra cổng, dựa vào bộ chứng từ có kèm thêm phiếu xác nhận nợ của bảo hiểm ( có liên kết )– Xe PDI: kế toán dịch vụ sẽ là người ký giấy ra cổng, dựa vào bộ chứng từ có kèm thêm phiếu yêu cầu sửa chữa và báo giá.– Xe xin báo giá hoặc kiểm tra xe ( không tính tiền ): kế toán dịch vụ sẽ là người ký giấy ra cổng.
=>Qua tìm hiểu quy trình trên, tôi thấy quy trình trên chặt chẽ và rõ ràng. Có điểm này tại Bước 6 cần cải thiện thêm về chỗ thu tiền để khi xảy ra thì biết cách mà xử lý.
- Nếu xưởng sửa chữa ở xa văn phòng công ty, (Vì thủ quỹ ở văn phòng)=> Kế toán dịch vụ sẽ trực tiếp thu tiền và trong ngày hôm đó, kế toán dịch vụ phải nộp tiền cho thủ quỹ và kế toán thanh toán sẽ làm phiếu thu (Nhớ có phiếu thu của kế toán thanh toán thì mới thu tiền)
- Nếu xưởng sửa chữa ở gần văn phòng công ty thì thủ quỹ là người trực tiếp thu tiền
MẪU BỘ CHỨNG TỪ CỦA QUY TRÌNH ĐỂ CÁC BẠN THAM KHẢO CỦA QUY TRINH DỊCH VỤ SỬA CHỮA XE
1. Lệnh sửa chữa
2. Phiếu đề nghị cung cấp vật tư kiêm phiếu xuất kho
3. Quyết toán sửa chữa
4. Hoá đơn viết ra được viết dựa trên phiếu quyết toán sửa chữa
Hãy share để nhiều người cùng biết cùng học, Like nếu cảm thấy thích, comment 1 điều gì đó về bài viết
Xem bài khi vào Công ty mà mới thành lập hoặc nhận bàn giao từ kế toán trước thì làm gì. Xem tại đây
LIÊN HỆ VỚI TÔI
Hotline hỗ trợ: 0914.540.423
Facebook (Hải Bùi): https://www.facebook.com/hai.bui.526
Group Facebook: tự học kế toán và thuế
Fanpage: https://www.facebook.com/tuhocketoanvathue/
Youtube: tự học kế toán
Email: buitanhai1610@gmail.com
Website bán sách tự học kế toán: www.sachketoan.org
